Wydruki dokumentów i kartotek w rejestrach
Przycisk "Wydruk" w rejestrach i kartotekach Studio PWS.net otwiera okno "Wydruk raportu" z podglądem PDF dokumentu albo karty. Z rejestru PZ drukuje się dokument przyjęcia z polami podpisu, a z kartotek karty z obrotami i saldem. W większości wydruków podgląd powstaje od razu, a lista "Format pliku" oferuje cztery formaty. Strona opisuje okno, jego parametry i zawartość poszczególnych wydruków.
U góry okna stoi lista "Język" z wartością "Polski" i zielony przycisk "Generuj". Pod nimi leży osadzona przeglądarka PDF z paskiem narzędzi: panel boczny, szukanie, numer strony oraz powiększenie z listą skali. Podgląd pokazuje jedną stronę z logo firmy, tabelą pozycji i dwoma polami podpisu. W stopce znajdują się lista "Format pliku" z wartością "PDF" oraz przyciski "Zamknij" i "Pobierz".
Na tej stronie
Gdzie uruchamia się wydruk
Przycisk "Wydruk" ma niemal każda siatka z rekordami. W większości rejestrów jest nieaktywny, dopóki w siatce nie zaznaczysz wiersza, a w raportach okno otwiera się od razu po kliknięciu pozycji.
| Ekran | Jak otworzyć okno | Co zawiera wydruk |
|---|---|---|
| Rejestr Dokumenty PZ i bufor PZ | Zaznacz wiersz i kliknij "Wydruk". | Wydruk dokumentu przyjęcia z pozycjami i polami podpisu. |
| Rejestry WZ, RW i ZL | Przycisk "Wydruk" na pasku. | W bazie demonstracyjnej rejestry są puste, więc układ ich wydruków nie był sprawdzany. |
| Kartoteka Palety | Zaznacz paletę i kliknij "Wydruk". | Karta palety z obrotami z ostatnich 12 miesięcy i polem "Saldo". |
| Kartoteka Dostawcy / Odbiorcy i kartoteka Przewoźnicy | Zaznacz wiersz, kliknij "Wydruk" i wybierz jedną z trzech pozycji listy. | Karta kartoteki oraz dwa raporty sald: "Palety i lokalizacje" i "Salda palet" (u przewoźnika oglądano tylko kartę kartoteki). |
| Kartoteka Lokalizacje | Zaznacz wiersz i kliknij "Wydruk"; okno otwiera się bez listy. | Karta lokalizacji z tabelą obrotów i polem "Saldo". |
| Inwentaryzacje otwarte i zamknięte | Zaznacz wiersz i kliknij "Wydruk". | Arkusz "Spis z natury". |
| Wyszukiwarka dokumentów | Zaznacz wiersz wyniku i kliknij "Wydruk". | Wydruk dokumentu, do którego należy zaznaczona pozycja. |
| Raporty | Kliknij pozycję na ekranie "Raporty". | Raport sald dostawców lub przewoźników. |
Okno wydruku raportu
Wszystkie wydruki korzystają z tego samego okna, więc wystarczy poznać je raz. Zestaw widocznych parametrów zależy od ekranu: w rejestrze PZ lista "Język" i przycisk "Generuj" są odsłonięte od razu, a w kartotekach, w raportach i w wyszukiwarce dokumentów ukrywa je przycisk "Pokaż parametry", który po rozwinięciu zmienia nazwę na "Ukryj parametry".
| Element okna | Zawartość i zachowanie |
|---|---|
| "Język" | Lista z wartościami "English" i "Polski"; domyślnie "Polski". Pole jest wymagane. |
| "Generuj" | Odświeża podgląd po zmianie parametrów. |
| Podgląd PDF | Osadzona przeglądarka PDF z paskiem narzędzi; w wydruku dokumentu przyjęcia i karcie palety podgląd pojawia się bez klikania "Generuj", tak samo w raportach i wyszukiwarce dokumentów. |
| "Format pliku" | Lista: "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" i "PDF"; domyślnie "PDF". |
| "Pobierz" | Zielony przycisk obok "Zamknij", w stopce okna przy liście "Format pliku"; w demo go nie używano, więc instrukcja nie opisuje jego skutku. |
| "Zamknij" | Zamyka okno. |
Okno otwarte z inwentaryzacji otwartej pokazuje na początku pusty podgląd i wymaga kliknięcia "Generuj". Lista "Język" dotyczy samego wydruku, a język interfejsu konta zmieniają flagi na pasku górnym. Pobranych plików ta instrukcja nie opisuje, bo w demo nie pobierano wydruków.
