Formularz kontrahenta i przewoźnika - pola, wymagane dane i typ kontrahenta
Jeden formularz służy do dopisania dostawcy lub odbiorcy oraz przewoźnika. Otwierasz go z menu Nowy jako stronę albo przyciskiem Dopisz w kartotece jako okno. Różni je forma ekranu i to, czy pole Typ kontrahenta można zmienić. Kartoteki kontrahentów są źródłem list wyboru w dokumentach, więc kontrahenta zakładasz raz, a wybierasz go z listy przy każdym przyjęciu i wydaniu.
Karta o nagłówku "Dodaj dostawcę/odbiorcę" ma dwie sekcje i zielony przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu. W sekcji Dane podstawowe stoją pola Aktywne, Nazwa, Nazwa skrócona, Typ kontrahenta i E-mail. Sekcja Dane dodatkowe zawiera adres, trzy pary numeru kierunkowego i telefonu, pole Www oraz Kolor. W prawym górnym rogu karty leży ikona menu z pozycjami Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Dyskusja. Na stronie nie ma przycisku Zamknij. Funkcje z ikony menu opisują strony notatki i dyskusja oraz obsługa plików i załączników.
Na tej stronie
Cztery wejścia do jednego formularza
W praktyce firmowej kontrahenta zakłada się, zanim pojawi się pierwszy dokument z jego udziałem. Listy Kontrahent i Przewoźnik w formularzu dokumentu korzystają z kartotek: w bazie demonstracyjnej mają tyle samo pozycji co kartoteki. Dlatego brak firmy na liście dokumentu zwykle oznacza, że trzeba ją najpierw dopisać.
| Wejście | Forma | Typ kontrahenta | Wyjście bez zapisu |
|---|---|---|---|
| Nowy, Dostawca/Odbiorca | Strona z nagłówkiem "Dodaj dostawcę/odbiorcę" | Lista, domyślnie Dostawca/Odbiorca | Inna pozycja menu bocznego; program może zapytać oknem Potwierdzenie. |
| Nowy, Dodaj przewoźnika | Strona z nagłówkiem "Dodaj przewoźnika" | Pole zablokowane: Przewoźnik | Inna pozycja menu bocznego; program może zapytać oknem Potwierdzenie. |
| Kartoteki, Dostawcy / Odbiorcy, Dopisz | Okno "Dodaj dostawcę/odbiorcę" | Lista, domyślnie Dostawca/Odbiorca | Przycisk Zamknij; program może zapytać oknem Potwierdzenie. |
| Kartoteki, Przewoźnicy, Dopisz | Okno "Dodaj przewoźnika" | Pole zablokowane: Przewoźnik | Przycisk Zamknij; program może zapytać oknem Potwierdzenie. |
Kartoteki, do których prowadzą okna, opisują strony dostawcy i odbiorcy oraz przewoźnicy i kierowcy.
Sekcja danych podstawowych
Pola wymagane mają pomarańczowy pasek z lewej strony. W sekcji podstawowej są trzy takie pola: Nazwa, Nazwa skrócona i Typ kontrahenta.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Aktywne | nie | Pole wyboru, domyślnie zaznaczone. |
| Nazwa | tak | Tekst do 200 znaków. |
| Nazwa skrócona | tak | Tekst do 50 znaków. W programie nazwa skrócona musi być unikalna w obrębie firmy. |
| Typ kontrahenta | tak | Lista: Dostawca/Odbiorca albo Przewoźnik. W formularzu przewoźnika pole jest zablokowane. |
| nie | Tekst do 100 znaków. |
Reguła typu kontrahenta. Typ kontrahenta, którego dwie wartości zawiera słownik typów kontrahenta, rozdziela kartoteki: kontrahent typu Dostawca/Odbiorca należy do kartoteki dostawców i odbiorców, a typu Przewoźnik do kartoteki przewoźników, i salda obu typów liczą się osobno. Lista w formularzu dostawcy zawiera obie wartości, dlatego przewoźnika zakładaj formularzem Dodaj przewoźnika, w którym typ jest zablokowany.
