FAQ Studio PWS.net - najczęstsze pytania o program i obieg palet
Odpowiedzi opierają się na zachowaniu bezpłatnego demo Studio PWS.net w wersji 1.173 i na stronach tej instrukcji. Pytania są pogrupowane według menu programu, od startu w demo po granice programu. Pięć pytań najważniejszych przed wdrożeniem stoi na końcu strony. Każda odpowiedź odsyła do strony, która opisuje temat szczegółowo.
Lewy panel zaczyna się od nazwy modułu "PWS - magazyn palet" i pola Szukaj, a pod nimi stoją cztery grupy menu: Nowy, Magazyn, Kartoteki oraz Informacje. Grupa Nowy jest rozwinięta i zawiera formularze Dokument PZ, Dokument WZ i Dokument ZL oraz pozycje Dostawca/Odbiorca i Dodaj przewoźnika. Grupa Magazyn prowadzi do pięciu ekranów, od Przyjęć po Inwentaryzację, a grupa Kartoteki do pięciu kartotek i słowników. Grupa Informacje jest zwinięta. W obszarze roboczym pulpit HOME pokazuje dwa kafelki z dokumentami PZ i PW.
Na tej stronie
Start i demo
Czy w demo mogę zapisywać dokumenty i kartoteki?
Nie. Konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących, a w rejestrze nie ma edycji ani usuwania zapisanych dokumentów. Ćwiczenia kończą się więc przyciskiem "Zamknij", a jeśli pojawi się okno "Potwierdzenie", wybierz "Tak". Zasady pracy i gotowe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach. Demo uruchomisz ze strony startowej bezpłatnego demo magazynu palet.
Czy zmiana języka dotyczy tylko mojej sesji?
Nie. Język jest ustawieniem konta i obowiązuje we wszystkich jego sesjach. W firmie, w której kilka osób dzieliłoby jedno konto, zmiana zadziałałaby na wszystkich, dlatego każda osoba powinna mieć własne konto. Szczegóły opisuje strona o logowaniu do Studio PWS.net.
Czy instrukcja podaje ceny i warunki licencji?
Nie. Kwoty i warunki znajdziesz w cenniku Studio PWS.net, a wycenę dla swojej firmy zamówisz w formularzu wyceny.
Obieg palet i pojęcia
Czy dokument PW i dokument RW to osobne procesy?
W interfejsie formularz PW ma te same pola i rodzaje co PZ, a formularz RW te same co WZ. Instrukcja nie przypisuje im osobnych procesów, bo ekrany ich nie potwierdzają. Cały obieg opisuje strona obieg palet w programie.
Czy w programie mogę oznaczyć, że paleta jest EPAL, a nie EUR?
Rozróżnisz je nazwą i indeksem wiersza w kartotece, na przykład "Paleta epal" i "Paleta euro". Program nie ma osobnego pola na standard ani na licencję i nie sprawdza znaków na klockach. Różnicę między systemami wyjaśnia strona o typach palet i standardzie EUR/EPAL.
Czy program wystawia list przewozowy albo dokument CMR?
Nie. Dokumenty PZ, WZ i ZL ewidencjonują ruch palet w magazynie. List przewozowy i formularz CMR przygotowuje się poza programem. Granicę między przepisami a programem opisuje strona palety w prawie i w programie.
Dokumenty PZ, PW, WZ, RW i ZL
Czy dokument w buforze zmienia stan palet?
Nie. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie i nie zmienia stanu ani sald zatwierdzonych. Jego ilość widać w kolumnie "Ilość - bufor" w saldzie magazynowym, a stan zmienia się dopiero po zapisie przyciskiem "Zapisz". Dwa kroki zapisu opisuje strona bufor i zapis dokumentu.
Czy zapisany dokument można poprawić?
W rejestrze nie ma edycji ani usuwania zapisanych dokumentów, a program zgłasza, że zaakceptowanego dokumentu nie można edytować. Korekta wymaga zapisania nowego dokumentu. Do czasu zapisu dokument można odłożyć w buforze. Rodzaje dokumentów porównuje strona o rodzajach dokumentów PZ, PW, WZ, RW i ZL.
Czy program sprawdza, czy wydawana ilość mieści się w stanie?
