Notatki i dyskusja przy kartotekach i dokumentach Studio PWS.net

Okna Notatki i Dyskusja otwierasz z menu trzech kresek dla zaznaczonego wiersza kartoteki albo dokumentu. W gospodarce paletowej służą do zapisania ustaleń z kontrahentem, uwag o stanie palet po dostawie i pytań między magazynem a działem rozliczeń. Strona opisuje oba okna, pokazuje, na których ekranach są dostępne, i wyjaśnia, czego nie zastępują.

Okno ma tytuł "Notatki" oraz przyciski "-" i "×" w nagłówku. Pośrodku stoi komunikat "Brak notatek do wyświetlenia", a pod nim zielony przycisk "Dodaj nową notatkę". W stopce znajduje się przycisk "Zamknij". Kartoteka Palety jest w tle przyciemniona, a okno dotyczy wiersza zaznaczonego przed jego otwarciem.

Gdzie działają notatki i dyskusja

Obie pozycje stoją w menu trzech kresek obok eksportu do Excela i okien dodatkowych. Na ekranach z siatką są szare, dopóki żaden wiersz nie jest zaznaczony. Dostępność zależy od ekranu, bo każda siatka ma własną konfigurację menu.

Okno notatek

Okno Notatki dotyczy jednego rekordu, na przykład palety albo dokumentu. Otwiera się dla zaznaczonego wiersza, więc zawsze najpierw kliknij komórkę w odpowiednim wierszu. Pozostałe elementy okna opisuje lista.

• Stan pusty - gdy rekord nie ma notatek, okno pokazuje komunikat "Brak notatek do wyświetlenia".
• Dodaj nową notatkę - zielony przycisk pod komunikatem; w bezpłatnym demo go nie używamy, bo konto jest wspólne.
• Zamknij - przycisk w stopce, który zamyka okno bez zmian.
• Nagłówek okna - tytuł "Notatki" oraz przyciski "-" i "×" po prawej stronie.

Okno dyskusji

Dyskusja ma inny układ niż Notatki. Zamiast listy z przyciskiem dodawania zawiera sekcję "POSTY" z wpisami oraz pole "Nowy post" pod nią. Przycisk "Dodaj" jest szary, dopóki pole jest puste.

Okno otwarto z rejestru Dokumenty PZ dla zaznaczonego dokumentu. Na górze stoi nagłówek "POSTY" z komunikatem "Nie ma jeszcze żadnych postów". Niżej leży pole "Nowy post" z pomarańczowym obramowaniem i przycisk "Dodaj" po prawej stronie. W stopce stoi przycisk "Zamknij", a w nagłówku okna - przyciski "-" i "×". Gdy dyskusja ma wpisy, każdy z nich pokazuje autora i datę.

Ostatni wiersz tabeli to praktyka, a nie reguła programu. Program nie narzuca, co wpisać do notatki, a co do dyskusji, więc warto ustalić to w zespole.

Do czego służą w gospodarce paletowej

W praktyce firmowej saldo palet to wynik rozliczenia palet wydanych i zwróconych z danym kontrahentem. Zasady rozliczania, w tym sposób wyrównania różnic, strony ustalają w umowie, zgodnie z zasadą swobody umów (art. 353(1) Kodeksu cywilnego). Ustalenia z rozmów, wyjątki od umowy i uwagi o jakości palet rzadko mieszczą się w polach dokumentu, dlatego warto zapisać je przy rekordzie zamiast przekazywać telefonicznie.

Rozbieżności w liczbie palet warto stwierdzić przy odbiorze, na dokumencie przewozowym lub kwicie, bo od przyjęcia przesyłki bez zastrzeżeń zależą roszczenia wobec przewoźnika. Kwit paletowy to dokument handlowy, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie albo w regulaminie; ustawa nie określa jego wzoru. Notatka w programie jest wewnętrznym zapisem Twojej firmy i nie zastępuje tych dokumentów.

Reguła skutku. Notatka i post w dyskusji nie są pozycją dokumentu, więc nie zmieniają stanu palet ani salda kontrahenta. Stan i salda wynikają z pozycji zapisanych dokumentów, a opis tego mechanizmu znajdziesz na stronie skutek dokumentu dla stanu i salda.

Czego notatki i dyskusja nie zastępują

Notatka nie zastępuje pola Uwagi dokumentu. Uwaga, która ma być widoczna na wydruku dokumentu, trafia do pola Uwagi w formularzu, bo wydruk przyjęcia zawiera blok z uwagami. Zasady wydruku opisuje strona podgląd i wydruk dokumentu. Dla plików, których nie wpiszesz jako tekst, służą pozostałe okna menu, opisane na stronie opis okien plików i załączników.

Instrukcja nie opisuje powiadomień o nowych wpisach w dyskusji, a pasek górny konta demo nie ma ikony powiadomień ani czatu, więc o ważnym poście poinformuj zainteresowaną osobę osobno. O tym, kto widzi wpisy, decyduje zakres konta i konfiguracja wdrożenia.

Dane osobowe we wpisach. W notatce o dostawie łatwo wpisać imię i nazwisko kierowcy, a to dane osobowe w rozumieniu RODO. Zbieraj tylko te dane, które są potrzebne do celu wpisu, i ustal w firmie, jak długo wpisy się przechowuje. Okres przechowywania wpisów ustala Twoja firma, a program nie zapewnia zgodności z RODO.

Wspólny układ menu i paska opisuje strona siatka rejestru, a miejsce notatek w całym procesie - strona obieg palet w programie. Okna możesz obejrzeć w bezpłatnym demo magazynu palet.