Ekran wygląda jak formularz dostawcy, ale tytuł na pasku brzmi "DODAJ PRZEWOŹNIKA", a pole Typ kontrahenta ma szare tło i nie rozwija się. Pozostałe dwadzieścia pól, ich wymagalność i wartości domyślne są takie same. Okno Dopisz w kartotece Przewoźnicy ma identyczny układ jak ta strona.
Sekcja danych dodatkowych
Adres jest wymagany w całości: kod pocztowy, miejscowość, ulica i numer domu. Dane łączności, czyli numery kierunkowe, telefony, faks, e-mail i strona Www, program traktuje jako opcjonalne.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Kraj | tak | Lista krajów w kolejności alfabetycznej, domyślnie Polska. |
| Prefiks NIP | nie | Lista kodów krajów obok pola NIP, domyślnie PL. |
| NIP | nie | Pole z maską na dziesięć znaków. |
| Fax | nie | Tekst do 20 znaków. |
| Kod pocztowy | tak | Pole z maską "__-___". |
| Miejscowość | tak | Tekst; przy etykiecie szara kropka z podpowiedzią. |
| Ulica | tak | Tekst; przy etykiecie szara kropka z podpowiedzią. |
| Nr domu | tak | Tekst do 20 znaków. |
| Nr. kierunkowy i Telefon | nie | Lista, domyślnie +48, oraz pole z maską na dziewięć cyfr. |
| Nr. kierunkowy 2 i Telefon 2 | nie | Jak wyżej. |
| Nr. kierunkowy 3 i Telefon 3 | nie | Jak wyżej. |
| Www | nie | Tekst do 100 znaków. |
| Kolor | nie | Wybór koloru; domyślnie brak koloru. |
Przy polach Miejscowość i Ulica widać szare kropki z podpowiedziami. W formularzu miejsca dostawy podpowiedź przy trzech polach (Nazwa, Miejscowość, Ulica) brzmi "Pierwsza litera musi być wielka". Treść podpowiedzi w formularzu kontrahenta sprawdzisz sam, najeżdżając na kropkę kursorem.
Kolor kontrahenta
Pole Kolor otwiera okno Domyślne kolory z paletą odcieni od czerwieni przez błękity i zielenie po szarości. Wybrany odcień barwi komórkę Nazwa kontrahenta w siatce kartoteki. Pole możesz zostawić puste, wtedy komórka ma zwykłe tło.
Okno pojawia się nad formularzem i zawiera siatkę kwadratowych próbek: każdy wiersz to jedna barwa, ułożona od jasnego do ciemnego odcienia. Krzyżyk w nagłówku zamyka okno. Pole Kolor w formularzu pokazuje wybraną próbkę oraz ikonę palety, którą ponownie otwierasz okno.
Dane wymagane i dane opcjonalne
Formularz wymaga nazwy, nazwy skróconej, typu, kraju i pełnego adresu. Wszystkie dane łączności, czyli telefony, faks, e-mail i strona Www, są opcjonalne, więc kontrahenta można założyć bez nich. W praktyce firmowej dział rozliczeń uzupełnia je wtedy, gdy ma kontaktować się z kontrahentem w sprawie sald. Kontakty kierowców przewoźnika wpisuje się osobno, w oknie Kierowcy.
