Transport i cechy dokumentu - dane przewozu na przykładzie dokumentu PZ

Przyciski "Transport" i "Cechy" w rejestrze dokumentów otwierają dwa okna z danymi przewozu: jedno z rodzajem transportu, numerami zlecenia i awizo oraz kierowcą, drugie z numerami dowodu kierowcy i pojazdów. Dane te pomagają magazynowi i działowi rozliczeń ustalić, kto i czym przywiózł palety. Opis dotyczy rejestru dokumentów PZ, a zestaw przycisków w pozostałych rejestrach podaje tabela w dalszej części.

Pasek narzędzi zaczyna się od ikony menu oraz przycisków "Powrót" i "Dopisz". Dalej stoją "Transport", "Cechy", "Podgląd", "Wydruk" i "Podpis"; bez zaznaczonego wiersza są nieaktywne, a po kliknięciu komórki wiersza stają się aktywne. Siatka pokazuje kolumny "Nr dokumentu", "Data", "Numer kwitu", "Ilość", "Miejsce dostawy", "Dostawca / Odbiorca" i "Przewoźnik". Zaznaczona komórka ma ciemniejsze tło, a cały wiersz jest jasnoniebieski.

Do czego służą dane transportu w obiegu palet

W praktyce firmowej o saldzie palet rozmawia się z firmą przewozową i z kontrahentem, a przy sporze liczą się szczegóły dostawy: kto przywiózł palety, jakim pojazdem, w jakim oknie czasowym i z jakim kwitem. Kwit paletowy to dokument handlowy, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie albo w regulaminie. W praktyce zawiera liczbę i rodzaj palet oraz podpisy osób, które je wydały i przyjęły, a ustawa nie określa jego wzoru.

W Studio PWS.net okno "Transport - edycja" zbiera dane zlecenia i kierowcy, a okno "Cechy" numery dowodu kierowcy i pojazdów. Przewoźnik wybrany w nagłówku dokumentu wpływa na saldo przewoźnika, a kierowca jest polem opisowym bez własnego salda; liczenie sald opisuje strona Skutek dokumentu dla stanu i salda. Cztery zastosowania danych przewozu wynikają z praktyki.

• Rozliczenie z przewoźnikiem. Numer zlecenia transportu i awizo wskazują dostawę, której dotyczy uzgadniane saldo.
• Identyfikacja kierowcy. Pole "Kierowca" pokazuje, kto przywiózł lub odebrał palety, a numer dowodu w oknie "Cechy" służy do potwierdzenia tożsamości, jeśli Twoja firma ma na to cel i podstawę.
• Powiązanie z kwitem. Pole "Numer kwitu" łączy dokument z papierem, który przyjechał z towarem.
• Identyfikacja pojazdu. Numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz pole "Numer auta/naczepy" wskazują środek transportu.

Pola okna z danymi transportu

Okno otwiera się nad rejestrem po kliknięciu "Transport". Od góry stoi lista "Rodzaj transportu", cztery pola tekstowe od "Numer zlecenia transportu" do "Numer kwitu", lista "Kierowca" i wielowierszowe pole "Uwagi". Lista "Kierowca" jest wstępnie wypełniona kierowcą wybranym w dokumencie. W stopce stoją "Zamknij" i zielony "Zapisz", a w nagłówku okna ikony "-" i "×".

Żadne pole okna nie ma oznaczenia wymagalności, czyli pomarańczowego paska przy lewej krawędzi. Jeśli po kliknięciu "Zamknij" pojawi się okno "Potwierdzenie", wybierz "Tak", aby zamknąć okno bez zapisu; odpowiedź "Nie" wraca do pól. Instrukcja nie opisuje, jak dane z przycisku "Zapisz" pojawiają się w dalszych ekranach i na wydrukach.

Pola okna z numerami dowodu i pojazdów

Okno "Cechy" ma trzy pola tekstowe i dwa przyciski, "Zamknij" i "Zapisz". Przycisk "Zamknij" działa tak jak w oknie "Transport": jeśli pojawi się okno "Potwierdzenie", wybierz "Tak".

Dostępność przycisków w rejestrach

Zestaw przycisków zależy od rejestru. Okna "Transport" i "Cechy" widziano w demo tylko w rejestrze PZ, bo rejestry WZ, RW i ZL są w bazie demonstracyjnej puste i nie da się w nich zaznaczyć wiersza. Instrukcja opisuje więc okna na przykładzie dokumentu PZ i nie twierdzi, że dla pozostałych dokumentów wyglądają identycznie.

Pasek rejestru RW zawiera "Powrót", "Odśwież", "Dopisz", "Transport", "Podgląd", "Wydruk" i "Podpis". Przyciski od "Transport" w prawo są szare, bo w bazie demonstracyjnej rejestr nie ma wierszy. Pod nagłówkami kolumn leży wiersz filtrów, a w środku siatki napis "Brak danych". Stopka pokazuje opis "Strona 1 z 1 (łącznie 0 wierszy)".

Reguła dostępu. Przyciski "Transport" i "Cechy" działają na zaznaczonym dokumencie. Dopóki nie zaznaczysz wiersza rejestru, oba przyciski są nieaktywne, a w buforze, który opisuje strona Bufor i zapis dokumentu, ich w ogóle nie ma.

Dane osobowe kierowcy i RODO

Imię i nazwisko kierowcy w dokumencie paletowym to dane osobowe (art. 4 pkt 1 rozporządzenia RODO). Numer jego dowodu osobistego także identyfikuje osobę, więc obowiązują go te same zasady. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 RODO, zbiera tylko dane potrzebne do celu dokumentu i przechowuje je nie dłużej, niż to niezbędne. RODO nie wyznacza jednego okresu przechowywania takich dokumentów, dlatego okres ustal w polityce firmy.

Czy numer rejestracyjny pojazdu jest daną osobową, zależy od możliwości powiązania go z osobą, a instrukcja tego nie rozstrzyga. Program nie zapewnia zgodności z RODO: nie usuwa ani nie anonimizuje danych po upływie okresu przechowywania. Dane kierowców prowadzi się w kartotece przewoźników i kierowców.

Typowe sytuacje

Okna możesz obejrzeć w bezpłatnym demo Studio PWS.net. Konto jest wspólne, więc nie wpisuj niczego w pola i nie używaj przycisku "Zapisz". Pola nagłówka dokumentu opisuje strona Formularz dokumentu: nagłówek i pozycje.