Dokumenty paletowe w Studio PWS.net - od formularza do salda

Ruch palet w Studio PWS.net zapisuje pięć dokumentów: PZ i PW dla przyjęć, WZ i RW dla wydań oraz ZL dla przesunięć między lokalizacjami. Ta sekcja instrukcji opisuje to, co mają wspólnego: układ formularza, dwa kroki zapisu, okna z danymi transportu i podpisem oraz skutek zapisu dla stanu palet i sald. Przyda się magazynowi, który wprowadza dokumenty, i działowi rozliczeń, który sprawdza je po zapisie.

Pasek tytułu nosi napis DOKUMENT PZ, a karta formularza nazywa się "Dodaj dokument PZ". Nagłówek zawiera pola "Rodzaj dokumentu" z wartością domyślną "Dostawa palet", "Aktualizacja salda", "Kontrahent", "Adres dostawy", "Przewoźnik", "Kierowca" i "Numer kwitu" oraz wielowierszowe pole "Uwagi". Niżej stoi sekcja "Pozycje" z listami "Paleta" i "Lokalizacja", polem "Ilość" z wartością 1 i przyciskiem "Dodaj pozycję". Pomarańczowy pasek przy lewej krawędzi pola oznacza pole wymagane, a w stopce widać tylko przycisk "Więcej".

Pięć dokumentów w skrócie

Sekcja "Dokumenty paletowe" jest podziałem instrukcji, a nie pozycją menu programu. Dokumenty tworzy się z menu "Nowy" oraz z ekranów "Przyjęcia", "Wydania" i "Przesunięcia" w menu "Magazyn", a przegląda w rejestrach, do których te ekrany prowadzą. Tabela zestawia pięć dokumentów tak, jak działają w bazie demonstracyjnej.

Mapa stron o dokumentach paletowych

Każda strona sekcji opisuje jeden element wspólny dla dokumentów albo jeden dokument. Rejestry i ekrany z kafelkami opisuje sekcja Magazyn.

Proces dokumentu od formularza do salda

Dokument przechodzi przez kilka widoków, a każdy ma inną rolę w obiegu palet. Kolumna "Co się dzieje" opisuje skutek tak, jak działa program, a nie tak, jak zapisuje to umowa z kontrahentem. Obieg całej firmy, od kartoteki do raportu, pokazuje strona obieg palet w programie.

W praktyce firmowej każdy etap ma innego właściciela. Magazynier liczy palety i wprowadza dokument, kierownik sprawdza go przed zapisem, a dział rozliczeń wraca do niego przy uzgadnianiu salda z kontrahentem. Program nie wymusza takiego podziału, a w demo jedna rola, "Magazyn palet", ma pełny dostęp do wszystkich ekranów.

Dwa kroki zapisu

Przycisk "Bufor" zapisuje dokument do osobnego rejestru, a przycisk "Zapisz" zapisuje go do rejestru dokumentów. Przycisku "Zatwierdź" w programie nie ma. W pustym formularzu stopka ma tylko przycisk "Więcej", a zgodnie z przebiegiem pracy w programie "Bufor" i "Zapisz" towarzyszą dokumentowi po uzupełnieniu pól wymaganych i dodaniu pozycji, jak w oknie edycji dokumentu z bufora.

Reguła zapisu. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie i nie zmienia stanu ani sald zatwierdzonych. Numer powstaje przy zapisie przyciskiem "Zapisz", a od tej chwili ilości z dokumentu wchodzą do stanu i sald. W rejestrze nie ma edycji ani usuwania zapisanych dokumentów, więc pomyłkę wykrytą po zapisie wyrównuje w praktyce firmowej kolejny dokument, a zasady takich korekt ustala procedura Twojej firmy.

Dlatego bufor jest miejscem na sprawdzenie dokumentu z kwitem albo dokumentem przewozowym przed zapisem. Pole "Numer kwitu" jest zwykłym polem tekstowym, które wpisuje użytkownik. Kwit paletowy jest dokumentem umownym, a jego treść i skutki ustalają strony zgodnie z zasadą swobody umów z Kodeksu cywilnego. Program go nie generuje i nie sprawdza unikalności numeru.

Okna paska rejestru dokumentów

Pasek narzędzi zaczyna się od ikony menu oraz przycisków "Powrót" i "Dopisz", a dalej stoją "Transport", "Cechy", "Podgląd", "Wydruk" i "Podpis". Bez zaznaczonego wiersza te pięć jest nieaktywnych, a po kliknięciu komórki wiersza wszystkie stają się aktywne. Siatka ma kolumny "Nr dokumentu", "Data", "Numer kwitu", "Ilość", "Miejsce dostawy", "Dostawca / Odbiorca" i "Przewoźnik", a pod nagłówkami leży wiersz filtrów. W stopce stoją rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz opis "Strona x z y (łącznie n wierszy)".

Okna oglądano w rejestrze PZ, bo rejestry WZ, RW i ZL są w bazie demonstracyjnej puste, więc w pozostałych rejestrach opis dotyczy ich układu, a nie wierszy. Zestaw przycisków zależy od rejestru: rejestry PW i RW nie mają przycisku "Cechy", a w buforach nie ma przycisków "Transport", "Cechy" i "Podpis".

Rodzaj dokumentu niczym nie steruje. Wartości pola "Rodzaj dokumentu", na przykład "Bilans otwarcia" albo "Wysyłka towaru", klasyfikują dokument dla ludzi, ale w programie nic od nich nie zależy. Pole "Aktualizacja salda" wskazuje tylko, które z pól "Kontrahent" i "Przewoźnik" jest wymagane. O stanie i saldach decydują ilości z zapisanych dokumentów.

Jak czytać strony tej sekcji

Strony mają stałą kolejność. Zaczynają od miejsca elementu w obiegu palet, a dalej opisują pola lub kolumny z dokładnymi etykietami. Kończą się ćwiczeniem w demo oraz pytaniami i słownikiem. Cztery zasady obowiązują wszędzie.

• Etykiety. Nazwy przycisków, pól i kolumn są takie, jakie widzisz na ekranie.
• Baza demonstracyjna. Liczby pozycji na listach i wierszy w rejestrach zmieniają się razem z danymi, dlatego strony podają je tylko z tym dopiskiem.
• Przykład dokumentu PZ. Okna paska opisano na rejestrze PZ, a różnice w pozostałych rejestrach podano osobno.
• Demo bez zapisu. Konto demo jest wspólne, a zapisany dokument jest nieodwracalny, więc ćwiczenia polegają na oglądaniu i zamykaniu okien.