Przewoźnicy i kierowcy - kartoteka z saldem palet przewoźnika

Kartoteka Przewoźnicy ma ten sam układ co kartoteka dostawców i odbiorców, ale prowadzi osobne saldo palet dla firm transportowych oraz listę ich kierowców. Dzięki temu palety, które wyjechały na naczepie, nie mieszają się w saldzie z paletami kontrahenta, do którego jechały. Kierowca nie ma własnego salda: jest kontaktem przewoźnika i polem opisowym dokumentu.

Pasek narzędzi ma przyciski od lewej: Dopisz, Edytuj, Podgląd, Salda, Wydruk, Kierowcy, Historia, a po prawej ikonę palety z ustawieniami widoku. Siatka ma te same osiemnaście kolumn co kartoteka dostawców i odbiorców, od Aktywne do Numer referencyjny. Komórki Nazwa mają kolor zapisany przy przewoźniku, a kolumna Saldo palet żółte tło. W bazie demonstracyjnej opis stopki brzmi "Strona 1 z 1 (łącznie 21 wierszy)".

Przewoźnik w obiegu palet

W praktyce firmowej przewoźnik jest stroną rozliczeń: kierowca przywozi palety do magazynu albo odbiera je do dalszej dostawy, a ich liczbę potwierdza dokument. Zasady rozliczeń ustala umowa, więc terminy zwrotu i sposób wyrównania różnic różnią się między firmami. Rozbieżności w liczbie palet warto stwierdzić przy odbiorze, na dokumencie przewozowym albo na kwicie, bo od przyjęcia przesyłki bez zastrzeżeń co do zasady zależą roszczenia wobec przewoźnika (art. 76 Prawa przewozowego).

W Studio PWS.net saldo przewoźnika liczy się z pola Przewoźnik w dokumencie i jest niezależne od salda kontrahenta z pola Kontrahent. Kierowca należy do przewoźnika, a w dokumencie występuje jako osobne pole opisowe.

Czym kartoteka różni się od kartoteki dostawców i odbiorców

Szkielet jest wspólny: kolumny i filtry działają tak samo, jak opisuje strona dostawcy i odbiorcy. Różnice dotyczą paska narzędzi i formularza.

Reguła salda przewoźnika. Saldo palet przewoźnika jest sumą ilości z dokumentów zapisanych z tym przewoźnikiem w polu Przewoźnik. Kierowca nie ma salda, bo program liczy je dla przewoźnika, a kierowcę zapisuje przy dokumencie jako informację o tym, kto jechał. Interpretację salda ustala umowa z przewoźnikiem, a nie kartoteka.

Okno kierowców

Przycisk Kierowcy rozwija listę z pozycjami Dopisz kierowcę i Przeglądaj. Przeglądaj otwiera okno z nazwą przewoźnika w tytule i listą jego kierowców.

Pasek okna ma ikonę menu, przyciski Dopisz (aktywny), Edytuj i Wydruk (nieaktywne bez zaznaczenia) oraz ikonę palety. Siatka zawiera kolumny Aktywny oraz Imię i nazwisko, a dalej Miejscowość, Kod pocztowy, Ulica, Telefon, E-mail, Zapisał, Data zapisu i Numer referencyjny. W bazie demonstracyjnej przykładowy przewoźnik ma jednego kierowcę, a stopka pokazuje jedną stronę z jednym wierszem. Dane kierowcy w takim oknie to dane osobowe, które omawia sekcja o danych osobowych kierowców.

Formularz dopisywania kierowcy

Formularz otwiera pozycja Dopisz kierowcę albo przycisk Dopisz w oknie Kierowcy. Jego tytuł zawiera nazwę przewoźnika, a pola Kontrahent i Typ kontaktu pokazują, że kierowca jest w programie kontaktem przewoźnika, a nie osobnym kontrahentem.

Okno składa się z dwóch sekcji. Dane podstawowe zawierają pola Aktywny, Kontrahent, Typ kontaktu i Kraj, a Dane kierowcy wszystkie pozostałe. Stopka ma przyciski Zamknij i Zapisz. Przy etykietach Imię, Nazwisko, Miejscowość i Ulica widać szare kropki z podpowiedziami.

Wartości listy Typ kontaktu pochodzą ze słownika opisanego na stronie słowniki. Słownik jest tylko do odczytu, więc z formularza nie dodasz nowego typu kontaktu.

Dane osobowe kierowców

Imię i nazwisko kierowcy w dokumencie paletowym to dane osobowe. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 rozporządzenia RODO, zbiera tylko dane potrzebne do celu dokumentu i przechowuje je nie dłużej, niż to niezbędne. RODO nie wyznacza jednego okresu przechowywania takich dokumentów, dlatego okres ustal w polityce firmy.

Program nie zapewnia zgodności z RODO. Kolumna Kierowca w oknie Historia obrotów pokazuje imię i nazwisko, a okno Kierowcy także adres, telefon i e-mail. W opisanych ekranach nie ma funkcji usuwania ani anonimizowania danych po upływie okresu przechowywania. Ocena podstawy prawnej i okresu przechowywania należy do Twojej firmy.

Salda i historia obrotów przewoźnika oraz wydruk karty

Lista Wydruk ma jeszcze dwie pozycje: Palety i lokalizacje oraz Salda palet. Kolumna Saldo okna Historia obrotów zawiera tekst Przewoźnik albo Dostawca/Odbiorca, a nie liczbę. Wydruki omawia strona wydruki.

Typowe sytuacje w kartotece przewoźników