Wyszukiwarka dokumentów - odszukanie dokumentu po numerze kwitu lub palecie

Wyszukiwarka dokumentów odpowiada na pytanie, w którym zapisanym dokumencie padł konkretny numer kwitu, przewoźnik, kierowca albo paleta. Zamiast przeglądać po kolei rejestry, wpisujesz jeden warunek lub kilka i dostajesz listę pozycji dokumentów. Pomaga magazynowi i działowi rozliczeń, gdy kontrahent pyta o dostawę sprzed kilku tygodni.

Okno otwiera się nad bieżącym ekranem, w tym przypadku nad pulpitem HOME. Pod nagłówkiem UZUPEŁNIJ PONIŻSZY FILTR leży pole tekstowe Numer kwitu zawiera i cztery listy rozwijane: Kontrahent równa się, Przewoźnik równa się, Kierowca równa się i Asortyment równa się. Niżej jest zaznaczone pole Wyświetl dane spełniające wszystkie filtry z kropką informacyjną. W stopce okna widać przyciski Zamknij, szary Wyczyść filtr i zielony Wyszukaj.

Miejsce wyszukiwarki w obiegu dokumentów

Dokument zapisany przyciskiem Bufor czeka w buforze, a zapisany przyciskiem Zapisz trafia do rejestru, na przykład rejestru dokumentów PZ. Dopiero dokument zapisany staje się materiałem do wyszukiwania. Wyszukiwarka przeszukuje wyłącznie dokumenty zapisane do rejestru. Dokumentów z bufora w niej nie znajdziesz: w bazie demonstracyjnej paleta z ilością w buforze pokazuje w wyniku tylko ilość z dokumentu zapisanego.

Pola okna filtra

Żadne z pól nie jest wymagane. Okno nie zapamiętuje wartości: po powrocie z wyniku trzeba otworzyć je z menu ponownie i wpisać warunki od nowa.

Trzy przyciski stopki mają różne role. Zamknij zamyka okno bez wyszukiwania. Wyczyść filtr jest szary, dopóki żadna wartość nie jest ustawiona, i zmienia kolor na czerwony po wybraniu wartości z listy. Wyszukaj zamyka okno i otwiera ekran wyniku. Kartoteki, z których biorą się listy, opisują strony o przewoźnikach i kierowcach oraz o paletach.

Jak łączą się warunki

Pole Wyświetl dane spełniające wszystkie filtry decyduje o logice całego wyszukiwania. Przy zaznaczonym polu dokument musi spełnić każdy wypełniony warunek. Przy odznaczonym wystarczy, że spełni jeden.

Reguła spójnika. Domyślne "i" zawęża wynik, a odznaczenie pola na "lub" go rozszerza. W bazie demonstracyjnej połączenie przewoźnika z paletą przy zaznaczonym polu może dać pusty wynik, a po odznaczeniu pola wynik będący sumą obu warunków. Pusty wynik oznacza więc często zbyt wąskie połączenie warunków, nie brak dokumentu.

Ekran wyniku

Po kliknięciu Wyszukaj okno znika, a ekran zmienia tytuł na DOKUMENTY. Pasek ma ikonę trzech kresek z pozycją Eksport do Excel oraz przyciski Powrót i Odśwież, a przycisk Wydruk jest szary. Siatka zaczyna się od kolumn Nr dokumentu, Data, Typ, Indeks, Nazwa i Ilość na żółtym tle, a dalej biegną magazyn, oddział, lokalizacja i rodzaj. Reszta kolumn widoczna jest po przewinięciu w prawo.

Każdy wiersz odpowiada jednej pozycji dokumentu. Dokument z dwiema paletami daje w wyniku dwa wiersze o tym samym numerze, dlatego sumowanie kolumny Ilość daje ilość palet, nie liczbę dokumentów.

Wydruk dokumentu z wyniku

Zaznaczony wiersz ma ciemną komórkę numeru dokumentu i jasne tło reszty wiersza, a przycisk Wydruk przestaje być szary. Pasek zachowuje pozostałe przyciski bez zmian.

Wydruk otwiera okno Wydruk raportu z gotowym podglądem dokumentu, bez klikania Generuj. Podgląd obejmuje wszystkie pozycje dokumentu, a nie tylko zaznaczony wiersz: typ dokumentu i datę, blok kontrahenta, miejsce dostawy, numer kwitu i uwagi, tabelę z kolumnami L.p., Indeks, Nazwa, Magazyn i Ilość oraz sumę ilości sztuk. Na końcu są pola na podpisy osoby wydającej i osoby przyjmującej towar. Przycisk Pokaż parametry odsłania listę Język i przycisk Generuj, lista Format pliku ma domyślnie wartość PDF, a obok przycisku Zamknij jest przycisk Pobierz. Okno zamykasz przyciskiem Zamknij. Zasady wydruków opisuje strona o podglądzie i wydruku dokumentu.

Wydruk dokumentu. Podgląd służy do sprawdzenia dokumentu, a nie do jego zmiany: w wyniku wyszukiwania nie ma przycisków edycji ani usuwania. Przycisku Pobierz w ćwiczeniach nie używamy, bo konto demo jest wspólne.

Typowe zadania

Imię i nazwisko kierowcy w dokumencie paletowym to dane osobowe. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zbiera tylko dane potrzebne do celu dokumentu i przechowuje je nie dłużej, niż to niezbędne. Program nie ustala okresu przechowywania ani nie usuwa danych za Twoją firmę, więc wyszukiwanie po kierowcy stosuj tam, gdzie jest to potrzebne do rozliczenia dostawy.

Do dalszej analizy wyniku służą filtry w nagłówkach oraz sortowanie, opisane na stronie o filtrowaniu i sortowaniu, a zestawienia tych samych dokumentów bez okna filtra znajdziesz w zestawieniach dokumentów. Wyszukiwarkę wypróbujesz w bezpłatnym demo Studio PWS.net.