Okresy rozliczeniowe - zamykanie miesięcy i blokada dokumentów
Okres rozliczeniowy to miesiąc kalendarzowy. Po jego zamknięciu program nie pozwala zapisać ani zatwierdzić dokumentu z datą operacji w tym okresie, więc salda i stany z zamkniętego miesiąca nie zmienią się po cichu. Strona opisuje rejestr okresów i okno zamknięcia.
Na tej stronie
Rejestr okresów
Rejestr pokazuje ostatnie 24 miesiące firmy. Każdy okres ma status:
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Otwarty | Można zapisywać i zatwierdzać dokumenty z datą w tym okresie. |
| Zamknięty | Dokumenty z datą w okresie są zablokowane; widać, kto zamknął i kiedy. |
| Zamknięty (przed startem) | Okresy sprzed uruchomienia programu, zamknięte domyślnie. |
Kolumna "W buforze" pokazuje liczbę dokumentów roboczych z datą w okresie, a "Powód ostatniej zmiany" - powód zamknięcia lub otwarcia.
Okno okresu
Przycisk "Szczegóły" otwiera okno okresu: status, daty od i do oraz liczbę dokumentów w buforze z datą w okresie. Okno ostrzega, że po zamknięciu nie można zapisać ani zatwierdzić dokumentu z datą operacji w tym okresie, a zamknąć można okres zakończony, bez dokumentów w buforze, którego poprzedni okres jest zamknięty. Tabela "Historia okresu" zapisuje każde zamknięcie i ponowne otwarcie (kiedy, kto i z jakiego powodu) i nie zmienia wstecz poprzednich wpisów.
Warunki zamknięcia
- Okres musi być zakończony (nie zamkniesz bieżącego miesiąca przed jego końcem).
- W okresie nie może być dokumentów w buforze: zatwierdź je albo usuń.
- Poprzedni okres musi być zamknięty, więc zamykasz miesiące po kolei.
Skutek zamknięcia
W zamkniętym okresie komunikat "Okres jest zamknięty - wybierz datę w otwartym okresie." zatrzyma zapis i zatwierdzenie dokumentu, w tym storno z datą z tego miesiąca. Zamknięcie nie blokuje odczytu stanu, sald i raportów.
Kolejność zamknięcia. Przed zamknięciem miesiąca uruchom raport Zgodność stanu z ruchami, zatwierdź albo usuń dokumenty w buforze i sprawdź salda z kontrahentami.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: ustal, czy dany miesiąc można zamknąć
Uczeń sprawdza warunki zamknięcia bez zamykania okresu. Rola: "PWS - biuro". Czas: około 10 minut.
- Otwórz "Okresy rozliczeniowe" i znajdź pierwszy okres otwarty.
- Odczytaj liczbę dokumentów w buforze w jego wierszu.
- Otwórz "Szczegóły" i odczytaj ostrzeżenia oraz historię okresu.
- Opisz, co trzeba zrobić, żeby okres dało się zamknąć.
- Nie klikaj "Zamknij okres" na wspólnym koncie demo.
Pytanie kontrolne. Dlaczego okresy zamyka się po kolei i dlaczego bufor blokuje zamknięcie?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje programy komputerowe wspomagające gospodarowanie zasobami majątkowymi" z kwalifikacji EKA.04 Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej (jednostka EKA.04.5 Gospodarowanie zasobami rzeczowymi i dokumentowanie zdarzeń gospodarczych) w zawodzie technik ekonomista, w tym kryterium "stosuje oprogramowanie do obsługi gospodarki magazynowej i sprzedaży w zakresie sporządzania różnych zestawień" (rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 16 maja 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy mogę ponownie otworzyć zamknięty okres?
Tak, jeśli masz uprawnienia. Otwarcie wymaga powodu i zapisuje się w historii okresu.
Czy zamknięcie okresu blokuje raporty?
Nie. Zablokowany jest tylko zapis i zatwierdzanie dokumentów z datą z tego miesiąca.
Co z dokumentami w buforze z zamkniętego miesiąca?
Nie da się ich zatwierdzić z tą datą. Zmień datę operacji na miesiąc otwarty albo usuń dokument.
Słownik pojęć
- Okres rozliczeniowy
- Miesiąc kalendarzowy, który można zamknąć.
- Zamknięty (przed startem)
- Okres sprzed uruchomienia programu, zamknięty domyślnie.