Inwentaryzacja palet w Studio PWS.net - od założenia spisu do dokumentów różnic
Hub Inwentaryzacja prowadzi przez spis palet w magazynie: od założenia arkusza dla wybranego zakresu, przez wpisanie ilości faktycznej, po zamknięcie spisu i dokumenty niedoborów oraz nadwyżek. Ma trzy karty: do założenia i prowadzenia spisu, do dokumentów różnic oraz do ekranów informacyjnych. Strona opisuje cały proces tak, jak przebiega w praktyce firmowej i w programie, a szczegóły ekranów zostawia stronom podrzędnym.
Pasek tytułu nosi napis INWENTARYZACJA, a w polu roboczym leżą trzy karty z numerami 1-3 i strzałkami zwijania. Karta "INWENTARYZACJA" ma pozycje "Nowa inwentaryzacja", "Inwentaryzacje otwarte" i "Inwentaryzacje zamknięte". Karta "INWENTARYZACJA - DOKUMENTY" zawiera "Niedobory inwentaryzacyjne" i "Nadwyżki inwentaryzacyjne". Karta "INFORMACJE" ma siedem pozycji, od "Dokumenty w buforze" do "Wyszukiwarka dokumentów". Każdy ekran otwarty z huba ma przycisk "Powrót", który wraca do tego widoku.
Na tej stronie
- Inwentaryzacja palet w praktyce firmowej
- Przebieg spisu w programie
- Mapa stron o inwentaryzacji
- Trzy zakresy spisu palet
- Arkusz, ilość faktyczna i komisja
- Zamknięcie spisu i dokumenty różnic
- Ćwiczenie: odtwórz przebieg spisu na ekranach huba i wskaż, który etap zablokowałby dokument w buforze
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Inwentaryzacja palet w praktyce firmowej
W praktyce firmowej inwentaryzacja palet jest spisem z natury: ktoś liczy palety na miejscu, a wynik porównuje się z ewidencją. Ustawa o rachunkowości wymaga co do zasady inwentaryzacji składników aktywów na koniec roku obrotowego oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic między stanem rzeczywistym a księgami w księgach tego roku (art. 26 i 27). Dokumentację spisu trzeba powiązać z zapisami ksiąg, a o zakresie i terminie spisu palet decyduje polityka rachunkowości firmy. Treść przepisów znajdziesz w ustawie o rachunkowości.
Spis z natury obejmuje także cudze składniki aktywów powierzone jednostce do używania lub przechowania, z powiadomieniem właściciela o wynikach spisu, a przepis zawiera wyłączenie dla jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2). Sposób ujęcia palet własnych i obcych w księgach określa polityka rachunkowości Twojej firmy. Różnicę między stanem policzonym a stanem w ewidencji nazywa się w praktyce niedoborem, gdy palet jest mniej, albo nadwyżką, gdy jest ich więcej. To nazwy robocze, a nie terminy ustawowe.
Studio PWS.net prowadzi ewidencję palet i arkusz spisu, ale nie księguje różnic i nie sprawdza, czy spis spełnia wymagania ustawy. Tę ocenę przeprowadza księgowość. Stan, który spis ma zweryfikować, widać na ekranie Saldo magazynowe.
Przebieg spisu w programie
Spis przebiega przez kilka ekranów huba. Kolumna "W praktyce firmowej" opisuje czynność w magazynie, a kolumna "W Studio PWS.net" - ekran albo przycisk, który ją odzwierciedla.
