Obieg palet w programie - od kartoteki do raportu
Paleta wchodzi do magazynu z dostawą, leży w wybranej lokalizacji, wychodzi do odbiorcy albo wraca do przewoźnika, a po drodze ktoś ją liczy. Każdy z tych momentów ma w Studio PWS.net odpowiedni dokument albo rejestr. Strona łączy wiedzę o obiegu w firmie z ekranami programu i prowadzi do stron, które opisują każdy etap osobno.
Ekran "PRZYJĘCIA" ma pole "Szukaj", które zawęża kafelki, oraz dwa kafelki: "DOKUMENTY PZ" i "DOKUMENTY PW". Pozycja "Dodaj dokument PZ" otwiera formularz w oknie, "Dokumenty PZ - bufor (n)" prowadzi do bufora, a "Dokumenty PZ" do rejestru. Liczba w nawiasie oznacza dokumenty czekające w buforze. Ten sam układ mają ekrany "Wydania" i "Przesunięcia".
Na tej stronie
Obieg palet w praktyce firmowej
W praktyce firmowej palety krążą między firmami i przewoźnikami, a rozliczają się według zasad, które ustalają same firmy. Wymiana "paleta za paletę" opiera się na umowie albo na zwyczaju między firmami, a nie na przepisie ustawy. W wymianie liczy się zwykle nie tylko liczba palet, lecz także ich stan, dlatego firmy posługują się kryteriami jakości, w Polsce Kartami Oceny Palet.
Kwit paletowy jest dokumentem handlowym, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie albo w regulaminie. W praktyce zawiera liczbę i rodzaj palet oraz podpisy osób, które je wydały i przyjęły. Saldo palet jest wynikiem rozliczenia palet wydanych i zwróconych z danym kontrahentem. Rozbieżność w liczbie palet warto stwierdzić przy odbiorze, na dokumencie przewozowym lub kwicie, bo od przyjęcia przesyłki bez zastrzeżeń zależą roszczenia wobec przewoźnika. Terminy zwrotu bywają różne u różnych kontrahentów, więc obowiązuje termin z Twojej umowy.
Studio PWS.net nie zastępuje umowy ani kwitu. Program ewidencjonuje ilości z dokumentów, które zapisują pracownicy, i pokazuje, co z nich wynika dla stanu w lokalizacjach oraz dla sald.
Etapy obiegu i ich miejsce w programie
| Etap procesu | Co się dzieje w praktyce | Gdzie w programie |
|---|---|---|
| Kartoteki | Firma ustala rodzaje palet, kontrahentów, przewoźników z kierowcami i miejsca składowania. | Kartoteki: "Palety", "Dostawcy / Odbiorcy", "Przewoźnicy", "Lokalizacje", "Słowniki" |
| Przyjęcie | Dostawa przyjeżdża na paletach; magazyn sprawdza liczbę palet i ich stan. | "Dokument PZ" oraz "Dokument PW", ekran "Przyjęcia" |
| Bufor i zapis | Dane są kompletne dopiero po sprawdzeniu dokumentów dostawy. | Przyciski "Bufor" i "Zapisz", rejestr bufora |
| Stan i salda | Magazyn i rozliczenia pytają, ile palet leży i na kogo przypada. | "Saldo magazynowe", okna "Salda" i "Historia" |
| Wydanie | Palety wychodzą do odbiorcy lub wracają do przewoźnika. | "Dokument WZ" oraz "Dokument RW", ekran "Wydania" |
| Przesunięcie | Palety zmieniają miejsce w magazynie, bez zmiany właściciela. | "Dokument ZL", ekran "Przesunięcia" |
| Inwentaryzacja | Ktoś liczy palety w lokalizacji i porównuje wynik z ewidencją. | Menu "Magazyn", pozycja "Inwentaryzacja" |
| Zestawienia i raporty | Dział rozliczeń sprawdza obroty i salda, często z wydrukiem. | Menu "Informacje": "Zestawienia", "Raporty", "Wyszukiwarka dokumentów" |
Przyjęcie: co zapisuje magazyn
Przy rampie magazyn zapisuje, kto przywiózł palety, od kogo pochodzą i gdzie zostały odstawione. W programie robi to formularz "Dodaj dokument PZ", opisany na stronie rejestr dokumentów PZ. Formularz PW ma w interfejsie te same pola i rodzaje co PZ.
