Elektroniczna księga gości w Studio VSS.net - ewidencja wejść osób na teren obiektu
Elektroniczna księga gości to rejestr wszystkich wejść pieszych zarejestrowanych przez formularz wejścia na teren zakładu. Zastępuje papierowy zeszyt portierski i daje działowi bezpieczeństwa, administracji i ochronie natychmiastowy dostęp do pełnej historii wizyt z możliwością filtrowania, wyszukiwania i eksportu do Excel.
Co to jest i do czego służy
Każdy gość, serwisant, audytor lub pracownik zewnętrzny, który został odprawiony przez formularz wejścia na teren zakładu, pojawia się automatycznie w księdze gości. Rekord zawiera: imię i nazwisko, firmę, dokument tożsamości, cel wizyty, datę i godzinę wejścia oraz identyfikator operatora, który dokonał odprawy. Gdy gość opuszcza obiekt i pracownik bramy odnotowuje wyjście, rekord jest zamykany z godziną wyjścia.
Księga gości jest przydatna w kilku sytuacjach: przy audycie ISO (dowód kontrolowanego dostępu), przy dochodzeniu w sprawie incydentu (kto przebywał w obiekcie w danym czasie), przy planowaniu obsady portierów (analiza natężenia ruchu gości w poszczególnych godzinach i dniach).
Kto korzysta z księgi gości
- Pracownicy bramy i portierzy - rejestrują wejścia i wyjścia na bieżąco.
- Kierownictwo ochrony - przegląda zestawienia dzienne i tygodniowe.
- Administrator systemu - konfiguruje uprawnienia dostępu do historii i eksportu.
- Dział bezpieczeństwa i compliance - generuje raporty na potrzeby audytów.
Co zawiera rekord w księdze gości
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data i czas wejścia | Automatycznie rejestrowany przez system przy zapisie formularza |
| Imię i nazwisko | Wpisane przez pracownika bramy przy odprawie |
| Firma/Kontrahent | Nazwa organizacji, którą reprezentuje gość |
| Dokument tożsamości | Numer dowodu lub paszportu (jeśli wymagany przez politykę obiektu) |
| Cel wizyty | Opis wpisany w pole "Do kogo i w jakiej sprawie" |
| Rodzaj zdarzenia | Kategoria ze słownika: gość, serwis, audyt, pracownik zewnętrzny itp. |
| Data i czas wyjścia | Rejestrowany przy odnotowaniu wyjścia przez pracownika bramy |
| Operator wpisu | Login pracownika bramy, który dokonał odprawy |
Ekran Księga gości w sekcji Informacje modułu YMS systemu Studio VSS.net prezentuje elektroniczny rejestr osób wchodzących na teren obiektu w trybie gościnnym (nie jako kierowcy pojazdów). Tabela zawiera kolumny: Imię i nazwisko, Firma, Cel wizyty, Osoba odwiedzana, Godzina wejścia, Godzina wyjścia, Przepustka numer, Operator bramy. Widok umożliwia kontrolę przebywania gości na terenie zakładu, weryfikację czasu wizyty i generowanie raportów na potrzeby ochrony lub audytów bezpieczeństwa.
Jak wyrejestrować gościa przy wyjściu
- Gość zwraca przepustkę pieszą przy wyjściu.
- Pracownik bramy otwiera Księgę gości i wyszukuje rekord po nazwisku lub numerze przepustki.
- Klika Zarejestruj wyjście - system zapisuje aktualną datę i godzinę jako czas wyjścia.
- Rekord zostaje zamknięty - osoba nie jest już widoczna na liście aktualnie przebywających.
Ekran rejestracji wyjścia w module Księga gości systemu Studio VSS.net prezentuje formularz potwierdzający opuszczenie terenu obiektu przez gościa. Widok wyświetla dane wizyty: imię i nazwisko gościa, firmę, godzinę wejścia i pole godziny wyjścia uzupełniane automatycznie lub ręcznie przez operatora bramy. Po potwierdzeniu wyjścia wpis w księdze jest zamykany, a czas przebywania na terenie zakładu zostaje odnotowany.
Eksport i raporty z księgi gości
Administrator i upoważnione role mogą eksportować dane księgi gości do pliku Excel za pomocą standardowego przycisku eksportu. Eksport obejmuje wybrany zakres dat i wszystkie widoczne kolumny. Na potrzeby audytów można wygenerować zestawienie gości za konkretny miesiąc lub quarter z automatycznym filtrowaniem po rodzaju zdarzenia.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy można zobaczyć, kto aktualnie przebywa na terenie obiektu?
Tak - lista aktywnych przepustek pieszych (wejście bez zarejestrowanego wyjścia) jest widoczna w księdze gości po zastosowaniu filtra "aktywne". Administrator i kierownictwo ochrony widzą tę listę w czasie rzeczywistym.
Czy system wysyła alert, gdy gość przebywa na terenie zbyt długo?
VSS.net może być skonfigurowany do wysyłania powiadomień do dyżurnego portiera, gdy upłynął czas ważności przepustki pieszej, a wyjście nie zostało odnotowane. Konfigurację progów czasowych ustawia administrator w parametrach globalnych.
Czy dane w księdze gości podlegają RODO?
Tak - dane osobowe gości (imię, nazwisko, dokument tożsamości) są danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Okres przechowywania, zakres zbieranych danych i dostęp do rejestru powinny być uregulowane w polityce bezpieczeństwa i rejestrze czynności przetwarzania organizacji. VSS.net umożliwia anonimizację lub usunięcie rekordów po upływie okresu retencji.
Słownik pojęć
- Przepustka piesza
- Dokument generowany przez VSS.net przy rejestracji wejścia pieszego. Zawiera dane gościa, kod QR i termin ważności. Stanowi dowód uprawnienia do przebywania na terenie obiektu.
- Aktywna przepustka piesza
- Przepustka, dla której zarejestrowano wejście, ale jeszcze nie odnotowano wyjścia. Oznacza, że dana osoba przebywa aktualnie na terenie obiektu.
- Rodzaj zdarzenia
- Kategoria wizyty wybierana ze słownika przy rejestracji wejścia. Umożliwia analizę struktury ruchu osobowego na terenie obiektu (np. ilu serwisantów, ilu gości handlowych).
Chcesz wdrożyć Studio VSS.net w swoim obiekcie?
Studio VSS.net automatyzuje pracę ochrony na bramie, porządkuje ewidencję transportów i eliminuje papierowe dzienniki wejść. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
Zamów bezpłatną prezentację