Formularz sprawdza wpisaną ilość względem ilości dostępnej w wybranej lokalizacji. Kontrola działa w oknie dokumentu, więc nie należy zakładać, że stan nigdy nie spadnie poniżej zera, a stan i saldo warto sprawdzać po zapisie. Formularz opisuje strona dodawanie dokumentu WZ.
Czy dokument ZL zmienia saldo kontrahenta albo przewoźnika?
Nie. Formularz ZL nie ma pól kontrahenta ani przewoźnika, a w programie dokument zmienia wyłącznie stan palety w lokalizacjach. Salda kontrahentów i przewoźników pozostają bez zmian. Pola formularza opisuje strona dodawanie dokumentu ZL.
Czy kierowca ma własne saldo palet?
Nie. Kierowca jest polem opisowym dokumentu. Salda liczą się dla kontrahenta i przewoźnika, osobno. Skutek każdego dokumentu zebrano na stronie skutek dokumentu dla stanu i salda.
Czy podpis na ekranie jest podpisem kwalifikowanym?
Nie. Podpis odręczny złożony na ekranie jest zapisem w postaci elektronicznej i w najlepszym razie zwykłym podpisem elektronicznym. Skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu ma tylko kwalifikowany podpis elektroniczny, co wynika z rozporządzenia eIDAS. Okno podpisu opisuje strona podpis odbioru.
Magazyn: saldo i inwentaryzacja
Pasek narzędzi ma przyciski Odśwież, Salda, Historia i Eksport XLS, a Salda i Historia są szare, dopóki nie zaznaczysz wiersza. Siatka ma sześć kolumn, od Magazynu po Ilość - bufor, a pod nagłówkami stoi wiersz filtrów z lupą. Kolumna Ilość pokazuje stan z dokumentów zapisanych do rejestru, a kolumna Ilość - bufor ilość z dokumentów, które czekają w buforze. Stopka podaje rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz opis "Strona x z y".
Czy ilość z bufora jest już na stanie magazynowym?
Nie. Dokument w buforze nie zmienia stanu ani sald zapisanych. Jego ilość widać tylko w kolumnie "Ilość - bufor", a do kolumny "Ilość" trafia dopiero po zapisaniu dokumentu przyciskiem "Zapisz". Ekran opisuje strona saldo magazynowe.
Dlaczego w oknie Historia nie widać dokumentów z bufora?
Historia pokazuje obroty z dokumentów zapisanych. W bazie demonstracyjnej wiersz z samą ilością w buforze daje w tym oknie napis "Brak danych". Dokument pojawi się w historii po zapisaniu go przyciskiem "Zapisz". Okna opisuje strona okna Salda i Historia.
Czy podczas spisu można dalej przyjmować i wydawać palety z objętej nim lokalizacji?
Nie powinno się. W programie założenie arkusza blokuje lokalizacje i palety zakresu na czas spisu, więc ruchy w tym miejscu należy wstrzymać do zamknięcia inwentaryzacji. Zakresy spisu opisuje strona nowa inwentaryzacja.
Co powstaje w programie po zamknięciu spisu?
W programie powstają dokumenty różnic: nadwyżek i niedoborów, zapisane od razu. Ich listy znajdziesz w ekranach "Nadwyżki inwentaryzacyjne" i "Niedobory inwentaryzacyjne". Przebieg opisuje strona inwentaryzacje zamknięte.
Czy program rozlicza niedobory zgodnie z ustawą o rachunkowości?
Nie. Program zapisuje różnice w ewidencji palet, ale nie prowadzi ksiąg i nie sporządza dokumentacji inwentaryzacyjnej w rozumieniu ustawy. Wyjaśnienie i rozliczenie różnic w księgach należy do Twojej firmy, według art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Ekrany różnic opisuje strona niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne.
Kartoteki i słowniki
Czy z kartoteki można usunąć paletę?
Pasek kartoteki nie ma przycisku "Usuń". Formularz ma pole "Aktywny", które widać w oknie "Edytuj", a w siatce pozycje aktywne i nieaktywne rozdzielasz filtrem kolumny "Aktywne". Kartotekę opisuje strona kartoteka palet.
Które pola formularza kontrahenta są wymagane?
