Podgląd i wydruk dokumentu - sprawdzenie dokumentu przed przekazaniem
Przycisk "Podgląd" otwiera dokument tylko do odczytu, a przycisk "Wydruk" otwiera okno "Wydruk raportu" z podglądem PDF wydruku dokumentu. Obie funkcje służą do sprawdzenia dokumentu przed wydaniem papieru kierowcy albo przed odłożeniem go do dokumentacji. Strona opisuje oba okna i układ wydruku dokumentu przyjęcia na przykładzie dokumentu PZ.
Okno ma tytuł "Wydruk raportu" i w nagłówku ikony "-" oraz "×". Na górze stoi lista "Język" i zielony przycisk "Generuj". Środek zajmuje osadzona przeglądarka PDF z paskiem narzędzi i podglądem całej strony dokumentu. U dołu leży lista "Format pliku", a po prawej przyciski "Zamknij" i zielony "Pobierz".
Na tej stronie
Podgląd i wydruk w obiegu dokumentu
W praktyce firmowej dokument przyjęcia lub wydania palet trzeba sprawdzić przed podpisaniem, a kierowca często oczekuje egzemplarza na papierze. Dowód księgowy dokumentujący przekazanie składników aktywów powinien zawierać podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto te składniki (art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości). Instrukcja nie rozstrzyga, czy wydruk dokumentu jest dowodem księgowym ani jak długo go przechowywać; ustal to z księgowym według polityki rachunkowości Twojej firmy. Program nie zapewnia zgodności z ustawą o rachunkowości.
W Studio PWS.net sprawdzenie dokumentu pełni "Podgląd", a egzemplarz do przekazania "Wydruk". Tabela zestawia cztery przyciski paska, które dotyczą pojedynczego dokumentu.
| Przycisk | Do czego służy | Okno | Gdzie jest |
|---|---|---|---|
| Podgląd | Sprawdzenie dokumentu bez możliwości zmiany. | "Dokument PZ" tylko do odczytu | Rejestry i bufory. |
| Wydruk | Wydruk dokumentu przyjęcia z podglądem PDF. | "Wydruk raportu" | Rejestry i bufory. |
| Podpis | Potwierdzenie odbioru podpisem na ekranie; opisuje je strona Podpis odbioru. | Okno z polem do podpisu | Tylko rejestry zapisanych dokumentów. |
| Edytuj | Zmiana dokumentu z bufora. | "Edytuj dokument PZ" | Tylko bufory, zob. Bufor i zapis dokumentu. |
Okno podglądu tylko do odczytu
Okno "Dokument PZ" ma układ formularza dodawania dokumentu, lecz wszystkie pola są szare. Od góry widać "Rodzaj dokumentu", "Aktualizacja salda", "Kontrahent", "Adres dostawy", "Przewoźnik", "Kierowca", "Numer kwitu" i "Uwagi". Poniżej leży siatka pozycji z kolumnami "l.p.", "Indeks", "Nazwa", "Ilość", "Magazyn", "Lokalizacja" i "Uwagi", z wierszem filtrów i stronicowaniem 30, 50 i 70. Pod siatką stoi sekcja "Podsumowanie" z polami "Liczba pozycji" i "Suma ilości w pozycjach".
W stopce okna stoi tylko "Więcej". Okno zamykasz krzyżykiem w prawym górnym rogu, bo nie ma w nim przycisku "Zamknij". Podgląd działa tak samo w rejestrze zapisanych dokumentów, który opisuje strona Dokumenty PZ, i w buforze opisanym na stronie Dokumenty PZ - bufor.
Reguła podglądu. Podgląd otwiera dokument tylko do odczytu, więc nie zmienia jego danych. Do oglądania dokumentów z bufora używaj podglądu, a nie przycisku "Edytuj", który blokuje rekord i oznacza go w kolumnie "Typ" jako "Wersja robocza".
