Kontrahenci

Kartoteka kontrahentów w systemie Studio VSS.net to centralna baza danych dostawców i odbiorców uczestniczących w procesie awizacji. Każdy wpis w kartotece jest dostępny jako opcja na liście rozwijalnej w formularzach awizacyjnych - operator nie wpisuje nazwy firmy ręcznie, tylko wybiera ją z listy, co eliminuje literówki i zapewnia spójność danych. Kartoteka obsługuje też portal dostawcy: nadanie kontrahentowi konta w portalu pozwala mu samodzielnie składać awizacje przez przeglądarkę, bez angażowania działu logistyki.

Lista kontrahentów i pasek narzędzi

Główny widok kartoteki to tabelaryczna lista firm ze wszystkich zdefiniowanych obiektów. Kolumny domyślne to: Aktywne (checkbox), Nazwa firmy, Numer SAP, Miejscowość, Kod pocztowy i Ulica. Każda kolumna ma pole filtrujące bezpośrednio pod nagłówkiem. Kolorowe etykiety przy nazwach firm ułatwiają wizualną identyfikację kontrahenta na długich listach awizacji - kolor przypisuje się w zakładce Dane uzupełniające.

Pasek narzędzi nad tabelą zawiera przyciski: Dopisz (nowy kontrahent), Edycja (edytuj zaznaczonego), Awizacje (historia awizacji), Wyślij mail (dialog e-mail do kontrahenta) i Historia (historia transportów). Administrator może też zaimportować kontrahentów z pliku Excel - opcja dostępna w toolbarze podczas wdrożenia lub przy masowej aktualizacji bazy dostawców.

Ekran kartoteki kontrahentów w systemie Studio VSS.net prezentuje tabelaryczną listę firm z kolumnami: Aktywne, Nazwa, Nr SAP, Miejscowość, Kod pocztowy oraz Ulica. Kolorowe etykiety przy nazwach firm umożliwiają błyskawiczną identyfikację kontrahenta na liście awizacji. Pasek narzędzi zawiera przyciski Dopisz, Edycja, Awizacje, Wyślij mail i Historia. Widok wspiera pracę operatora logistyki w zarządzaniu bazą firm uczestniczących w procesie awizacji dostaw.

Formularz dodawania nowego kontrahenta

Formularz dopisania kontrahenta otwiera się przyciskiem Dopisz i zawiera pięć zakładek: Dane podstawowe, Dane kontaktowe, Dane uzupełniające, Awizacje i Parking. Zakładki można wypełniać w dowolnej kolejności - system zapisuje wszystkie naraz po kliknięciu Zapisz w górnym pasku.

Ekran przedstawia formularz dopisania nowego kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net. Formularz zawiera zakładki: Dane podstawowe, Dane kontaktowe, Dane uzupełniające, Awizacje i Parking. Widoczna jest zakładka Dane podstawowe z polami: Nazwa firmy, NIP lub inny identyfikator, Kod kontrahenta (zgodny z ERP), Przypisanie do obiektu (dropdown) oraz checkbox Aktywny. Pasek narzędzi zawiera przyciski Anuluj i Zapisz. Kartoteka kontrahentów stanowi bazę danych firm dostępną jako lista rozwijana w formularzach awizacji, eliminując błędy przy ręcznym wpisywaniu nazw dostawców.

Dane kontaktowe

Zakładka Dane kontaktowe przechowuje adres siedziby firmy oraz dane do bezpośredniego kontaktu. System automatycznie uzupełnia adres e-mail z tej zakładki w dialogu wysyłki wiadomości i w powiadomieniach awizacyjnych. Poprawnie wypełnione dane kontaktowe są warunkiem działania automatycznych powiadomień e-mail o statusie dostawy.

Ekran przedstawia formularz kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net – zakładkę Dane kontaktowe. Formularz zawiera pola: Ulica i numer, Kod pocztowy, Miejscowość, Kraj, Telefon kontaktowy, Adres e-mail oraz Imię i nazwisko osoby kontaktowej. Dane kontaktowe są wykorzystywane przez system do automatycznego uzupełniania pól w awizacjach oraz do wysyłania powiadomień e-mail do kontrahenta o statusie awizacji i planowanych dostawach.

Dane uzupełniające

Zakładka Dane uzupełniające zawiera trzy istotne funkcje: numer SAP do integracji z systemem ERP, selektor koloru etykiety wyróżniającej kontrahenta na liście awizacji oraz checkbox aktywujący konto w portalu dostawcy. Włączenie portalu dostawcy sprawia, że firma może samodzielnie rejestrować awizacje przez zewnętrzny interfejs WWW - bez konieczności telefonowania lub wysyłania e-maila do planistów.

Ekran przedstawia formularz kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net – zakładkę Dane uzupełniające. Formularz zawiera pola: Numer SAP (integracja z systemem ERP), Kolor etykiety (selektor koloru używany do wizualnego wyróżnienia kontrahenta na liście awizacji), Konto w portalu dostawcy (checkbox umożliwiający kontrahentowi samodzielne składanie awizacji przez zewnętrzny interfejs) oraz Uwagi (pole tekstowe na dowolne notatki operacyjne).

Ustawienia awizacji kontrahenta

Zakładka Awizacje przechowuje parametry specyficzne dla procesu awizacyjnego danej firmy. Domyślnie przypisane rampy są automatycznie podpowiadane przy tworzeniu awizacji. Konfiguracja powiadomień e-mail pozwala określić, na jakie zdarzenia kontrahent ma otrzymywać wiadomości - potwierdzenie przyjęcia awizacji, przypomnienie dzień przed planowaną dostawą lub zmiana statusu. Parametry z tej zakładki skracają czas wypełniania formularzy awizacji dla stałych dostawców.