| Etap | W praktyce firmowej | W Studio PWS.net |
|---|---|---|
| Przygotowanie | Operacje w spisywanym miejscu zostają zakończone albo wstrzymane. | Ekran "Dokumenty w buforze"; program blokuje założenie spisu, gdy w zakresie są dokumenty w buforze. |
| Wybór zakresu | Firma ustala, co spisuje: całość magazynu czy wybraną część. | Okno "Nowa inwentaryzacja" z kafelkami "Magazyn", "Lokalizacja" i "Asortyment". |
| Założenie arkusza | Powstaje lista pozycji do policzenia z ilością wynikającą z ewidencji. | Przycisk "Dopisz" w oknie zakresu; arkusz trafia do "Inwentaryzacje otwarte", a spisywane lokalizacje i palety są zablokowane dla nowych dokumentów. |
| Liczenie | Zespół liczy palety na hali z wydrukiem spisu. | Przycisk "Wydruk" na liście otwartych: dokument "Spis z natury". |
| Wynik liczenia | Wynik trafia do arkusza, a skład zespołu do dokumentacji. | Okno "Edycja pozycji" z polem "Ilość faktyczna" oraz okno komisji otwierane przyciskiem "Komisja". |
| Zamknięcie | Różnice zostają wyjaśnione i rozliczone. | Przycisk "Zamknij" na liście otwartych; powstają dokumenty nadwyżek i niedoborów. |
| Wyniki | Kierownik magazynu i księgowość wracają do wyniku spisu. | Ekrany "Inwentaryzacje zamknięte", "Niedobory inwentaryzacyjne" i "Nadwyżki inwentaryzacyjne". |
Skutki w programie. Działanie przycisków "Dopisz", "Zamknij" i "Generuj BO" opisujemy na poziomie programu, bo w demo z jednym wspólnym kontem nie wolno ich uruchamiać, a ich skutków nie da się cofnąć. W ćwiczeniach z tej sekcji nie używasz żadnego z nich. Przycisk "Generuj BO" w oknie arkusza uzupełnia ilość faktyczną wartością z systemu w pozycjach bez wpisu.
Mapa stron o inwentaryzacji
Każda z sześciu stron opisuje jeden ekran albo grupę ekranów huba. Pozycja "Wyszukiwarka dokumentów" z karty "INFORMACJE" otwiera ten sam ekran co pozycja w menu "Informacje", który opisuje strona wyszukiwarka dokumentów.
| Strona | Co opisuje | Dla kogo |
|---|---|---|
| Nowa inwentaryzacja | Trzy zakresy spisu, pola okien, blokada przy dokumentach w buforze. | Kierownik magazynu. |
| Inwentaryzacje otwarte | Lista spisów w toku, arkusz z ilością faktyczną, komisja, wydruk spisu z natury. | Osoby liczące palety i kierownik magazynu. |
| Inwentaryzacje zamknięte | Zakończone spisy i okno z pozycjami nadwyżek i niedoborów. | Kierownik magazynu i księgowość. |
| Niedobory i nadwyżki | Dokumenty różnic po zamknięciu spisu i ich skutek dla stanu palet. | Dział rozliczeń. |
| Dokumenty w buforze | Dokumenty, które blokują założenie spisu, i sposób ich rozstrzygnięcia przed spisem. | Kierownik magazynu przed spisem. |
| Pozycje w trakcie i po inwentaryzacji | Ekrany informacyjne: lokalizacje i palety objęte spisem oraz pozycje arkuszy. | Kierownik magazynu i dział rozliczeń. |
Trzy zakresy spisu palet
Pod tytułem NOWA INWENTARYZACJA stoi ramka "Dopisanie inwentaryzacji" z trzema dużymi kafelkami z zielonymi ikonami: "Magazyn", "Lokalizacja" i "Asortyment". Kliknięcie kafelka otwiera małe okno z przyciskami "Zamknij" i zielonym "Dopisz". Pola "Oddział" i "Magazyn" mają szare tło i pokazują wartości z kontekstu pracy, więc nie wybierasz ich ręcznie.
| Zakres | Kiedy użyć | Pola okna |
|---|---|---|
| Magazyn | Spis całego magazynu, na przykład na koniec roku obrotowego. | "Oddział" i "Magazyn", oba tylko do odczytu. |
| Lokalizacja | Kontrola jednej lokalizacji albo strefy po zgłoszeniu rozbieżności. | Pole wyboru "Użyj strefy" oraz wymagana lista "Lokalizacja" albo "Strefa". |
| Asortyment | Kontrola jednego rodzaju palety w całym magazynie. | Wymagana lista "Asortyment" z paletami, które mają stan. |
Przy pozycjach list, w których czeka dokument z bufora, program dopisuje "Występują dokumenty w buforze. Liczba pozycji: n", a założenie spisu w takim zakresie jest blokowane. Dokument w buforze nie zmienia stanu, a po zapisie zmieniłby ilość palety w trakcie spisu. Takie dokumenty trzeba rozstrzygnąć w buforze, zgodnie z opisem na stronie bufor i zapis dokumentu. Strefy i lokalizacje ustawia się w kartotece lokalizacji.