Lista otwiera się nad stopką okna i zasłania dolną część podglądu. Pozycje "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)" i "Image (tif)" stoją nad wybraną wartością "PDF", podświetloną na pomarańczowo. W tle widać powiększony nagłówek arkusza z logo firmy i polem "Arkusz:", a przycisk "Pobierz" leży w prawym dolnym rogu.
Wydruk dokumentu przyjęcia
Wydruk z rejestru PZ ma układ jednej kartki A4. Zawartość wydruku wynika z pól dokumentu opisanych na stronie podgląd i wydruk dokumentu.
- Nagłówek - logo i wizytówka firmy, dane wystawcy, tytuł dokumentu oraz "Data" z daty dokumentu.
- Dane dokumentu - wiersz "Dokument nr" oraz bloki "Kontrahent", "Miejsce dostawy", "Nr kwitu" i "Uwagi".
- Pozycje - tabela z kolumnami "L.p", "Indeks", "Nazwa", "Magazyn" i "Ilość" oraz ramka "Suma" z wierszem "Ilość sztuk".
- Podpisy - dwa pola podpisu: osoby wydającej i osoby przyjmującej towar, oraz numer strony.
W praktyce firmowej dokument potwierdzający przekazanie palet podpisują osoba, która je wydaje, i osoba, która je przyjmuje. Dowód księgowy dokumentujący przekazanie składników aktywów powinien według ustawy o rachunkowości zawierać podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto te składniki (art. 21 ust. 1 pkt 5). Czy konkretny wydruk pełni taką rolę, rozstrzyga polityka rachunkowości Twojej firmy. Podpis składany na ekranie opisuje osobna strona podpis odbioru.
Kwit wpisujesz ręcznie. Pole "Nr kwitu" na wydruku zawiera tekst wpisany ręcznie w dokumencie. Program nie generuje kwitu paletowego, a jego treść i skutki ustalają strony w umowie albo regulaminie.
Wydruki kartotek
Karta kartoteki zbiera dane rekordu i obroty z dokumentów. W kartotece Dostawcy / Odbiorcy lista przycisku "Wydruk" ma trzy pozycje: "Podgląd kartoteki", "Palety i lokalizacje" i "Salda palet". Kartoteka Przewoźnicy ma te same trzy pozycje.
Pasek kartoteki zawiera przyciski "Dopisz", "Edytuj", "Podgląd", "Salda", "Miejsca dostawy", "Wydruk" i "Historia". Rozwinięty przycisk "Wydruk" pokazuje podpowiedź "Wydruk dokumentu" i listę z trzema pozycjami. Nazwa kontrahenta ma kolor z kartoteki, a kolumna "Saldo palet" żółte tło. Stopka siatki podaje liczbę wierszy i rozmiary strony.
| Wydruk | Zawartość |
|---|---|
| Karta palety | Sekcje "Dane podstawowe" (m.in. nazwa, indeks, jednostka, cena ewidencyjna), "Dane uzupełniające" (wymiary i zapasy), tabela "Obroty ostatnie 12 miesięcy" z kolumnami "Okres", typu dokumentu i "Ilość" oraz pole "Saldo". |
| "Podgląd kartoteki" kontrahenta lub przewoźnika | Karta "Informacje o kontrahencie" albo "Informacje o przewoźniku" z danymi podstawowymi, danymi uzupełniającymi, tabelą obrotów z 12 miesięcy i polem "Saldo". |
| "Palety i lokalizacje" | Raport "Saldo według kontrahenta i lokalizacji" z kolumnami "Oddział", "Magazyn", "Miejscowość", "Kod palety", "Nazwa palety", "Lokalizacja", "Ilość" i "Ilość bufor". |
| "Salda palet" | Raport "Saldo według kontrahenta" z tymi samymi kolumnami bez kolumny "Lokalizacja". |
| Karta lokalizacji | Sekcje "Dane podstawowe" i "Dane uzupełniające" (strefa, typ lokalizacji), tabela obrotów z 12 miesięcy i pole "Saldo". |
Porównaj wydruk z ekranem. Przy uruchamianiu programu zestaw kilka wartości z wydruków z ekranami, z których pochodzą: saldem w kartotece, oknem "Salda" i zestawieniem sald. Dopiero zgodne liczby uzasadniają użycie wydruku w rozmowie z kontrahentem.