| Pole formularza | Do czego służy w obiegu |
|---|---|
| "Rodzaj dokumentu" | Klasyfikuje przyjęcie: "Bilans otwarcia", "Dostawa palet", "Dostawa towaru" albo "Przyjęcie z kompletacji". Pole jest informacyjne. |
| "Aktualizacja salda" | Wskazuje, czy dokument dotyczy dostawcy lub odbiorcy, czy przewoźnika, i tym ustala, które z pól "Kontrahent" i "Przewoźnik" jest wymagane. |
| "Kontrahent", "Przewoźnik", "Kierowca" | Wskazują strony dostawy; kierowca jest polem opisowym i nie ma własnego salda. |
| "Numer kwitu" | Pole tekstowe na numer z dokumentu dostawy; wpisuje go użytkownik, a program go nie generuje. |
| "Paleta", "Lokalizacja", "Ilość" | Pozycja dokumentu: jaki nośnik, gdzie odstawiony i w jakiej liczbie. |
Bufor i zapis dokumentu
Dokument można zapisać na dwa sposoby. Przycisk "Bufor" zapisuje go do bufora, a przycisk "Zapisz" zapisuje go do rejestru. Przycisku "Zatwierdź" w programie nie ma. W pustym formularzu stopka ma tylko przycisk "Więcej", a oba przyciski, "Bufor" i "Zapisz", widać w oknie edycji dokumentu z bufora.
Reguła dwóch kroków. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru i nie zmienia stanu ani sald zatwierdzonych. Numer powstaje przy zapisie, a od tej chwili ilości z dokumentu wchodzą do stanu i sald. Zapisanego dokumentu program nie pozwala edytować ani usunąć.
W praktyce firmowej bufor przydaje się przy dokumentach, w których czegoś jeszcze brakuje, na przykład numeru kwitu albo potwierdzenia ilości. Szczegóły i skutki opisuje strona bufor i zapis dokumentu.
Wydanie i przesunięcie
Przy wydaniu formularz bierze pod uwagę dostępność. Lista "Paleta" w formularzu WZ pokazuje tylko palety ze stanem, z liczbą w nawiasie, a lista "Lokalizacja" jest pusta do czasu wyboru palety. Formularz sprawdza ilość względem dostępnej w lokalizacji. W formularzach PZ i PW obie listy są pełne od razu. Formularz RW ma w interfejsie te same pola co WZ, a rejestry opisują strony dokumenty WZ i dokumenty RW.
Dokument ZL ma osobny układ: nie ma kontrahenta ani przewoźnika, ma za to "Numer zlecenia" i w pozycjach listę "Nowa lokalizacja". Przesunięcie zmniejsza stan w lokalizacji źródłowej i zwiększa w docelowej, a salda kontrahentów zostają bez zmian. Rejestry WZ, RW i ZL są w bazie demonstracyjnej puste, więc obejrzysz w nich stan pusty i formularze, ale nie wiersze.
Stan palet i inwentaryzacja
Pasek ekranu ma przyciski "Odśwież", "Salda", "Historia" i "Eksport XLS"; "Salda" i "Historia" aktywują się po zaznaczeniu wiersza. Siatka ma sześć kolumn: "Magazyn", "Lokalizacja", "Kod palety", "Nazwa palety", "Ilość" i "Ilość - bufor". Kolumna "Ilość" pokazuje stan z zapisanych dokumentów, a "Ilość - bufor" ilość z dokumentów w buforze. Okno "Salda" rozbija wiersz na kontrahentów, a okno "Historia" pokazuje obroty z dokumentów. Całość opisuje strona saldo magazynowe.
Hub "INWENTARYZACJA" ma trzy karty. Karta "INWENTARYZACJA" prowadzi do pozycji "Nowa inwentaryzacja", "Inwentaryzacje otwarte" i "Inwentaryzacje zamknięte". Karta "INWENTARYZACJA - DOKUMENTY" zawiera "Niedobory inwentaryzacyjne" i "Nadwyżki inwentaryzacyjne", a karta "INFORMACJE" - ekrany informacyjne, między innymi z dokumentami w buforze oraz z listami objętych spisem lokalizacji i palet. W oknie "Nowa inwentaryzacja" wybierasz zakres: "Magazyn", "Lokalizacja" albo "Asortyment".
W programie założenie spisu jest blokowane, gdy w zakresie leżą dokumenty w buforze, a zamknięcie arkusza tworzy dokumenty różnic: nadwyżki i niedobory. Różnicę między stanem policzonym a stanem w ewidencji nazywa się w praktyce niedoborem, gdy palet jest mniej, albo nadwyżką, gdy jest ich więcej. Spis z natury i rozliczenie różnic opisuje w ustawie o rachunkowości art. 26 i 27, a sposób ujęcia palet własnych i obcych w księgach określa polityka rachunkowości Twojej firmy. Program nie przeprowadza inwentaryzacji w rozumieniu ustawy. Ekrany spisu opisuje sekcja inwentaryzacja.