Parametry okna wydruku raportu
Podgląd generuje się od razu po otwarciu okna. Przycisk "Generuj" odświeża go po zmianie parametrów. Ogólne zasady wydruków w programie opisuje strona Wydruki.
| Element | Wartości | Uwagi |
|---|---|---|
| Język | "English" i "Polski" | Domyślnie "Polski". |
| Generuj | przycisk | Odświeża podgląd po zmianie parametrów. |
| Przeglądarka PDF | pasek narzędzi przeglądarki PDF (panel boczny, szukanie, numer strony, powiększenie, drukowanie) | Pokazuje jedną stronę dokumentu. Skalę wybierasz z listy w pasku. |
| Format pliku | "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" i "PDF" | Domyślnie "PDF". Lista leży obok przycisku "Pobierz". |
| Pobierz | przycisk | Instrukcja opisuje tylko jego etykietę. |
| Zamknij | przycisk | Zamyka okno bez zmian w dokumencie. |
Mechanizm podglądu. Okno wydruku generuje podgląd PDF od razu po otwarciu, bez kliknięcia "Generuj". Przycisk "Generuj" jest potrzebny dopiero po zmianie parametru, na przykład języka, bo wtedy podgląd trzeba odświeżyć.
Układ wydruku dokumentu przyjęcia
Wydruk przykładowego dokumentu przyjęcia zajmuje jedną stronę A4. Nie jest to kwit paletowy: kwit to dokument handlowy, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie albo w regulaminie. Wydruk jest wydrukiem dokumentu z programu, a numer kwitu pojawia się na nim tylko jako pole dokumentu.
| Część wydruku | Zawartość |
|---|---|
| Nagłówek | Logo i wizytówka firmy wystawcy. |
| Dane wystawcy | Nazwa spółki, adres, NIP, telefon i e-mail. |
| Tytuł i data | Po prawej stronie tytuł wydruku i data dokumentu. |
| Numer dokumentu | Wiersz "Dokument nr" z numerem dokumentu. |
| Dane dokumentu | Blok "Kontrahent" z nazwą i adresem oraz pola "Miejsce dostawy", "Nr kwitu" i "Uwagi". |
| Pozycje | Tabela z kolumnami "L.p", "Indeks", "Nazwa", "Magazyn" i "Ilość". |
| Suma | Ramka "Suma" z wierszem "Ilość sztuk". |
| Podpisy | Dwa pola podpisu: dla osoby wydającej i dla osoby przyjmującej towar. |
| Numeracja stron | Napis "Strona 1 / 1". |
Pola podpisu na wydruku to miejsce na podpisy odręczne na papierze. Podpis składany na ekranie jest osobną funkcją rejestru. Układ opisano dla dokumentu PZ. Rejestry WZ, RW i ZL są w bazie demonstracyjnej puste, więc ich wydruków nie oglądano i nie twierdzimy, że wyglądają tak samo.
Dostępność i kolejność pracy
Przyciski "Podgląd" i "Wydruk" są na pasku rejestrów PZ, PW, WZ, RW i ZL oraz ich buforów. Aktywację po zaznaczeniu wiersza widziano w rejestrze i buforze PZ, bo pozostałe rejestry są w bazie demonstracyjnej puste. Typowa kolejność pracy zaczyna się od podglądu, który pozwala porównać dokument z kwitem lub dokumentem przewozowym. Dopiero potem warto wydrukować dokument i przekazać go do podpisu. Dane przewozu uzupełnia się w oknach opisanych na stronie Transport i cechy dokumentu, a pola dokumentu poznasz na stronie Formularz dokumentu: nagłówek i pozycje.
Typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Wydruk z bufora pokazuje numer techniczny w polu numeru dokumentu | Dokument nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie. | Zapisz dokument przyciskiem "Zapisz" i wydrukuj go z rejestru. |
| Okno "Dokument PZ" nie ma przycisku "Zamknij" | Podgląd zamyka się krzyżykiem. | Kliknij "×" w prawym górnym rogu okna. |
| Przyciski "Podgląd" i "Wydruk" są szare | Nie zaznaczono wiersza. | Kliknij dowolną komórkę wiersza. |
| Po zmianie języka podgląd się nie zmienił | Podgląd odświeża się dopiero po wybraniu "Generuj". | Kliknij "Generuj". |
| Potrzebny jest plik w innym formacie niż PDF | Lista "Format pliku" ma cztery wartości. | Wybierz format na liście "Format pliku"; w demo nie używaj "Pobierz". |
Oba okna obejrzysz w bezpłatnym demo Studio PWS.net. Konto jest wspólne, więc nie używaj przycisku "Pobierz".