Ekran przedstawia formularz kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net – zakładkę Awizacje. Formularz zawiera ustawienia procesu awizacyjnego: domyślnie przypisane rampy dla danego kontrahenta, konfigurację automatycznych powiadomień e-mail (potwierdzenie awizacji, przypomnienie przed dostawą, zmiana statusu), preferowane okna czasowe i opcjonalne ograniczenia maksymalnej liczby awizacji w ciągu dnia. Parametry są automatycznie podpowiadane przy tworzeniu nowej awizacji dla tego kontrahenta.

Ustawienia parkingu dla kontrahenta

Zakładka Parking umożliwia przypisanie kontrahentowi dedykowanych miejsc parkingowych lub sektorów na placu manewrowym. Działa w połączeniu z modułem Yard Management - pojazdy danej firmy są automatycznie kierowane na zarezerwowane dla niej stanowiska, jeśli system Yard Management obsługuje automatyczną dyspozycję. Opcja przydatna dla kluczowych dostawców mających stałe przybycie o określonych godzinach.

Ekran przedstawia formularz kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net – zakładkę Parking. Formularz umożliwia przypisanie kontrahentowi dedykowanych miejsc parkingowych lub sektorów na placu manewrowym. Konfiguracja obejmuje: wybór miejsca lub sektora z listy dostępnych stanowisk ze słownika Yard Management, maksymalny czas postoju i priorytet przydziału przy automatycznej dyspozycji parkingowej.

Edycja danych istniejącego kontrahenta

Edycja kontrahenta otwiera się przyciskiem Edycja w toolbarze po zaznaczeniu wpisu na liście. Formularz ma identyczną strukturę zakładkową jak formularz dodawania - można zaktualizować dowolne pole bez utraty pozostałych danych. Zmiany są logowane z datą i użytkownikiem. Dezaktywacja kontrahenta (odznaczenie checkboxa Aktywny) powoduje ukrycie go z list w formularzach awizacji, ale zachowuje całą historię transportów i dokumentów w bazie.

Ekran przedstawia formularz edycji istniejącego kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net. Formularz ma identyczną strukturę zakładkową jak formularz dodawania i umożliwia aktualizację wszystkich wcześniej wprowadzonych danych. W górnym pasku widoczna jest nazwa edytowanego kontrahenta wraz z przyciskami Anuluj i Zapisz. Historia zmian jest rejestrowana z datą i użytkownikiem, który modyfikację wprowadził. Edycja kartoteki nie usuwa powiązanych awizacji ani historii transportów.

Historia awizacji i transportów kontrahenta

Przycisk Awizacje w toolbarze otwiera zestawienie wszystkich awizacji powiązanych z wybranym kontrahentem - zarówno aktywnych, jak i historycznych. Tabela filtrowana jest po przedziale dat i statusie. Widok pozwala szybko zweryfikować punktualność dostawcy, sprawdzić, które rampy są przez niego najczęściej używane, i zidentyfikować awizacje z przekroczonym czasem obsługi.

Ekran przedstawia widok historii awizacji i transportów dla wybranego kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela prezentuje wszystkie awizacje powiązane z daną firmą: numer dokumentu, datę i godzinę planowanej dostawy, przypisaną rampę, status realizacji (oczekująca, zrealizowana, anulowana), dane kierowcy i przewoźnika oraz godziny faktycznego wjazdu i wyjazdu. Widok umożliwia filtrowanie po przedziale dat i statusie. Dane historyczne służą do weryfikacji punktualności dostawcy i rozpatrywania reklamacji.

Historia transportów

Przycisk Historia w toolbarze otwiera zestawienie skoncentrowane na fizycznych przejazdach pojazdu przez bramę - od wjazdu do wyjazdu z terenu obiektu. W odróżnieniu od historii awizacji, która pokazuje dokumenty planistyczne, historia transportów rejestruje rzeczywiste zdarzenia: godzinę wjazdu potwierdzoną przez ochronę lub LPR, czas spędzony przy rampie i godzinę wyjazdu. To podstawowe narzędzie przy rozliczaniu postojów i analizie efektywności obsługi.

Ekran przedstawia zestawienie historii transportów dla wybranego kontrahenta w module Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Numer rejestracyjny pojazdu, Data i godzina wjazdu na teren obiektu, Godzina wyjazdu, Czas obsługi (różnica wyliczana automatycznie), Rampa, Rodzaj operacji (dostawa/wydanie) i Operator bramy. Dane umożliwiają szczegółową analizę czasu spędzonego przez pojazdy kontrahenta na terenie obiektu. Zestawienie jest filtrowalne po zakresie dat i eksportowalne do Excela.

Wysyłka e-mail do kontrahenta

Przycisk Wyślij mail w toolbarze otwiera dialog wysyłki wiadomości e-mail bez konieczności przełączania się na zewnętrznego klienta poczty. Adres e-mail jest automatycznie pobierany z karty kontrahenta z zakładki Dane kontaktowe. Wiadomość jest wysyłana bezpośrednio z systemu VSS.net, a historia wysłanych wiadomości pozostaje powiązana z kartoteką danej firmy.

Ekran przedstawia okno dialogowe wysyłki wiadomości e-mail do kontrahenta z modułu Kartoteki systemu Studio VSS.net, otwierane przyciskiem Wyślij mail w toolbarze listy kontrahentów. Dialog zawiera pola: Adresat (automatycznie uzupełniany adresem e-mail z kartoteki), Temat wiadomości i Treść. Przyciski Anuluj i Wyślij w dolnej części dialogu. Funkcja umożliwia szybki kontakt z dostawcą bezpośrednio z systemu VSS.net z zachowaniem historii komunikacji.