Wysyłanie SMS i e-mail z rejestrów dokumentów

Rejestry dokumentów PZ, PW, WZ i RW mają w menu hamburgera pozycje "SMS" i "Wyślij e-mail". Otwierają okna z wstępnie wypełnionym szablonem wiadomości do kontrahenta, a szablon e-mail prosi o potwierdzenie zmiany salda palet. Treść szablonów i wysyłkę ustala konfiguracja wdrożenia, a wiadomość nie zastępuje umowy ani uzgodnienia salda. Strona opisuje oba okna, ich pola i miejsca, w których pozycji wysyłki nie ma.

Prawy przycisk myszy na wierszu rejestru otwiera menu z dziesięcioma pozycjami od "Powrót" do "Kopiuj". Podmenu "Więcej" powtarza osiem pozycji menu hamburgera: "Eksport do Excel", "Notatki", "Pliki", "Zdjęcia", "Załączniki", "Dyskusja", "SMS" i "Wyślij e-mail". Tę samą wysyłkę uruchamia więc zarówno ikona trzech kresek, jak i prawy przycisk. Za menu widać rejestr z wierszami dokumentów PZ i kolumnami od "Nr dokumentu" do "Przewoźnik".

Gdzie są pozycje wysyłki wiadomości

Pozycje wysyłki mają rejestry PZ, PW, WZ i RW oraz bufory PZ, WZ i RW. Pozostałe ekrany ich nie mają, co pokazuje tabela. Wspólną część menu opisuje strona okna plików w menu hamburgera.

Rejestr WZ w bazie demonstracyjnej pokazuje komunikat "Brak danych", więc menu otwiera się bez zaznaczonego wiersza i wszystkie pozycje są szare. Pasek narzędzi ma przyciski "Powrót", "Odśwież", "Dopisz", "Transport", "Cechy", "Podgląd", "Wydruk" i "Podpis". Kolumny rejestru zaczynają się od "Nr dokumentu" i "Data", a dalej biegną "Numer kwitu", "Ilość", "Miejsce dostawy", "Dostawca / Odbiorca" i "Przewoźnik".

Menu rejestru ZL ma sześć wyszarzonych pozycji od "Eksport do Excel" do "Dyskusja". Rejestr ma m.in. kolumny "Nr dokumentu", "Data", "Nr zlecenia", "Ilość", "Uwagi", "Zapisał" i "Data zapisu", a kolumn kontrahenta i przewoźnika nie ma. Dokument ZL nie ma więc kontrahenta ani przewoźnika, a menu nie zawiera pozycji wysyłki.

Okna wysyłki SMS i e-mail

Oba okna otwierają się dla zaznaczonego dokumentu i są wstępnie wypełnione. W stopce każdego stoją przyciski "Zamknij" i "Wyślij". Okno wiadomości e-mail ma więcej pól, bo oprócz adresata zawiera temat i edytor treści; po wybraniu szablonu program pokazuje w nim zielony komunikat "Szablon został wczytany."

Szablon "PWS Nowy dokument" informuje kontrahenta, że powstał dokument magazynowy zmieniający saldo palet. Podaje numer dokumentu i numer kwitu oraz prosi o wypełnienie formularza on-line, który potwierdza zmianę salda. Instrukcja nie opisuje formularza po stronie kontrahenta ani jego przebiegu.

Szablony i wysyłka. Treść szablonów, nadawcę wiadomości i sam przebieg wysyłki ustala konfiguracja wdrożenia. Opis w tej instrukcji pochodzi z wersji demonstracyjnej i pokazuje układ okien, a nie obowiązującą treść wiadomości w Twojej firmie.

Kiedy wiadomość ma sens w obiegu palet

W praktyce firmowej saldo palet to wynik rozliczenia palet wydanych i zwróconych z danym kontrahentem, a zasady tego rozliczenia strony ustalają w umowie. Informacja o dokumencie, który zmienia saldo, pozwala drugiej stronie porównać liczby z własną ewidencją, zanim różnica urośnie. Program nie liczy terminów zwrotu palet, a odpowiedzi kontrahenta instrukcja nie opisuje.

Reguła dokumentu zapisanego. Informację o zmianie salda wysyłaj dla dokumentu z rejestru, nie z bufora. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru nadawanego przy zapisie i nie zmienia sald zapisanych dokumentów, więc wiadomość o nim mogłaby dotyczyć zmiany, która jeszcze nie nastąpiła. Opisuje to strona bufor i zapis dokumentu.

Dane osobowe w wiadomościach

Okna wysyłki są wstępnie wypełnione numerem telefonu i adresem e-mail kontrahenta, a w dokumencie występuje też imię i nazwisko kierowcy. Imię i nazwisko kierowcy w dokumencie paletowym to dane osobowe. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 RODO, zbiera tylko dane potrzebne do celu dokumentu i przechowuje je nie dłużej, niż to niezbędne. RODO nie wyznacza jednego okresu przechowywania takich dokumentów, dlatego okres ustal w polityce firmy.

Aktualność adresów i numerów zależy od kartotek, które opisują strony dostawcy i odbiorcy oraz przewoźnicy i kierowcy. Program nie zapewnia zgodności z RODO; ta strona nie zastępuje polityki ochrony danych w Twojej firmie.

Jak otworzyć okno wiadomości

1. Przejdź do rejestru dokumentów PZ, WZ albo RW i kliknij komórkę w wierszu dokumentu.
2. Rozwiń menu ikony trzech kresek albo wskaż "Więcej" w menu prawego przycisku.
3. Wybierz "SMS" lub "Wyślij e-mail".
4. Odczytaj pola okna i sprawdź, czy szablon pasuje do sytuacji.
5. Zamknij okno przyciskiem "Zamknij". Jeśli pojawi się okno "Potwierdzenie", wybierz "Tak".

W demo nie klikaj "Wyślij". Konto demonstracyjne jest wspólne, a okna są wstępnie wypełnione danymi z przykładowych kartotek. Ćwiczenia z tej instrukcji kończą się przyciskiem "Zamknij".

Typowe sytuacje