Zatwierdzenie inwentaryzacji i protokół różnic - dokument INW i wydruki
Zatwierdzenie inwentaryzacji ustawia stan lokalizacji na policzone ilości, tworzy dokument INW z numerem i zdejmuje blokadę lokalizacji. Z arkusza drukujesz też arkusz spisowy (do liczenia na papierze) i protokół różnic (do podpisu komisji). Strona opisuje te kroki.
Na tej stronie
Arkusz spisowy
Przycisk "Drukuj arkusz" tworzy PDF "Arkusz spisowy": data inwentaryzacji, zakres, informacja o liczeniu na ślepo, lista pozycji (typ palety, klasa, stan księgowy, pole "Policzono" i uwagi) oraz tabela na pozycje spoza arkusza z pustymi polami do ręcznego wpisu. Pod listą jest wskazówka: wpisz liczbę sztuk, puste pole oznacza, że nie policzono, a brak palet wpisz jako 0.
Zatwierdzenie
Przycisk "Zatwierdź inwentaryzację" pyta o potwierdzenie i informuje: "Stan lokalizacji zostanie ustawiony na ilości policzone." oraz podaje sumę nadwyżek i niedoborów. Po potwierdzeniu:
- dla każdej pozycji z różnicą powstaje korekta stanu (nadwyżka zwiększa, niedobór zmniejsza),
- inwentaryzacja dostaje numer INW/rok/numer i status "Zatwierdzony",
- blokada lokalizacji z zakresu zostaje zdjęta.
Pusty arkusz. Arkusz bez żadnej pozycji nie da się zatwierdzić: program odpowiada "Dodaj co najmniej jedną pozycję." Albo dopisz pozycję spoza arkusza, albo usuń inwentaryzację.
Różnice trafiają do stanu jako dokument INW (bez salda, bo palety wewnętrzne), a pozycje różnic widać w rejestrze "Pozycje dokumentów" z typem "INW". Rejestr "Inwentaryzacje" pokazuje listę zatwierdzonych spisów z liczbą pozycji i sumą różnic.
Protokół różnic
Przycisk "Drukuj protokół" tworzy PDF "Protokół różnic inwentaryzacyjnych": datę, zakres, status zatwierdzenia, tabelę różnic według lokalizacji (stan księgowy, policzono, nadwyżki, niedobory, różnica), podsumowanie według typu palety oraz miejsce na podpisy komisji. W buforze protokół ma znak wodny "PROJEKT - inwentaryzacja niezatwierdzona" oraz ostrzeżenie, że stan księgowy to bieżący stan lokalizacji, więc różnice są wstępne. Zatwierdzony protokół nie ma znaku wodnego.
Protokół to nie księgowanie. Protokół różnic dokumentuje spis w magazynie. Wycena różnic i ujęcie ich w księgach należą do polityki rachunkowości firmy, o czym piszemy na stronie Palety w prawie i w programie.
Usuwanie inwentaryzacji
"Usuń inwentaryzację" usuwa arkusz w buforze po potwierdzeniu ("Usunąć rekord? ... Operacji nie można cofnąć z poziomu aplikacji.") i zdejmuje blokadę lokalizacji. Zatwierdzona inwentaryzacja jest dokumentem INW w rejestrze, który ma pasek akcji jak inne rejestry dokumentów (w tym przycisk "Storno").
Nazwa i numer w PDF. W wersji 2.3.0 arkusz spisowy w buforze ma w tytule fragment identyfikatora ("Inwentaryzacja 01a176cd") zamiast numeru, a nagłówki PDF-ów wyświetlają niektóre znaki jako kody HTML. Numer INW pojawia się dopiero po zatwierdzeniu.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: przeanalizuj protokół różnic i wskaż, co trzeba podpisać
Uczeń czyta wydruki z istniejących danych; arkusz tworzy w buforze i usuwa. Rola: "PWS - biuro". Czas: około 15 minut.
- Otwórz rejestr "Inwentaryzacje" i odczytaj liczbę zatwierdzonych spisów oraz sumę różnic jednego z nich.
- Utwórz arkusz dla jednej lokalizacji, wpisz liczenie z różnicą i kliknij "Drukuj protokół".
- Odczytaj w PDF podsumowanie według typu palety i znak wodny.
- Usuń inwentaryzację przyciskiem "Usuń inwentaryzację".
- Opisz, czym protokół zatwierdzony różni się od protokołu w buforze.
Pytanie kontrolne. Jakie trzy rzeczy dzieją się przy zatwierdzeniu inwentaryzacji?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "kontroluje stan majątku magazynu i zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6 Zabezpieczanie majątku) w zawodach technik logistyk (efekt 3) i magazynier-logistyk (efekt 4), w tym kryterium "sporządza dokumentację dotyczącą inwentaryzacji". Wspiera też efekt "przeprowadza inwentaryzację" (HAN.02.7, efekt 5) w zawodzie technik handlowiec, w tym kryterium "rozróżnia niedobory od nadwyżek inwentaryzacyjnych" (rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 16 maja 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy mogę cofnąć zatwierdzoną inwentaryzację?
Zatwierdzonego spisu nie edytujesz. Jeśli był błędny, popraw stan dokumentami PW, RW lub ZL albo ustal z kierownikiem użycie przycisku "Storno" w rejestrze inwentaryzacji.
Czy INW zmienia salda?
Nie. INW dotyczy palet w magazynie i nie ma strony salda.
Co jeśli palet na lokalizacji jest mniej niż w arkuszu?
Niedobór zmniejszy stan po zatwierdzeniu, a protokół pokaże go w kolumnie "Niedobory".
Słownik pojęć
- INW
- Dokument inwentaryzacji z numerem INW/rok/numer.
- Protokół różnic
- Wydruk PDF z różnicami spisu i miejscem na podpisy komisji.
- Arkusz spisowy
- Wydruk PDF listy do ręcznego liczenia palet.