Inwentaryzacje zamknięte - zakończone spisy i pozycje różnic

Rejestr Inwentaryzacje zamknięte przechowuje spisy, które zakończono, razem z informacją, kto je zapisał i jaka komisja je wykonała. Z tej listy wraca się do wyników po zakończeniu spisu: otwiera okno z nadwyżkami i niedoborami oraz drukuje arkusz Spis z natury. Z tego ekranu nie edytuje się ani nie usuwa zamkniętych spisów, więc rejestr służy kierownikowi magazynu i działowi rozliczeń do odczytu wyników.

Pasek zawiera ikonę trzech kresek i przyciski Powrót, Nadwyżki/niedobory oraz Wydruk. Brakuje przycisków Edytuj, Komisja, Usuń i Zamknij, które występują tylko na liście inwentaryzacji otwartych. Siatka ma kolumny Typ, Nr dokumentu, Data, Magazyn, Oddział, Lokalizacja, Kontrahent, Indeks artykułu i Nazwa artykułu, a pozostałe odsłania przewinięcie w prawo. Pod nagłówkami leży wiersz filtrów, a na dole stoi stronicowanie z opisem liczby wierszy.

Miejsce rejestru w procesie inwentaryzacji

Zamknięty spis kończy proces, który zaczyna się w ekranie Nowa inwentaryzacja. Tabela pokazuje, gdzie w programie leży każdy etap i co z niego zostaje po zamknięciu.

Całość inwentaryzacji w menu Magazyn opisuje strona inwentaryzacja.

Kolumny listy

Wszystkie kolumny są widoczne domyślnie. Układ jest prawie taki sam jak na liście otwartych, ale w tym rejestrze kolumna Data zapisu stoi przed kolumną Zapisał, a nie po niej.

W bazie demonstracyjnej lista zawiera 10 zamkniętych inwentaryzacji: sześć dotyczy lokalizacji, cztery asortymentu. Komisję zapisano w bazie demonstracyjnej tylko w dwóch wierszach, więc w pozostałych kolumny Komisja są puste. Filtry i sortowanie oraz widoki działają tu tak samo jak w pozostałych rejestrach, co opisuje strona siatka rejestru.

Pasek narzędzi

Okno z pozycjami nadwyżek i niedoborów

Okno zajmuje prawie cały ekran i ma nagłówki Nr dokumentu, Data, Magazyn, Kontrahent, Przewoźnik, Indeks, Nazwa, Ilość i Lokalizacja, a dalej, po przewinięciu, kolumny Uwagi, Data zapisu i Numer referencyjny. Pole daty w kolumnach Data i Data zapisu otwiera kalendarz. W bazie demonstracyjnej okno dla każdej z dziesięciu zamkniętych inwentaryzacji pokazuje napis "Brak danych" i opis "łącznie 0 wierszy", czyli w bazie demonstracyjnej żadna zamknięta inwentaryzacja nie ma pozycji nadwyżek ani niedoborów.

Takie same kolumny mają ekrany niedobory i nadwyżki w menu inwentaryzacji, które pokazują dokumenty różnic. Okno z paska dotyczy jednego, zaznaczonego spisu.

Co daje zamknięcie inwentaryzacji

Reguła zamknięcia spisu. W programie zamknięcie inwentaryzacji tworzy dokumenty różnic: nadwyżki, gdy ilość faktyczna jest większa od ilości w systemie, i niedobory, gdy jest mniejsza. Dokumenty powstają jako zapisane od razu, więc wchodzą do stanu jak inne zapisane dokumenty: nadwyżka zwiększa ilość palety w lokalizacji, a niedobór ją zmniejsza. Zamknięty spis przestaje blokować lokalizacje i palety.

Pozycje bez różnicy nie tworzą żadnego dokumentu. W bazie demonstracyjnej ilość w systemie i ilość faktyczna są równe we wszystkich pozycjach zamkniętych spisów, co zgadza się z pustym oknem różnic. Gdy powstanie dokument różnicy, na ekranach niedoborów i nadwyżek nie ma jego edycji ani usuwania, a poprawka wymaga kolejnego dokumentu lub inwentaryzacji. Skutek dokumentów dla stanu i sald opisuje strona skutek dokumentu dla stanu i salda.

Protokół i komisja w praktyce firmowej

Ustawa o rachunkowości wymaga co do zasady inwentaryzacji składników aktywów na koniec roku obrotowego oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic między stanem rzeczywistym a księgami w księgach tego roku (art. 26 i 27). Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji trzeba udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Treść przepisów znajdziesz w ustawie o rachunkowości.

W praktyce firmowej różnicę między stanem policzonym a stanem w ewidencji nazywa się niedoborem, gdy palet jest mniej, albo nadwyżką, gdy jest ich więcej. Ustawa nie używa tych słów jako terminów w art. 26 i 27: mówi o różnicach między stanem rzeczywistym a księgami. Spis z natury obejmuje także cudze składniki aktywów powierzone jednostce do używania lub przechowania, z powiadomieniem właściciela o wynikach spisu, przy czym przepis zawiera wyłączenie dla jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2), a sposób ujęcia palet własnych i obcych w księgach określa polityka rachunkowości Twojej firmy.

Typowe sytuacje

Rejestr służy do odczytu. Z tego ekranu nie zmienisz spisu. Okno z paska pokazuje różnice jednego spisu, a przycisk Wydruk otwiera arkusz Spis z natury. Okno Wydruk raportu opisuje strona wydruki.

Ekran możesz obejrzeć w bezpłatnym demo Studio PWS.net, gdzie konto ma jedną rolę Magazyn palet.