Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne - dokumenty różnic po spisie

Ekrany Niedobory inwentaryzacyjne i Nadwyżki inwentaryzacyjne zbierają dokumenty różnic, które program tworzy przy zamknięciu inwentaryzacji. Niedobór oznacza mniej palet, niż pokazywała ewidencja, nadwyżka - więcej. Kierownik magazynu i dział rozliczeń znajdą tu wynik spisu w postaci dokumentów, a nie tylko dwóch liczb w arkuszu.

Pasek narzędzi ma ikonę trzech kresek, przycisk Powrót i szary przycisk Wydruk, a po prawej tytuł ekranu i ikonę palety z ustawieniami widoku. Siatka zaczyna się od kolumn Nr dokumentu, Data, Magazyn, Kontrahent, Przewoźnik, Indeks, Nazwa i Ilość; dalsze kolumny widać po przewinięciu w prawo. Pod nagłówkami leży wiersz filtrów, a w kolumnie Data filtr otwiera kalendarz. W bazie demonstracyjnej tabela jest pusta: widać napis Brak danych i opis Strona 1 z 1 (łącznie 0 wierszy).

Czym są niedobór i nadwyżka w praktyce firmowej

W praktyce firmowej różnicę między stanem policzonym a stanem w ewidencji nazywa się niedoborem, gdy palet jest mniej, albo nadwyżką, gdy jest ich więcej. Ustawa o rachunkowości nie używa tych słów jako terminów. W art. 26 i 27 mówi o różnicach między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach, które trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji. Pełny tekst przepisów znajdziesz w ustawie o rachunkowości w tekście jednolitym.

Studio PWS.net nie prowadzi ksiąg i nie sporządza dokumentacji inwentaryzacyjnej w rozumieniu ustawy. Program zapisuje różnice w ewidencji palet, a sposób ujęcia palet własnych i cudzych w księgach określa polityka rachunkowości Twojej firmy.

Jak powstają dokumenty różnic

Żaden z tych dwóch ekranów nie ma przycisku dopisywania. Wiersze pojawiają się dopiero przy zamknięciu inwentaryzacji, więc żeby zrozumieć puste siatki, trzeba znać cały przebieg spisu.

Dla każdej pozycji arkusza program liczy różnicę jako ilość faktyczną minus ilość w systemie. Różnica dodatnia trafia do nadwyżek, ujemna do niedoborów. Ten przebieg opisujemy na poziomie programu: w demo z jednym wspólnym kontem nie zamyka się spisów, więc ekrany różnic są puste.

Okno otwiera przycisk Nadwyżki/niedobory na liście inwentaryzacji zamkniętych, po zaznaczeniu wiersza. Ma kolumny Nr dokumentu, Data, Magazyn, Kontrahent, Przewoźnik, Indeks, Nazwa, Ilość i Lokalizacja oraz wiersz filtrów. W nagłówku okna jest krzyżyk zamykający, a pod siatką rozmiary strony 20, 30 i 50. Dla każdej inwentaryzacji zamkniętej w bazie demonstracyjnej okno pokazuje napis Brak danych.

Pozycje bez wpisu. Akcja Generuj BO uzupełnia ilość faktyczną wartością systemową, więc pozycja uzupełniona w ten sposób nie wykaże różnicy. Przy spisie liczonym naprawdę wpisz policzoną ilość przy każdej pozycji, także gdy zgadza się ona z arkuszem.

Skutek dokumentów różnic dla stanu palet

Stan palety w lokalizacji jest sumą ilości z zapisanych dokumentów. Dokument przyjęcia go zwiększa, dokument wydania zmniejsza, a o tym, jak zapisany dokument wpływa na saldo, mówi strona o skutku dokumentu dla stanu i salda. Dokumenty różnic są zapisane od razu, bez etapu bufora, więc w programie liczą się do stanu jak inne zapisane dokumenty.

Reguła dokumentu różnicy. W programie nadwyżka zwiększa stan palety w lokalizacji, a niedobór go zmniejsza. Dokument jest zapisany od razu, a na ekranach nie ma przycisków edycji ani usuwania. Wątpliwości w arkuszu wyjaśnij więc przed zamknięciem spisu.

Efekt zamknięcia sprawdzisz w saldzie magazynowym: kolumna Ilość pokazuje stan z zapisanych dokumentów, a kolumna Ilość - bufor ilości, które jeszcze czekają w buforze.

Kolumny obu ekranów

Oba ekrany mają identyczny zestaw kolumn i układ paska. W bazie demonstracyjnej są puste, więc poniższy opis wynika z nazw kolumn i z układu pozostałych rejestrów dokumentów. Ekran nie ma kolumny z typem dokumentu.

Pasek narzędzi

Filtry w wierszu pod nagłówkami oraz sortowanie działają tak jak w każdym rejestrze programu; zasady opisują strony o filtrowaniu i sortowaniu oraz o siatce rejestru.

Typowe sytuacje

Spojrzenie z perspektywy działu rozliczeń

Dział rozliczeń pyta o dwie rzeczy: ile palet brakuje albo przybyło oraz w której lokalizacji. Odpowiadają na to kolumny Ilość i Lokalizacja, a data zapisu pokazuje, kiedy dokument powstał. Kto prowadzi dokumentację inwentaryzacyjną na potrzeby ksiąg, ustala polityka Twojej firmy. Program dostarcza tylko listę różnic.

Magazyn z kolei używa tych ekranów po zamknięciu spisu jako listy kontrolnej: dla każdego niedoboru sprawdza lokalizację, a dla każdej nadwyżki szuka palet odłożonych bez dokumentu. Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie ekrany inwentaryzacji w działaniu, otwórz bezpłatne demo Studio PWS.net.