Podpis odbioru - podpis odręczny na ekranie w dokumencie paletowym

Przycisk "Podpis" w rejestrze dokumentów otwiera okno z polem do narysowania podpisu odręcznego i wymaganym polem tekstowym "Podpis". Okno pozwala potwierdzić przekazanie lub przyjęcie palet podpisem na ekranie. Strona opisuje okno, jego miejsce w obiegu palet i status prawny takiego podpisu.

Okno nie ma tytułu, a w prawym górnym rogu ma tylko krzyżyk. Większą część okna zajmuje biała kanwa do rysowania podpisu. Pod nią stoi pole tekstowe "Podpis" z pomarańczowym paskiem wymagalności, a w stopce przyciski "Zamknij" i zielony "Zapisz". W tle widać rejestr dokumentów z zaznaczonym wierszem.

Po co potwierdzenie odbioru w obiegu palet

W praktyce firmowej kwit paletowy to dokument handlowy, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie albo w regulaminie. Zawiera liczbę i rodzaj palet oraz podpisy osób, które je wydały i przyjęły, a ustawa nie określa jego wzoru. Rozbieżności w liczbie palet warto stwierdzić przy odbiorze, bo od przyjęcia przesyłki bez zastrzeżeń zależą roszczenia wobec przewoźnika.

Dowód księgowy dokumentujący przekazanie składników aktywów powinien zawierać podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto te składniki (art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości). Ustawa nie wymienia kwitu paletowego, więc instrukcja nie rozstrzyga, czy dokument paletowy jest dowodem księgowym ani jak długo go przechowywać; ustal to z księgowym według polityki rachunkowości Twojej firmy. Program nie zapewnia zgodności z ustawą o rachunkowości. W Studio PWS.net okno "Podpis" służy do złożenia podpisu na ekranie, ale nie zastępuje pozostałych elementów dokumentu.

Elementy okna podpisu

Okno otwiera się po zaznaczeniu wiersza i kliknięciu "Podpis". Okno nie ma widocznych przycisków cofania ani czyszczenia kanwy. Instrukcja nie opisuje miejsca, w którym zapisany podpis pojawia się przy dokumencie, bo zależy ono od konfiguracji wdrożenia.

Gdzie jest przycisk do podpisu

Pasek narzędzi zaczyna się od ikony menu i przycisków "Powrót" oraz "Dopisz". Dalej stoją "Transport", "Cechy", "Podgląd", "Wydruk" i "Podpis". Przyciski od "Transport" do "Podpis" są nieaktywne, dopóki nie klikniesz komórki wiersza. Siatka pokazuje m.in. kolumny "Nr dokumentu", "Data", "Numer kwitu" i "Ilość".

Przycisk "Podpis" jest w rejestrach PZ, PW, WZ, RW i ZL, a w buforach go nie ma. Okno opisano na przykładzie dokumentu PZ, bo rejestry WZ, RW i ZL są w bazie demonstracyjnej puste. Bufor i zapis dokumentu opisuje strona Bufor i zapis dokumentu, a sam rejestr strona Dokumenty PZ.

Podpis na ekranie a przepisy

Podpis odręczny złożony na ekranie jest zapisem w postaci elektronicznej, który strony mogą traktować jako potwierdzenie odbioru. Nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ustawa nie określa formy kwitu paletowego, a wartość dowodową zapisu ocenia sąd na podstawie całości materiału.

Rozporządzenie eIDAS definiuje podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi i użyte przez podpisującego jako podpis (art. 3 pkt 10). Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną (art. 25 ust. 1). Skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu ma tylko podpis kwalifikowany (art. 25 ust. 2).

Reguła statusu podpisu. Podpis narysowany w oknie nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Instrukcja nie opisuje, jakie dodatkowe dane program zapisuje razem z podpisem, więc nie traktuj go jako dowodu, którego nie da się podważyć. Formę potwierdzenia odbioru ustal z kontrahentem w umowie.

Dane osobowe osoby podpisującej

Podpis odręczny i tekst wpisany w polu "Podpis" mogą wskazywać osobę, która potwierdza odbiór. Jeśli pozwalają ją zidentyfikować, są danymi osobowymi w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 rozporządzenia RODO, zbiera tylko dane potrzebne do celu dokumentu i przechowuje je nie dłużej, niż to niezbędne. RODO nie wyznacza jednego okresu przechowywania takich dokumentów, dlatego okres ustal w polityce firmy. Program nie zapewnia zgodności z RODO i nie usuwa danych po upływie okresu przechowywania.

Pliki dołączane do dokumentu opisuje strona o załącznikach do dokumentów. Pola nagłówka dokumentu poznasz na stronie Formularz dokumentu: nagłówek i pozycje.

Typowe sytuacje

Konto wspólne w demo. W bezpłatnym demo wszyscy testujący korzystają z jednego konta, więc okno podpisu tylko otwieraj i opisuj. Nie rysuj podpisu, niczego nie wpisuj w pole "Podpis" i nie klikaj "Zapisz". Okno obejrzysz w demo Studio PWS.net.