Typowe sytuacje przy wypełnianiu formularza
| Sytuacja | Co widać | Co zrobić |
|---|---|---|
| Puste pole wymagane | Pomarańczowy pasek; opuszczenie pola nie pokazuje komunikatu. | Uzupełnij osiem pól wymaganych przed zapisem. |
| Wyjście z formularza przez menu | Może pojawić się okno Potwierdzenie. | Tak odrzuca dane, Nie wraca do formularza. |
| Potrzebny przewoźnik | Formularz dostawcy pozwala wybrać typ Przewoźnik. | Użyj formularza Dodaj przewoźnika z zablokowanym typem. |
| Potrzebne miejsce dostawy lub kierowca | Formularz kontrahenta nie ma takich pól. | Użyj przycisków Miejsca dostawy albo Kierowcy w kartotece. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: porównaj formularze dostawcy i przewoźnika oraz wskaż pola wymagane
Uczeń sprawdza, jakie dane firmowe program wymusza przy zakładaniu kontrahenta i czym różnią się dwa formularze dla dostawcy i przewoźnika. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo w roli Magazyn palet i wybierz Nowy, Dostawca/Odbiorca. Wypisz pola z pomarańczowym paskiem i odczytaj domyślne wartości pól Typ kontrahenta oraz Kraj, a także Prefiks NIP.
- Rozwiń listę Typ kontrahenta, odczytaj opcje i zamknij listę bez zmiany wyboru.
- Najedź kursorem na szarą kropkę przy etykiecie Miejscowość i odczytaj podpowiedź.
- Wybierz z menu Nowy, Dodaj przewoźnika. Jeśli pojawi się okno Potwierdzenie, wybierz Tak, a potem porównaj pole Typ kontrahenta z poprzednim formularzem.
- Przejdź do Kartoteki, Przewoźnicy. Kliknij Dopisz i sprawdź, że okno ma ten sam układ. Potem kliknij Zamknij; jeśli pojawi się okno Potwierdzenie, wybierz Tak.
Pytanie kontrolne. Dlaczego przewoźnika dopisujesz formularzem z zablokowanym typem i które pola adresowe są wymagane?
Podstawa programowa. Ćwiczenie ogólne z zakresu ewidencji magazynowej i gospodarki opakowaniami. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach, a formularz obejrzysz w bezpłatnym demo magazynu palet.
Najczęstsze pytania
Które pola formularza kontrahenta są wymagane?
Osiem: Nazwa, Nazwa skrócona, Typ kontrahenta, Kraj, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica i Nr domu. Każde z nich ma pomarańczowy pasek po lewej stronie.
Dlaczego w menu Nowy są dwie pozycje dla kontrahentów?
Obie otwierają ten sam formularz z innym typem kontrahenta. Pozycja Dodaj przewoźnika ma pole Typ kontrahenta zablokowane na wartości Przewoźnik.
Czy tym formularzem dopiszę miejsce dostawy albo kierowcę?
Nie. Miejsca dostawy dopisujesz z przycisku Miejsca dostawy w kartotece dostawców i odbiorców, a kierowców z przycisku Kierowcy w kartotece przewoźników.
Jak wybrać kolor kontrahenta?
Kliknij ikonę palety w polu Kolor i wskaż próbkę w oknie Domyślne kolory. Kolor barwi komórkę Nazwa w siatce kartoteki, a pole możesz zostawić puste.
Co oznacza szara kropka przy polach Miejscowość i Ulica?
To podpowiedź pola. W formularzu miejsca dostawy podpowiedź mówi, że pierwsza litera musi być wielka. Treść w formularzu kontrahenta odczytasz, najeżdżając na kropkę.
Słownik pojęć
- Typ kontrahenta
- Wartość słownika Dostawca/Odbiorca albo Przewoźnik, która decyduje o tym, do której kartoteki należy kontrahent.
- Nazwa skrócona
- Wymagane pole do 50 znaków; w programie musi być unikalne w obrębie firmy.
- Prefiks NIP
- Lista kodów krajów obok pola NIP, domyślnie PL.
- Pole wymagane
- Pole z pomarańczowym paskiem z lewej strony, które trzeba uzupełnić przed zapisem.
- Okno Potwierdzenie
- Pytanie "Czy na pewno?" przy opuszczeniu formularza; Tak odrzuca wpisane dane, Nie wraca do formularza.
- Kolor kontrahenta
- Odcień wybrany w oknie Domyślne kolory, który barwi komórkę Nazwa w siatce kartoteki.