Osiem: "Nazwa", "Nazwa skrócona", "Typ kontrahenta", "Kraj", "Kod pocztowy", "Miejscowość", "Ulica" i "Nr domu". Każde z nich ma pomarańczowy pasek po lewej stronie. Formularz opisuje strona formularz kontrahenta i przewoźnika.
Dlaczego nie mogę zmienić pola Magazyn w oknie Dopisz lokalizację?
Pole jest zablokowane i przyjmuje magazyn bieżącej sesji. Lokalizację dopisujesz więc do magazynu, w którym pracujesz, a nie wybierasz go z listy. Kartotekę opisuje strona lokalizacje.
Czy mogę dodać nową wartość do słownika Typ kontaktu?
Nie z ekranu "Słowniki", bo nie ma on przycisków "Dopisz" i "Edytuj". Zakres wartości ustala konfiguracja wdrożenia, a zmianę zgłaszasz osobie, która ją prowadzi. Słowniki opisuje strona słowniki.
Informacje: zestawienia i raporty
Tabela wskazuje, w którym ekranie szukać najczęściej potrzebnych widoków.
| Potrzeba | Gdzie to znaleźć w programie |
|---|---|
| Stan palet w lokalizacjach i ilość czekająca w buforze | Magazyn, Saldo magazynowe, kolumny "Ilość" i "Ilość - bufor". |
| Dokument znaleziony po fragmencie numeru kwitu | Informacje, Wyszukiwarka dokumentów; przeszukuje dokumenty zapisane. |
| Pozycje dokumentów w jednej siatce z filtrami kolumn | Informacje, Zestawienia, karta DOKUMENTY MAGAZYNOWE, zestawienia dokumentów. |
| Salda kontrahentów i przewoźników w siatce | Informacje, Zestawienia, karta SALDA, zestawienia sald. |
| Raport sald w postaci podglądu PDF | Informacje, Raporty, karty DOSTAWCY i PRZEWOŹNICY; opis: raporty sald dostawców. |
| Plik do arkusza | Menu trzech kresek w rejestrze, pozycja "Eksport do Excel"; zasady opisuje strona o eksporcie do Excela. |
Czym raport sald różni się od zestawienia sald?
Zestawienie jest siatką bez okna parametrów, którą zawężasz filtrami kolumn. Raport otwiera okno "Wydruk raportu" z podglądem PDF i parametrami "Język" oraz "Data". Rozbicie zestawień opisuje strona zestawienia sald, a raportów strona o raportach sald przewoźników.
Czy raport z przedziału czasu pokazuje stan palet na koniec okresu?
Nie. Pokazuje obrót netto w przedziale, czyli przyjęcia minus wydania z dokumentów o dacie w zakresie. Stan odczytasz z zestawienia sald, a raport "Aktualne saldo dostawców" porównaj z nim przed użyciem. Parametry raportów opisuje strona o raportach sald dostawców.
Dlaczego wyszukiwarka nie pokazuje dokumentu, który widzę w buforze?
Wyszukiwarka przeszukuje tylko dokumenty zapisane do rejestru. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie i nie jest zapisany do rejestru, więc znajdziesz go w rejestrze bufora albo na ekranie "Dokumenty w buforze" w inwentaryzacji. Wyszukiwarkę opisuje strona wyszukiwarka dokumentów.
Czym ekran Pliki różni się od okna Przeglądarka plików przy dokumencie?
Ekran "Pliki" w menu "Informacje" jest wspólnym zbiorem firmy i nie należy do żadnego rekordu. Okno z menu hamburgera otwiera się dla zaznaczonego dokumentu albo wiersza kartoteki i dotyczy tylko jego. Ekran opisuje strona pliki.