Arkusz spisu z natury
Przycisk "Wydruk" na liście inwentaryzacji otwartych i zamkniętych drukuje arkusz "Spis z natury". W nagłówku stoją logo i dane firmy, pola "Arkusz:" i "Realizuje:" do ręcznego wypełnienia oraz "Data inwentury", "Oddział" i "Magazyn". Tabela ma kolumny "L.p.", "Indeks", "Nazwa asortymentu", "Lokalizacja", "Ilość BO", "Ilość faktyczna" i "Różnica", a pod nią leży podsumowanie "Suma".
Podgląd pokazuje jedną stronę arkusza z tytułem "Spis z natury" i numerem inwentaryzacji. Pod nagłówkiem leżą pola daty i magazynu, a niżej tabela z jedną pozycją w bazie demonstracyjnej. W stopce okna stoją lista "Format pliku", "Zamknij" i "Pobierz". Proces inwentaryzacji opisuje strona o inwentaryzacji palet.
Ustawa o rachunkowości wymaga co do zasady inwentaryzacji składników aktywów na koniec roku obrotowego oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic między stanem rzeczywistym a księgami w księgach tego roku (art. 26 i 27). Program nie zapewnia zgodności z tą ustawą, więc ocenę arkusza wobec wymagań Twojej firmy pozostawiasz osobie odpowiedzialnej za inwentaryzację.
Formaty pliku wydruku
Lista "Format pliku" oferuje cztery formaty. Lista stoi w stopce okna obok przycisku "Pobierz", a podgląd w oknie jest dokumentem PDF.
- "PDF" - dokument o stałym układzie strony, czytany w każdej przeglądarce PDF; wartość domyślna.
- "MS Word (docx)" - format dokumentów programu Microsoft Word.
- "MS Excel (xlsx)" - format arkuszy programu Microsoft Excel.
- "Image (tif)" - format obrazu rastrowego TIFF.
W demo nie pobierano plików, więc instrukcja nie ocenia układu zawartości w poszczególnych formatach; sprawdź go na własnych dokumentach, zanim ustalisz obieg wydruków w firmie. Pozycję "Eksport do Excel" w menu siatek opisuje strona o eksporcie do Excela; jej skutku w demo nie sprawdzano.
Typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Przycisk "Wydruk" jest szary | W siatce nie zaznaczono wiersza. | Kliknij komórkę w wierszu i otwórz okno ponownie. |
| Podgląd jest pusty po otwarciu okna z inwentaryzacji otwartej | W tym oknie podgląd powstaje dopiero po kliknięciu "Generuj". | Kliknij "Generuj", a po zmianie parametrów zrób to ponownie. |
| Po zmianie parametru podgląd wygląda jak poprzednio | Podgląd odświeża przycisk "Generuj". | Kliknij "Generuj". |
| Wydruk dotyczy innego rekordu, niż oczekujesz | Zaznaczony został inny wiersz, niż zamierzałeś. | Zamknij okno, zaznacz właściwy wiersz i porównaj dane na wydruku z ekranem. |
| Potrzebna jest cała siatka, a nie jeden dokument | Wydruk obejmuje jeden rekord albo raport. | Zobacz stronę o eksporcie do Excela albo raporty sald. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odczytaj wydruk dokumentu przyjęcia i kartę palety bez pobierania
Uczeń sprawdza, jakie dane trafiają na wydruk dokumentu, i porównuje kartę palety z kartoteką. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut. W ćwiczeniu nie klikamy "Pobierz".
