Nowa inwentaryzacja - wybór zakresu spisu palet

Ekran Nowa inwentaryzacja jest wejściem do spisu palet: wybierasz zakres i w małym oknie zakładasz arkusz inwentaryzacyjny. Zakresem jest cały magazyn, lokalizacja (albo strefa) lub rodzaj palety. Stronę czyta kierownik magazynu przed rozpoczęciem spisu, bo założenie arkusza ma skutki dla dokumentów: program blokuje je, gdy w zakresie czeka dokument z bufora, a po założeniu blokuje spisywane lokalizacje i palety.

Pod tytułem NOWA INWENTARYZACJA stoi ramka z napisem "Dopisanie inwentaryzacji". W ramce leżą trzy duże kafelki z zielonymi ikonami: "Magazyn" z budynkiem, "Lokalizacja" z paletą na półce i "Asortyment" ze stosem kartonów. Kliknięcie kafelka otwiera okno, którego tytuł zaczyna się od słów "Dopisanie inwentaryzacji do", a kończy nazwą zakresu. Okno ma przyciski "Zamknij" i zielony "Dopisz".

Miejsce założenia spisu w obiegu inwentaryzacji

Inwentaryzacja w Studio PWS.net przebiega w kilku ekranach. Pierwszy z nich opisuje ta strona, a kolejne można odwiedzać w tej samej kolejności, w jakiej spis przebiega w magazynie.

Cały przebieg, od założenia po wyniki, zbiera strona inwentaryzacja w menu Magazyn. Stan palet, który spis ma zweryfikować, widać na ekranie Saldo magazynowe.

Trzy zakresy spisu

W bazie demonstracyjnej okno oferuje trzy zakresy. Wybór zależy od tego, co chcesz policzyć i jak długo magazyn może pracować z ograniczeniami.

Pola Oddział i Magazyn mają szare tło i podpowiadają wartości z kontekstu, w którym pracujesz, więc nie wybierasz ich ręcznie. Zmianę kontekstu opisuje strona kontekst pracy i profil. W kolumnie Typ list inwentaryzacji spis lokalizacji ma kod LOK, a spis asortymentu kod ASO.

Zakres magazynu

Okno "Dopisanie inwentaryzacji do Magazynu" ma tylko dwa pola i oba służą wyłącznie do odczytu: Oddział i Magazyn. Nie ma tu żadnego wyboru, bo zakresem jest magazyn z bieżącego kontekstu. W bazie demonstracyjnej nie ma otwartej ani zamkniętej inwentaryzacji tego zakresu, dlatego nie możemy pokazać jej skutku na przykładzie.

Zakres lokalizacji i strefy

Okno pokazuje pola Oddział i Magazyn tylko do odczytu, pole wyboru "Użyj strefy" i wymaganą listę o pomarańczowej krawędzi. Po zaznaczeniu pola nazwa listy zmienia się z "Lokalizacja" na "Strefa". Na dole leżą przyciski "Zamknij" i "Dopisz".

Strefy i lokalizacje ustawia się w kartotece lokalizacji. W praktyce firmowej spis strefy dobrze nadaje się do kontroli rampy albo strefy kompletacji, a spis jednej lokalizacji - do wyjaśnienia konkretnej rozbieżności.

Zakres asortymentu

Lista Asortyment w oknie "Dopisanie inwentaryzacji do Asortymentu" ma jedno wymagane pole. Przy każdej palecie w nawiasie stoi suma ilości zapisanej i ilości w buforze ze wszystkich wierszy tej palety w saldzie. Poniżej nazwy, drobnym drukiem, widać dopisek o dokumentach w buforze. W bazie demonstracyjnej lista zawiera trzy palety, bo tyle ma stan w magazynie, chociaż kartoteka jest większa.

Dopisek o dokumentach w buforze

Dopisek "Występują dokumenty w buforze. Liczba pozycji: n" pojawia się na listach wyboru: przy lokalizacji albo strefie oraz przy palecie, jeśli w tym zakresie czeka dokument z bufora. Liczba mówi, ile pozycji dokumentów w buforze dotyczy danej pozycji listy.

Reguła założenia przy buforach. W programie założenie inwentaryzacji jest blokowane, gdy w zakresie spisu są dokumenty w buforze. Dokument w buforze nie zmienia stanu, a po zapisie zmieniłby ilość palety w trakcie spisu. Takie dokumenty trzeba rozstrzygnąć w buforze, a dopiero potem założyć arkusz.

Dokumenty czekające w buforze wskazuje ekran dokumentów w buforze w sekcji Inwentaryzacja, a bufor przyjęć opisuje strona dokumenty PZ - bufor. Sama kolumna Ilość - bufor w saldzie wskazuje palety, których to dotyczy.

Blokada lokalizacji i palet na czas spisu

Spis blokuje spisywane miejsca. W programie założenie arkusza blokuje lokalizacje i palety objęte zakresem na czas spisu. Dopóki inwentaryzacja jest otwarta, nie używaj ich w nowych dokumentach przyjęcia, wydania ani zmiany lokalizacji. Blokada kończy się wraz z zamknięciem inwentaryzacji.

Lokalizacje i palety objęte otwartym spisem widać na ekranach "Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji" i "Asortymenty w trakcie inwentaryzacji", opisanych na stronie o pozycjach w trakcie i po inwentaryzacji. Dla pracy magazynu oznacza to konieczność planowania: spis zakresu, w którym magazyn akurat przyjmuje dostawy, wymaga uzgodnienia terminu.

Procedura założenia spisu

Poniższe kroki opisują pracę w firmie. W demo nie wykonuj ostatniego kroku, bo konto jest wspólne, a założona inwentaryzacja blokowałaby lokalizacje i palety wszystkim testującym.

1. Sprawdź w ekranie dokumentów w buforze, czy zakres spisu nie zawiera niezapisanych dokumentów. Rozstrzygnij je w buforze.
2. Wybierz w menu Magazyn pozycję Inwentaryzacja, a następnie link Nowa inwentaryzacja.
3. Kliknij kafelek wybranego zakresu.
4. Uzupełnij pola oznaczone pomarańczową krawędzią, czyli wybierz pozycję z listy.
5. Sprawdź, czy przy wybranej pozycji nie ma dopisku o dokumentach w buforze.
6. Kliknij przycisk Dopisz. Arkusz pojawia się w ekranie Inwentaryzacje otwarte, skąd liczenie przejmuje magazyn.

Komunikaty i sytuacje przy zakładaniu spisu

Inwentaryzacja w praktyce firmowej

Ustawa o rachunkowości wymaga co do zasady inwentaryzacji składników aktywów na koniec roku obrotowego oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic między stanem rzeczywistym a księgami w księgach tego roku (art. 26 i 27). Dokumentację spisu trzeba powiązać z zapisami ksiąg, a sposób ujęcia palet w księgach określa polityka rachunkowości Twojej firmy. Treść przepisów znajdziesz w ustawie o rachunkowości.

Studio PWS.net prowadzi ewidencję palet i arkusz spisu, ale nie księguje różnic i nie zastępuje polityki rachunkowości Twojej firmy. Program nie sprawdza, czy spis spełnia wymagania ustawy. Tę ocenę przeprowadza księgowość. Pełny obraz ekranów inwentaryzacji obejrzysz w bezpłatnym demo Studio PWS.net.