Granice programu
Studio PWS.net prowadzi ewidencję ilościową palet, a decyzje i dokumenty handlowe zostawia firmie. Tabela zbiera to, czego program nie robi sam, oraz to, czego instrukcja nie opisuje, bo demo tego nie potwierdza.
| Zagadnienie | Co mówi instrukcja | Jak to wygląda w programie |
|---|---|---|
| Kwit paletowy | Program go nie tworzy | "Numer kwitu" to pole tekstowe wpisywane ręcznie, bez generatora i bez kontroli powtórzeń. |
| Terminy zwrotu palet i rozliczenie wymiany | Program ich nie liczy | Program pokazuje ilości w saldach i obroty z dokumentów, a terminy wynikają z umowy z kontrahentem. |
| Zgodność z przepisami o rachunkowości, ochronie danych i przewozie | Program jej nie zapewnia | Program zapisuje dane i ewidencję palet, a protokoły i księgi prowadzi firma, ona też wybiera podstawę przetwarzania danych. |
| Edycja i usuwanie zapisanych dokumentów | Rejestr ich nie oferuje | W rejestrze nie ma przycisków "Edytuj" i "Usuń", a poprawka wymaga nowego dokumentu. |
| SMS i e-mail | Wysyłka z menu rejestrów dokumentów | Okna mają szablony, a treść szablonów i wysyłkę ustala konfiguracja wdrożenia. |
| Integracje z innymi systemami i aplikacja mobilna | Instrukcja ich nie opisuje | Opisane ekrany pracują w przeglądarce, a wymianę danych opisano tylko jako eksport do Excela. |
| Kody kreskowe i SSCC | Instrukcja ich nie opisuje | Program nie generuje numeru SSCC i nie skanuje kodów. |
Skąd te odpowiedzi. Ekrany opisano na podstawie bezpłatnego demo w wersji 1.173. Skutki zapisu dokumentu, czyli numer, stan palety i saldo, opisano według zachowania programu, bo konto demo jest wspólne i nie zapisuje się na nim dokumentów. Przed użyciem w pracy sprawdź te miejsca na własnych danych testowych.
Najczęstsze pytania
Czy Studio PWS.net generuje kwit paletowy?
Nie. "Numer kwitu" to pole tekstowe, które użytkownik wpisuje ręcznie. Nie jest numerem dokumentu, a program go nie nadaje ani nie sprawdza jego unikalności. Opis ekranu przyjęć zawiera strona przyjęcia palet.
Czy program liczy terminy zwrotu palet?
Nie. Terminy zwrotu i zasady rozliczeń wynikają z umowy z kontrahentem lub przewoźnikiem. Program pokazuje ilości: stan w lokalizacjach oraz obroty z dokumentów. Zakres programu opisuje strona o programie Studio PWS.net.
Czy w programie jest przycisk "Zatwierdź"?
Nie. Dokument zapisuje się w dwóch krokach: przyciskiem "Bufor" do bufora albo przyciskiem "Zapisz" do rejestru. W rejestrze nie ma edycji ani usuwania zapisanych dokumentów. Pojęcia zebrano na stronie terminologia paletowa.
Czy program usuwa dane kierowców po określonym czasie?
Opisane ekrany nie mają takiej funkcji: okno "Kierowcy" nie ma przycisku "Usuń" ani ustawienia okresu przechowywania. Okres przechowywania ustala i pilnuje administrator danych w Twojej firmie, według zasad rozporządzenia RODO. Kartotekę opisuje strona przewoźnicy i kierowcy.
Kto ustala treść szablonów SMS i e-mail?
Treść szablonów i sam przebieg wysyłki ustala konfiguracja wdrożenia. W oknie widzisz szablon wstępnie wybrany, a listę dostępnych szablonów rozwija pole "Szablon". Okna opisuje strona o wysyłaniu SMS i e-mail.
Słownik pojęć
- Bufor
- Dokument zapisany przyciskiem "Bufor". Nie ma numeru i nie zmienia stanu ani sald zatwierdzonych.
- Zapis dokumentu
- Przycisk "Zapisz" zapisuje dokument do rejestru. Numer powstaje przy zapisie, a przycisku "Zatwierdź" w programie nie ma.
- Numer kwitu
- Pole tekstowe dokumentu wpisywane ręcznie. Nie jest numerem dokumentu, a program go nie generuje.
- Saldo
- Suma ilości z zapisanych dokumentów dla kontrahenta, przewoźnika, palety albo lokalizacji. Nie oznacza zobowiązania w sensie prawnym.
- Ilość - bufor
- Kolumna salda magazynowego z ilością z dokumentów czekających w buforze, osobno od stanu zapisanego.
- Rodzaj dokumentu
- Lista klasyfikująca dokument, na przykład "Dostawa palet" w PZ. Pole jest informacyjne i nic w programie od niego nie zależy.