- Otwórz demo magazynu palet, przejdź do "Magazyn", "Przyjęcia", "Dokumenty PZ", zaznacz wiersz i kliknij "Wydruk".
- Wypisz nazwy bloków nad tabelą pozycji oraz nagłówki kolumn tabeli. Odszukaj dwa pola podpisu i odnotuj ich opisy.
- Rozwiń listę "Język" i listę "Format pliku", odnotuj ich wartości i zamknij każdą listę klawiszem Esc, nie wybierając żadnej pozycji.
- Zamknij okno przyciskiem "Zamknij". Przejdź do "Kartoteki", "Palety", zaznacz paletę z niezerowym saldem i kliknij "Wydruk".
- Porównaj pole "Saldo" na karcie z kolumną "Saldo" w kartotece i wypisz, jakie kolumny ma tabela "Obroty ostatnie 12 miesięcy". Zamknij okno przyciskiem "Zamknij".
Pytanie kontrolne. Które dwa pola podpisu ma wydruk dokumentu przyjęcia i dlaczego liczbę palet z wydruku warto porównać z liczbą na rampie, zanim obie strony złożą podpisy?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje programy komputerowe wspomagające gospodarowanie zasobami majątkowymi" z kwalifikacji EKA.04 Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej (jednostka EKA.04.5 Gospodarowanie zasobami rzeczowymi i dokumentowanie zdarzeń gospodarczych) w zawodzie technik ekonomista, w tym kryterium "stosuje oprogramowanie do obsługi gospodarki magazynowej i sprzedaży w zakresie sporządzania dokumentów" (rozporządzenie MEN z 16.05.2019, Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy muszę pobrać plik, żeby obejrzeć wydruk?
Nie. Podgląd PDF jest widoczny w oknie "Wydruk raportu". Lista "Format pliku" i przycisk "Pobierz" stoją w stopce okna; ich skutku w demo nie sprawdzano.
Czy da się wydrukować dokument z bufora?
W buforze PZ przycisk "Wydruk" jest aktywny po zaznaczeniu wiersza. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie ani wpływu na stan i salda zapisanych dokumentów, więc nie traktuj takiego wydruku jak dokumentu przekazania palet.
Czy program generuje numer kwitu na wydruku?
Nie. Numer kwitu to pole tekstowe, które wpisujesz ręcznie w dokumencie, a program nie generuje kwitu automatycznie. Treść kwitu ustalają strony w umowie.
W jakich językach można wygenerować wydruk?
Lista "Język" w oknie "Wydruk raportu" ma dwie wartości: "English" i "Polski", domyślnie "Polski". Po zmianie wartości kliknij "Generuj", aby odświeżyć podgląd.
Czy wydruk Spis z natury spełnia wymagania ustawy o rachunkowości?
Program nie zapewnia zgodności z tą ustawą. Arkusz jest narzędziem pracy przy liczeniu palet, a jego wystarczalność ocenia osoba odpowiedzialna za inwentaryzację w Twojej firmie.
Słownik pojęć
- Wydruk raportu
- Okno z listą "Język", podglądem PDF, listą "Format pliku" oraz przyciskami "Zamknij" i "Pobierz", wspólne dla wszystkich wydruków w programie.
- Podgląd PDF
- Osadzona w oknie przeglądarka PDF, w której widać wydruk przed zapisem; ma własny pasek narzędzi do szukania, zmiany skali i przechodzenia między stronami.
- Format pliku
- Lista wyboru formatu pliku wydruku: "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" albo "PDF".
- Spis z natury
- Arkusz inwentaryzacji do liczenia palet w magazynie, z polami "Arkusz:" i "Realizuje:" wypełnianymi ręcznie.
- Karta kartoteki
- Wydruk danych rekordu palety, kontrahenta, przewoźnika albo lokalizacji z tabelą obrotów z ostatnich 12 miesięcy i polem "Saldo".
- Numer kwitu
- Pole tekstowe dokumentu wpisywane ręcznie, widoczne na wydruku jako "Nr kwitu"; nie jest numerem dokumentu.