Kartoteki w Studio PWS.net - dane podstawowe dla dokumentów paletowych

Menu Kartoteki zawiera pięć pozycji: Palety, Dostawcy / Odbiorcy, Przewoźnicy, Lokalizacje i Słowniki. To z nich formularze dokumentów PZ, WZ i ZL biorą listy wyboru, więc kartoteki zakłada się przed pierwszym dokumentem, a nie po nim. Strona pokazuje, co leży w której kartotece, w jakiej kolejności je uzupełniać i czym różnią się od siebie, a potem odsyła do opisu każdej z nich.

Menu boczne modułu "PWS - magazyn palet" ma cztery grupy: Nowy, Magazyn, Kartoteki i Informacje. W grupie Kartoteki stoi pięć pozycji w kolejności Palety, Dostawcy / Odbiorcy, Przewoźnicy, Lokalizacje, Słowniki, a aktywna pozycja ma pomarańczowe tło. Rejestr Palety pokazuje typowy szkielet: u góry ikonę menu z trzech kresek, przyciski "Dopisz", "Edytuj", "Podgląd", "Wydruk" i listę "Historia", po prawej tytuł ekranu i ikonę palety z ustawieniami widoku. Pod nagłówkami kolumn leży wiersz filtrów, a na dole przyciski rozmiaru strony "20", "30" i "50" oraz opis "Strona x z y (łącznie n wierszy)". Kolumna "Saldo" ma żółte tło.

Mapa sekcji Kartoteki

Każda kartoteka i każdy formularz mają osobną stronę instrukcji. Tabela pokazuje, co opisują i kto z nich korzysta na co dzień.

Kolejność zakładania danych i miejsce kartotek w obiegu palet

W praktyce firmowej błędy w danych podstawowych powielają się w każdym kolejnym dokumencie, dlatego ewidencję paletową uruchamia się od kartotek. Magazynier przy rozładunku nie powinien dostawać pustej listy ani wpisywać nazwy kontrahenta ręcznie. W Studio PWS.net formularz dokumentu wymaga wyboru z list: palety, lokalizacji, kontrahenta albo przewoźnika. Każda z tych list pochodzi z jednej kartoteki.

Reguła kolejności. Kartoteki zakłada się przed dokumentami. Pola wymagane w pozycji dokumentu, czyli paleta i lokalizacja, wybiera się z list zasilanych kartotekami, a w nagłówku wymagane jest pole "Kontrahent" albo "Przewoźnik", zależnie od wyboru w polu "Aktualizacja salda". Brakującą pozycję trzeba więc dopisać w kartotece, zanim zacznie się wprowadzanie dokumentu.

Wspólny szkielet ekranów kartotek

Cztery kartoteki z danymi mają ten sam układ i te same zasady siatki, które opisuje strona o siatce rejestru. Po opanowaniu jednej kartoteki następne czyta się tak samo. Słowniki są wyjątkiem, bo mają krótszy pasek i nie pozwalają niczego dopisać.

Zaznaczenie wiersza polega na kliknięciu dowolnej komórki. Dopóki wiersz nie jest zaznaczony, przyciski pracujące na rekordzie są szare. Rozmiar strony wynosi 20, 30 albo 50 wierszy, a domyślnie włączone jest 30.

Czym kartoteki różnią się od siebie

Poza wspólnym szkieletem każda kartoteka ma przyciski i okna związane z tym, co opisuje. Liczby w tabeli pochodzą z bazy demonstracyjnej i zmieniają się razem z jej danymi.

Saldo jest sumą ilości z dokumentów, a nie wartością wpisywaną ręcznie: w oknach edycji nie ma pola, w którym można je poprawić. Saldo przewoźnika liczy się osobno od salda kontrahenta, a kierowca nie ma salda wcale, bo jest kontaktem przewoźnika i polem opisowym dokumentu. Szczegóły skutku dokumentu opisuje strona skutek dokumentu dla stanu i salda.

Skróty w menu Nowy

Kontrahenta można dopisać dwiema drogami: przyciskiem "Dopisz" w kartotece albo pozycją menu Nowy. Menu Nowy ma pięć pozycji w dwóch grupach oddzielonych linią: "Dokument PZ", "Dokument WZ" i "Dokument ZL" oraz "Dostawca/Odbiorca" i "Dodaj przewoźnika". Dwie ostatnie otwierają formularz kontrahenta jako stronę.

Karta nosi nagłówek "Dodaj przewoźnika" i ma dwie sekcje: "Dane podstawowe" z polami "Aktywne", "Nazwa", "Nazwa skrócona", "Typ kontrahenta" i "E-mail" oraz "Dane dodatkowe" z adresem, numerami telefonów, polem "Www" i polem "Kolor". Pola wymagane mają pomarańczowy pasek z lewej strony. W prawym dolnym rogu stoi zielony przycisk "Zapisz", a przycisku "Zamknij" nie ma, więc z ekranu wychodzi się wyborem innej pozycji menu.

Wszystkie cztery wejścia prowadzą do tego samego zestawu pól, a różni je forma ekranu i to, czy typ można zmienić. Pełny opis pól zawiera strona formularz kontrahenta i przewoźnika.

Dane osobowe w kartotekach

Większość kartotek opisuje rzeczy i miejsca, ale dwie zawierają dane osób: kartoteki kontrahentów i przewoźników mają kolumny telefonu i adresu e-mail, a okno "Kierowcy" przy przewoźniku zawiera imię i nazwisko, adres, telefon i e-mail kierowcy. W demonstracyjnej bazie są to dane przykładowe, ale w Twojej firmie będą to dane prawdziwe.

Dane kierowcy. Imię i nazwisko kierowcy to dane osobowe w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania, zbiera tylko dane potrzebne do celu i sama ustala, jak długo je przechowuje. Program nie zapewnia zgodności z RODO, a okres przechowywania danych ustala Twoja firma.

Z tego powodu przy zakładaniu przewoźników i kierowców warto wpisywać wyłącznie to, co faktycznie potrzebne do dokumentu przyjęcia lub wydania. Formularz kierowcy wymaga imienia i nazwiska oraz adresu z kodem pocztowym, a pozostałe pola kontaktowe są opcjonalne.

Jak czytać instrukcję w tej sekcji

Strony kartotek mają jednakową kolejność: miejsce kartoteki w obiegu palet, kolumny z dokładnymi nagłówkami, przyciski paska, okna powiązane i typowe sytuacje, a na końcu stoją ćwiczenie w demo i słownik pojęć. Etykiety przycisków i pól są cytowane tak, jak widać je na ekranie. Opisy opierają się na wersji demo, w której powstała instrukcja, więc w Twoim wdrożeniu menu i listy wartości mogą się różnić. Skutku przycisku "Zapisz" w formularzach kartotek nie opisujemy jako potwierdzonego, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących i niczego w nim nie zapisujemy.

Dokumenty, które korzystają z kartotek, opisuje sekcja o formularzu dokumentu, a samo narzędzie możesz wypróbować w bezpłatnym demo magazynu palet.