Zestawienia i raporty
Ekran "Zestawienia" grupuje dziesięć pozycji: pięć zestawień dokumentów (PZ, RW, PW, WZ i ZL) oraz pięć zestawień sald. Zestawienie to siatka bez okna parametrów, a zawęża się je filtrami kolumn. Ekran "Raporty" ma sześć pozycji w grupach "DOSTAWCY" i "PRZEWOŹNICY"; kliknięcie otwiera okno "Wydruk raportu" z podglądem PDF. Różnice opisują strony zestawienia i raporty.
Porównaj raporty z zestawieniami. Przy uruchomieniu systemu porównaj zawartość raportów sald z zestawieniami sald i ze "Saldem magazynowym", zanim oprzesz na nich rozliczenia z kontrahentami.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: prześledź ślad jednej palety od kartoteki do historii obrotów
Uczeń sprawdza, skąd w programie bierze się liczba palet w lokalizacji, tak jak robi to dział rozliczeń przed uzgodnieniem salda. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut.
- Otwórz menu "Kartoteki", pozycja "Palety". Kliknij dwa razy nagłówek kolumny "Saldo" i odnotuj nazwę palety z największym saldem.
- Przejdź do menu "Magazyn", pozycja "Saldo magazynowe". Wpisz fragment nazwy tej palety w filtr kolumny "Nazwa palety" i naciśnij Enter.
- Porównaj w znalezionych wierszach kolumny "Ilość" i "Ilość - bufor". Zaznacz wiersz z największą wartością w kolumnie "Ilość" i kliknij "Historia".
- Odczytaj w oknie "Historia" kolumny "Typ dokumentu" i "Ilość". Numerów dokumentów nie przepisuj. Zamknij okno krzyżykiem.
- Kliknij "Salda" przy tym samym wierszu i policz, ilu kontrahentów dzieli ilość. Zamknij okno krzyżykiem.
Pytanie kontrolne. Czym różni się informacja z kolumny "Ilość" od informacji w oknie "Historia" i dlaczego dział rozliczeń potrzebuje obu?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "monitoruje stany zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.4, efekt 3), w tym kryterium monitorowania faktycznego stanu zapasów w magazynie, w zawodach technik logistyk i magazynier-logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach, a własną sesję w bezpłatnym demo magazynu palet otworzysz bez instalacji.
Najczęstsze pytania
Czy dokument PW i dokument RW to osobne procesy?
W interfejsie formularz PW ma te same pola i rodzaje co PZ, a formularz RW te same co WZ. Instrukcja nie przypisuje im osobnych procesów, bo ekrany ich nie potwierdzają.
Dlaczego dokument ZL nie zmienia salda kontrahenta?
Dokument ZL nie ma pól "Kontrahent" i "Przewoźnik". Przesuwa palety między lokalizacjami magazynu, więc zmienia stan w lokalizacjach, a nie salda.
Czy program sprawdza, czy paleta spełnia normę albo ma znak EPAL?
Nie. Kartoteka "Palety" zawiera rodzaje nośników, takie jak paleta euro i paleta epal, ale program nie ocenia stanu palety, jej klasy jakości ani licencji producenta.
Kiedy wpisać numer kwitu?
Pole "Numer kwitu" wypełnia się w dokumencie przyjęcia albo wydania, gdy kontrahent lub przewoźnik przekazał numer. Pole nie ma pomarańczowego paska pola wymaganego, więc formularz nie wymusza jego wypełnienia. Dopóki dokument jest w buforze, można go otworzyć przyciskiem "Edytuj", który blokuje rekord dla innych osób, i uzupełnić numer później.
Czy po zapisie mogę poprawić ilość w dokumencie?
W rejestrze nie ma edycji ani usuwania zapisanych dokumentów. Dokument w buforze można otworzyć i zmienić, a zapisany - obejrzeć w oknie "Podgląd".
Słownik pojęć
- Obieg palet
- Droga nośnika od przyjęcia do magazynu przez składowanie i wydanie po rozliczenie salda z kontrahentem lub przewoźnikiem.
- Wymiana palet
- Rozliczenie na zasadzie "paleta za paletę", oparte na umowie albo zwyczaju między firmami; liczy się liczba palet i ich stan.
- Kwit paletowy
- Dokument handlowy z liczbą i rodzajem palet oraz podpisami stron; jego treść ustalają firmy.
- Bufor
- Dokument zapisany przyciskiem "Bufor": jeszcze bez numeru nadawanego przy zapisie i bez wpływu na stan oraz salda zatwierdzone.
- Saldo
- Suma ilości z zapisanych dokumentów dla kontrahenta i przewoźnika wpisanych w dokumencie; saldo palety w kartotece wynika z dokumentów magazynowych.
- Spis z natury
- Policzenie palet w lokalizacji i porównanie wyniku z ewidencją; w programie odpowiada mu arkusz inwentaryzacji.