Dokumenty w buforze - kontrola przed założeniem inwentaryzacji

Ekran Dokumenty w buforze w hubie Inwentaryzacja zbiera w jednej tabeli dokumenty magazynowe, które ktoś zapisał w buforze, ale jeszcze nie zapisał do rejestru. Program nie pozwala założyć spisu w zakresie, w którym takie dokumenty leżą. Kierownik magazynu sprawdza ten ekran przed każdą inwentaryzacją.

Pasek narzędzi ma ikonę trzech kresek, przyciski Powrót i Odśwież oraz czerwony przycisk Usuń, który jest szary, dopóki nie zaznaczysz wiersza. Siatka zaczyna się od kolumny Edytowany z ikoną kłódki i filtrem w formie listy, potem idą Typ dokumentu, Nr dokumentu, Data, Magazyn, Numer kwitu i Ilość na żółtym tle. Dalej widać kolumny Typ, Nazwa palety oraz Dostawca / Odbiorca, a po przewinięciu w prawo także przewoźnika, kierowcę, miejsce dostawy i uwagi. W bazie demonstracyjnej tabela ma niewielką liczbę wierszy, a ich liczba zmienia się, bo konto demo jest wspólne.

Miejsce ekranu w przygotowaniu spisu

Ekran jest listą kontrolną. Nie otwiera się z niego dokumentów: pasek nie ma przycisków Edytuj ani Podgląd, bo służą do tego rejestry buforów przyjęć i wydań. Tu sprawdzasz, czy w zakresie planowanego spisu nie czeka żaden dokument, i od razu decydujesz, co z nim zrobić.

Dlaczego bufor blokuje założenie inwentaryzacji

W praktyce firmowej spis porównuje to, co policzono na regałach, ze stanem w ewidencji. Dokument w buforze opisuje ruch, który ktoś rozpoczął, ale ewidencja jeszcze go nie uznała. Gdyby spis ruszył w takiej chwili, część palet mogłaby się nie zgadzać z arkuszem tylko dlatego, że papier ma już dokument, a program jeszcze go nie liczy.

W programie założenie inwentaryzacji jest blokowane, gdy w jej zakresie są dokumenty w buforze. Okno Nowa inwentaryzacja pokazuje to jeszcze przed zapisem: przy lokalizacjach i paletach z takimi dokumentami, a także na liście stref, widać dopisek Występują dokumenty w buforze. Liczba pozycji: n, gdzie n to liczba pozycji w buforze.

Okno Dopisanie inwentaryzacji do Asortymentu pokazuje pola Oddział i Magazyn tylko do odczytu oraz wymaganą listę Asortyment z pomarańczową krawędzią. Każda pozycja listy ma nazwę palety i liczbę w nawiasie, która jest sumą stanu i bufora. Palety z dokumentami w buforze mają pod nazwą dopisek o buforze. Okno zamyka przycisk Zamknij; jeśli pojawi się okno Potwierdzenie, wybierz Tak.

Reguła założenia. W programie nie założysz inwentaryzacji w zakresie, w którym są dokumenty w buforze. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie i nie zmienia stanu zapisanych dokumentów. Jego ilość widać tylko w kolumnie Ilość - bufor w saldzie magazynowym.

Kolumny ekranu

Kolumna Nr dokumentu zawiera numer techniczny, bo dokument z bufora nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie. Dokumenty z tego ekranu dotyczą tych samych ilości, które widać w kolumnie Ilość - bufor w saldzie magazynowym.

Blokada rekordu i typ dokumentu w buforze

Obie kolumny pokazują, że dokument w buforze bywa w użyciu. Rekord otwarty do edycji jest zablokowany, żeby dwie osoby nie zmieniały go jednocześnie.

Edytuj blokuje rekord. Otwarcie dokumentu z bufora przyciskiem Edytuj zmienia jego typ na Wersja robocza i zakłada blokadę. Zdejmuje ją przycisk Zamknij oraz odpowiedź Tak w oknie Potwierdzenie, jeśli się pojawi. Do oglądania dokumentu używaj przycisku Podgląd, zwłaszcza na koncie demo, które jest wspólne.

Co zrobić z dokumentami w buforze przed spisem

Zapisanego dokumentu program nie pozwala ani edytować, ani usunąć, dlatego rozstrzygnięcie podejmij przed przyciskiem Zapisz. Zasady zapisu opisuje strona o skutku dokumentu dla stanu i salda.

Przycisk Usuń jest na pasku tego ekranu. Instrukcja nie opisuje jego skutku, więc na wspólnym koncie go nie używamy, a decyzję co do dokumentu podejmuje autor albo kierownik magazynu.

Jeden bufor w trzech miejscach. Te same dokumenty widać jako licznik Dokumenty PZ - bufor (n) na pulpicie HOME, jako ilość w kolumnie Ilość - bufor w saldzie magazynowym i jako wiersze na tym ekranie. Dzięki temu rozbieżność między saldem a papierami da się wyjaśnić bez otwierania każdego dokumentu. Wyszukiwarka dokumentów obejmuje tylko dokumenty zapisane, więc bufora w niej nie znajdziesz - opisuje to strona o wyszukiwarce dokumentów.

Typowe sytuacje

Filtrowanie i sortowanie listy działa jak w każdej siatce; zasady opisuje strona o siatce rejestru. Po przygotowaniu bufora możesz przejść do huba Inwentaryzacja, a wynik zamkniętego spisu odczytasz na stronie o niedoborach i nadwyżkach. Wszystkie ekrany sprawdzisz w bezpłatnym demo Studio PWS.net.