Arkusz, ilość faktyczna i komisja
Pasek narzędzi zaczyna się od ikony menu i przycisku "Powrót", a dalej stoją "Edytuj", "Komisja", "Usuń", "Zamknij" i "Wydruk"; są nieaktywne, dopóki nie zaznaczysz wiersza. Kolumny to "Typ", "Nr dokumentu", "Data", "Magazyn", "Oddział", "Lokalizacja", "Kontrahent", "Indeks artykułu" i "Nazwa artykułu", a po przewinięciu w prawo kolumny komisji i zapisu. Kod "LOK" w kolumnie "Typ" oznacza spis lokalizacji, a "ASO" spis asortymentu.
| Przycisk | Działanie |
|---|---|
| Edytuj | Otwiera okno "Arkusz inwentaryzacyjny" z pozycjami do policzenia; w oknie "Edycja pozycji" wpisuje się "Ilość faktyczną". |
| Komisja | Otwiera okno z trzema polami na członków komisji; pierwsze jest wymagane, a wpisane osoby widać potem w kolumnach "Komisja 1", "Komisja 2" i "Komisja 3". |
| Usuń | Przycisk na pasku; instrukcja nie opisuje jego skutku i nie używa go w ćwiczeniach. |
| Zamknij | Kończy spis; w programie powstają wtedy dokumenty nadwyżek i niedoborów. |
| Wydruk | Otwiera okno "Wydruk raportu" z dokumentem "Spis z natury", z którym zespół liczy palety na hali. |
W arkuszu kolumna "Ilość w systemie" pokazuje stan z ewidencji, a "Ilość faktyczna" wypełnia osoba licząca; komórki tej kolumny mają jasnożółte tło. W oknie "Edycja pozycji" pole "Ilość faktyczna" jest wymagane. Szczegóły arkusza i wydruku opisuje strona o inwentaryzacjach otwartych.
Zamknięcie spisu i dokumenty różnic
Reguła zamknięcia. W programie zamknięcie spisu porównuje w każdej pozycji ilość faktyczną z ilością w systemie. Nadwyżka trafia do dokumentu nadwyżek, a niedobór do dokumentu niedoborów. Oba dokumenty zapisują się od razu, bez bufora, i zmieniają stan palety w lokalizacji. Blokada spisywanych lokalizacji i palet kończy się wraz z zamknięciem spisu.
Zamknięty spis trafia do ekranu "Inwentaryzacje zamknięte", w którym nie ma już przycisków "Edytuj", "Komisja", "Usuń" i "Zamknij". Zostają tylko "Nadwyżki/niedobory", które otwierają okno z pozycjami różnic, oraz "Wydruk". W bazie demonstracyjnej jest jedna inwentaryzacja otwarta i dziesięć zamkniętych, a ekrany niedoborów i nadwyżek są puste, więc obejrzysz ich strukturę, ale nie dokumenty różnic.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odtwórz przebieg spisu na ekranach huba i wskaż, który etap zablokowałby dokument w buforze
Uczeń przechodzi przez ekrany inwentaryzacji w kolejności procesu, niczego nie zakładając ani nie zamykając. Rola w demo: Magazyn palet, uruchamiana w bezpłatnym demo Studio PWS.net. Czas: około 15 minut.
- W menu Magazyn wybierz "Inwentaryzacja" i wypisz nazwy trzech kart oraz pozycji w każdej z nich. Wejdź w "Dokumenty w buforze", odczytaj nazwy kolumn "Edytowany" i "Typ", a potem wróć przyciskiem "Powrót".
- Otwórz "Nowa inwentaryzacja" i kliknij kafelek "Lokalizacja". Rozwiń listę "Lokalizacja" i wskaż pozycje z dopiskiem "Występują dokumenty w buforze", jeśli któraś go ma. Zwiń listę klawiszem Escape, kliknij "Zamknij"; jeśli pojawi się okno Potwierdzenie, wybierz "Tak".
- Kliknij kafelek "Asortyment", rozwiń listę i wskaż palety z dopiskiem o buforze, jeśli któraś go ma. Kliknij "Zamknij"; jeśli pojawi się okno Potwierdzenie, wybierz "Tak". Nie klikaj "Dopisz".