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: porównaj podgląd dokumentu PZ z jego wydrukiem i sprawdź sumę ilości
Uczeń sprawdza, czy wydruk dokumentu zgadza się z podglądem, tak jak robi to magazynier przed przekazaniem dokumentu kierowcy. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut.
- W menu Magazyn wybierz Przyjęcia i otwórz "Dokumenty PZ". Zaznacz wiersz i kliknij "Podgląd".
- Odczytaj pola nagłówka oraz kolumny pozycji, a w sekcji "Podsumowanie" wartości "Liczba pozycji" i "Suma ilości w pozycjach". Zamknij okno krzyżykiem.
- Zaznacz ten sam dokument, kliknij "Wydruk" i poczekaj na podgląd PDF. Odszukaj na wydruku dane wystawcy, wiersz "Dokument nr", tabelę pozycji, ramkę "Suma" i pola podpisów.
- Porównaj wartość z wiersza "Ilość sztuk" w ramce "Suma" z wartością "Suma ilości w pozycjach" z podglądu.
- Rozwiń listy "Język" i "Format pliku", odnotuj ich wartości i zamknij je bez zmiany wyboru. Nie klikaj "Pobierz". Zamknij okno przyciskiem "Zamknij".
- Otwórz "Dokumenty PZ - bufor", zaznacz wiersz, kliknij "Wydruk" i porównaj zawartość wiersza "Dokument nr" z numerem z rejestru. Zamknij okno przyciskiem "Zamknij". Jeśli bufor jest pusty, opisz stan pusty ekranu i pomiń ten krok.
Pytanie kontrolne. Dlaczego numer na wydruku z bufora różni się od numeru dokumentu z rejestru i co musi się stać, aby dokument dostał numer?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia i wydania zapasów" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5 Przyjmowanie i wydawanie zapasów, efekt 5 w zawodach technik logistyk i magazynier-logistyk), w tym kryterium "analizuje dokumenty magazynowe pod względem poprawności zapisów" (rozporządzenie MEN z 16.05.2019, Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy podgląd zmienia dokument?
Nie. Okno "Dokument PZ" jest tylko do odczytu, a wszystkie jego pola są szare. Okno zamykasz krzyżykiem w prawym górnym rogu.
Czy wydruk dokumentu przyjęcia jest kwitem paletowym?
Nie. Wydruk pochodzi z programu i nie zastępuje kwitu. Kwit paletowy jest dokumentem handlowym, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie, a "Numer kwitu" to pole tekstowe dokumentu wpisywane ręcznie.
W jakich formatach mogę przygotować plik wydruku?
Lista "Format pliku" ma cztery wartości: "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" i "PDF". Domyślnie wybrany jest PDF.
Czy mogę wydrukować dokument z bufora?
Tak, bufor ma przycisk "Wydruk". W polu numeru dokumentu stoi wtedy numer techniczny, bo dokument nie ma jeszcze numeru z rejestru.
Czy wydruk dokumentu WZ wygląda tak samo jak wydruk dokumentu PZ?
Instrukcja tego nie rozstrzyga. Układ opisano dla dokumentu PZ, a rejestry WZ, RW i ZL są w bazie demonstracyjnej puste, więc ich wydruków nie oglądano.
Słownik pojęć
- Podgląd
- Okno "Dokument PZ" z danymi dokumentu tylko do odczytu, zamykane krzyżykiem.
- Wydruk raportu
- Okno z podglądem PDF wydruku dokumentu, listą "Język" i listą "Format pliku".
- Podgląd PDF
- Osadzona w oknie przeglądarka PDF, która pokazuje wydruk jednej strony i odświeża się przyciskiem "Generuj".
- Format pliku
- Lista z wartościami "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" i "PDF", leżąca obok przycisku "Pobierz".
- Numer techniczny
- Numer dokumentu w buforze, który pojawia się na wydruku z bufora zamiast numeru z rejestru.
- Dowód księgowy
- Dokument opisujący operację gospodarczą, który według ustawy o rachunkowości zawiera m.in. podpisy stron przekazania składników aktywów.