Wjazd bez awizacji w Studio VSS.net - obsługa pojazdów nieawizowanych
Formularz wjazdu bez awizacji to narzędzie dla pracownika bramy, który musi sprawnie obsłużyć pojazd przybyły na teren obiektu bez wcześniejszego zgłoszenia w systemie. Studio VSS.net nie blokuje takich sytuacji - pozwala je szybko udokumentować i włączyć do bieżącej ewidencji ruchu, zachowując pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy wjechał na teren zakładu.
Formularz Wjazd bez awizacji podzielony jest na trzy logiczne sekcje. Pierwsza dotyczy zdarzenia i kontrahenta: pracownik wybiera rodzaj zdarzenia z listy słownikowej i wpisuje lub wyszukuje kontrahenta (autocomplete po min. 2 znakach). Druga sekcja obejmuje rodzaj transportu: asortyment, liczbę palet, rodzaj palet (np. papierowe, EURO) i numer zamówienia SAP. Trzecia sekcja zbiera dane o pojeździe i kierowcy: przewoźnika, numer rejestracyjny naczepy, imię i nazwisko, telefon, dokument tożsamości oraz cel wizyty. Naciśnięcie przycisku ZAPISZ tworzy rekord transportu nieawizowanego, który trafia do zestawienia bieżących transportów i jest automatycznie oznaczony jako zdarzenie nieplanowane.
Do czego służy i dla kogo jest przeznaczony
Funkcja skierowana jest do pracowników ochrony i obsługi bramy, którzy codziennie stykają się z sytuacjami, gdy kierowca przyjeżdża bez wcześniejszej rezerwacji okna czasowego. Dotyczy to dostaw ekspresowych, pojazdów zastępczych, nieplanowanych odbiorów własnych i serwisantów zewnętrznych przyjeżdżających bez awizacji.
System odróżnia wjazd bez awizacji od transportu zarejestrowanego przez formularz awizacji - obie ścieżki trafiają do tego samego zestawienia, ale zdarzenia nieawizowane są wyraźnie oznakowane, co pozwala działowi logistyki monitorować jakość dyscypliny awizacyjnej dostawców.
Jak system rejestruje zdarzenie i co się dzieje po zapisaniu
Po naciśnięciu ZAPISZ system tworzy rekord z automatyczną sygnaturą czasu i identyfikatorem operatora (pracownika bramy, który jest zalogowany). Rekord natychmiast pojawia się w zestawieniu bieżących transportów, gdzie dyspozytor i magazyn widzą go w czasie rzeczywistym. Pracownik bramy może od razu wydrukować przepustkę jednorazową i skierować kierowcę do rampy lub miejsca oczekiwania.
System może automatycznie wysłać powiadomienie e-mail lub SMS do wskazanego opiekuna handlowego informując o przybyciu nieawizowanego transportu od danego kontrahenta. Daje to działowi logistyki możliwość reakcji bez konieczności telefonowania do ochrony.
Jak korzystać - krok po kroku
- Otwórz menu boczne i wybierz Wjazd nieawizowany.
- Wybierz Rodzaj zdarzenia z listy słownikowej.
- Wyszukaj lub wpisz Kontrahenta (min. 2 znaki powodują podpowiedź autocomplete).
- Uzupełnij Rodzaj transportu: asortyment, liczba i rodzaj palet, numer zamówienia SAP.
- Wpisz dane pojazdu i kierowcy: przewoźnik, numer rejestracyjny, imię i nazwisko, telefon, dokument tożsamości.
- Opisz cel wizyty w polu Do kogo i w jakiej sprawie.
- Naciśnij ZAPISZ - formularz znika, rekord pojawia się w zestawieniu.
- Wydrukuj przepustkę i skieruj kierowcę na właściwe miejsce.
Analiza i raportowanie zdarzeń nieplanowanych
Wszystkie zdarzenia zarejestrowane jako wjazd bez awizacji trafiają do raportów w sekcji Informacje. Dział logistyki widzi, ilu transportów nie było awizowanych w danym okresie i których kontrahentów dotyczy problem najczęściej. To konkretna podstawa do rozmów handlowych i egzekwowania procedur bez konieczności ręcznego zbierania danych przez ochronę.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy pojazd zarejestrowany przez formularz wjazdu bez awizacji pojawi się w zestawieniu bieżących transportów?
Tak - natychmiast po naciśnięciu ZAPISZ rekord widoczny jest w zestawieniu bieżących transportów dla wszystkich zalogowanych użytkowników: ochrony, magazynu i działu logistyki. Jest oznaczony jako zdarzenie nieplanowane.
Czy można wydrukować przepustkę dla pojazdu nieawizowanego?
Tak - po zapisaniu formularza pracownik bramy może przejść do zestawienia transportów, odnaleźć rekord i wydrukować przepustkę jednorazową z kodem QR, numerem pojazdu i terminem ważności.
Co się stanie, jeśli ten sam pojazd przyjedzie ponownie bez awizacji?
System zarejestruje kolejne zdarzenie. Historia nieawizowanych wjazdów jest dostępna w raportach i zestawieniach - pozwala to identyfikować kontrahentów, którzy nagminnie omijają procedurę rezerwacji okien czasowych.
Czy system automatycznie powiadamia o nieawizowanym transporcie?
Tak, jeśli w konfiguracji włączono powiadomienia. Po zapisaniu zdarzenia system może wysłać e-mail lub SMS do opiekuna handlowego lub dyspozytora wskazanego dla danego kontrahenta.
Czym różni się wjazd bez awizacji od transportu nieawizowanego w menu bocznym?
Wjazd bez awizacji to formularz rejestracji nowego zdarzenia, w którym pracownik bramy wpisuje dane pojazdu na bieżąco. Transport nieawizowany to sekcja przeglądowa, która gromadzi historię wszystkich takich zdarzeń z możliwością filtrowania i eksportu.
Słownik pojęć
- Transport nieawizowany
- Pojazd przybyły na teren obiektu bez wcześniejszego zgłoszenia i rezerwacji okna czasowego w systemie VSS.net. Rejestrowany przez formularz wjazdu bez awizacji przez pracownika bramy.
- Okno czasowe
- Zarezerwowany przedział godzinowy w kalendarzu rampy lub bramy, w którym może odbyć się przyjęcie lub wydanie towaru. Awizowany dostawca rezerwuje okno przed przyjazdem.
- Przepustka jednorazowa
- Dokument drukowany przez system VSS.net po odprawie kierowcy przy bramie. Zawiera dane pojazdu, kierowcy, kod QR i termin ważności. Uprawnia do przebywania na terenie obiektu przez określony czas.
- Load Plan (LP)
- Unikalny numer identyfikujący pojedynczą awizację lub transport w systemie VSS.net. Używany do wyszukiwania i śledzenia statusu pojazdu w całym cyklu obsługi.
- Autocomplete kontrahenta
- Mechanizm podpowiedzi w polach formularza - wpisanie minimum 2 znaków nazwy firmy powoduje wyświetlenie listy pasujących kontrahentów z bazy danych systemu, co eliminuje błędy literowe.
Chcesz wdrożyć Studio VSS.net w swoim obiekcie?
Studio VSS.net automatyzuje pracę ochrony na bramie, porządkuje ewidencję transportów i eliminuje papierowe dzienniki wejść. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
Zamów bezpłatną prezentację