- Wróć do huba, otwórz "Inwentaryzacje zamknięte", zaznacz wiersz i wybierz "Wydruk". Odczytaj tytuł dokumentu i nazwy kolumn tabeli, nie klikaj "Pobierz" i zamknij okno przyciskiem "Zamknij".
- Otwórz "Niedobory inwentaryzacyjne" i "Nadwyżki inwentaryzacyjne" i opisz, co pokazują w bazie demonstracyjnej. Następnie wyjaśnij własnymi słowami, jakie dokumenty powstałyby po zamknięciu spisu, w którym ilość faktyczna byłaby mniejsza od ilości w systemie.
Pytanie kontrolne. Dlaczego program blokuje założenie spisu dla palety, przy której czeka dokument w buforze, i jakie dokumenty powstają po zamknięciu spisu?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "kontroluje stan majątku magazynu i zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6 Zabezpieczanie majątku) w zawodach technik logistyk (efekt 3) i magazynier-logistyk (efekt 4), w tym kryterium "opisuje procedurę inwentaryzacji". Wspiera też efekt "przeprowadza inwentaryzację" (HAN.02.7, efekt 5) w zawodzie technik handlowiec, w tym kryterium "rozróżnia niedobory od nadwyżek inwentaryzacyjnych" (rozporządzenie MEN z 16 maja 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy program sam przeprowadza inwentaryzację w rozumieniu ustawy o rachunkowości?
Nie. Program prowadzi arkusz spisu i dokumenty różnic, ale nie księguje ich i nie sprawdza zgodności z ustawą. Zakres i termin spisu oraz ujęcie wyniku w księgach ustala polityka rachunkowości Twojej firmy.
Dlaczego nie mogę założyć inwentaryzacji?
W programie założenie jest blokowane, gdy w zakresie spisu są dokumenty w buforze. Przy takiej pozycji listy widać dopisek "Występują dokumenty w buforze. Liczba pozycji: n". Takie dokumenty trzeba najpierw rozstrzygnąć w buforze.
Czy w czasie spisu można przyjmować i wydawać palety z objętej nim lokalizacji?
Nie powinno się. W programie założenie arkusza blokuje lokalizacje i palety zakresu na czas spisu, więc ruchy w tym miejscu trzeba wstrzymać do zamknięcia inwentaryzacji.
Gdzie widać wynik zamkniętego spisu?
Na liście "Inwentaryzacje zamknięte", w oknie "Nadwyżki/niedobory" przy zaznaczonym wierszu oraz na ekranach "Niedobory inwentaryzacyjne" i "Nadwyżki inwentaryzacyjne", które zbierają dokumenty różnic.
Czy zamknięty spis można poprawić?
Na liście zamkniętych nie ma przycisków "Edytuj", "Komisja", "Usuń" i "Zamknij". Instrukcja nie opisuje korekty zamkniętego spisu, bo na tej liście nie ma przycisku, który by ją umożliwiał.
Czy pozycja "Wyszukiwarka dokumentów" w karcie INFORMACJE to inny ekran niż w menu Informacje?
Nie. Obie pozycje otwierają to samo okno filtrów. Wyszukiwarka przeszukuje dokumenty zapisane, a nie dokumenty z bufora.
Słownik pojęć
- Inwentaryzacja
- Spis palet w wybranym zakresie, zakończony porównaniem ilości policzonej z ilością w systemie.
- Spis z natury
- Policzenie palet na miejscu i porównanie wyniku z ewidencją; w programie wspiera go wydruk "Spis z natury".
- Arkusz inwentaryzacyjny
- Lista pozycji do policzenia z kolumnami "Ilość w systemie" i "Ilość faktyczna", zakładana przyciskiem "Dopisz".
- Ilość faktyczna
- Liczba palet wpisana po policzeniu; pole jest wymagane w oknie "Edycja pozycji".
- Niedobór i nadwyżka
- Robocze nazwy różnicy między stanem policzonym a ewidencją: niedobór oznacza mniej palet, nadwyżka więcej.
- Komisja
- Zespół wykonujący spis; w programie okno komisji pozwala zapisać jej członków przy arkuszu.
- Zakres spisu
- Część magazynu objęta jednym spisem, wybierana kafelkiem w oknie "Nowa inwentaryzacja".