Pliki, zdjęcia i załączniki przy dokumentach i kartotekach

Do dokumentu przyjęcia albo do wiersza kartoteki można dołączyć plik, na przykład skan listu przewozowego albo zdjęcie uszkodzonej palety. W Studio PWS.net służą do tego trzy okna otwierane z menu hamburgera, każde dla zaznaczonego rekordu. Magazyn zbiera w nich dokumentację zdjęciową z rampy, a dział rozliczeń materiał do rozmowy z kontrahentem o saldzie. Strona opisuje te okna, ich limity i ekrany, na których menu się pojawia.

Menu otwiera ikona trzech kresek na lewym końcu paska narzędzi. Po zaznaczeniu wiersza aktywne jest osiem pozycji: "Eksport do Excel", "Notatki", "Pliki", "Zdjęcia", "Załączniki" i "Dyskusja", a pod kreską "SMS" i "Wyślij e-mail". Obok stoją przyciski paska od "Powrót" do "Podpis", a pod nimi wiersz filtrów z lupą przy każdej kolumnie. Stopka siatki pokazuje wybór rozmiaru strony oraz strzałki stronicowania.

Gdzie w programie jest menu plików

Pozycje do pracy z plikami występują w menu hamburgera większości siatek i w menu okien z formularzem. Zestaw pozycji zależy od ekranu, a w zestawieniach menu ich nie ma. To samo podmenu "Więcej" otwiera prawy przycisk myszy na wierszu rejestru, a samą siatkę opisuje strona siatka rejestru.

Poza rekordami istnieje jeszcze jedno miejsce na pliki: ekran "Pliki" w menu "Informacje", czyli wspólna przeglądarka plików firmy niezwiązana z żadnym dokumentem. Opisuje ją osobna strona Informacje, Pliki.

Trzy okna do trzech zadań

Każda pozycja menu otwiera osobne okno z przyciskiem "Zamknij" w stopce. Okna różnią się układem i tym, jak porządkują dodawane pliki.

Nagłówek okna zawiera tytuł "Przeglądarka plików" i krzyżyk zamykający. Środek zajmuje komunikat "Brak plików i folderów do wyświetlenia", pod nim leżą zielone przyciski "Dodaj plik" i "Dodaj folder". W stopce stoi przycisk "Zamknij". Rejestr z listą dokumentów widać przyciemniony w tle, bo okno dotyczy wiersza zaznaczonego pod spodem.

Pasek okna ma po lewej przycisk "Dodaj plik" z zielonym plusem, a po prawej suwak "Rozmiar zdjęć". Pod paskiem rozciąga się biała, pusta galeria. Okno zajmuje prawie całą szerokość ekranu. W stopce znajduje się przycisk "Zamknij".

Jak otworzyć okno dla dokumentu

Poniższe kroki dotyczą dokumentu PZ. W pozostałych rejestrach i kartotekach menu wygląda podobnie, co pokazuje tabela wyżej.

1. W menu bocznym wybierz "Magazyn", następnie "Przyjęcia" i "Dokumenty PZ".
2. Kliknij dowolną komórkę w wierszu dokumentu. Wiersz zostanie zaznaczony, a pozycje menu przestaną być wyszarzone.
3. Rozwiń menu ikony trzech kresek i wybierz "Pliki", "Zdjęcia" albo "Załączniki".
4. Odczytaj zawartość okna. Pusta lista oznacza, że do dokumentu nic nie dołączono.
5. Zamknij okno przyciskiem "Zamknij".

Zdjęcie uszkodzonej palety przy przyjęciu

W praktyce firmowej magazynier przy przyjęciu dostawy ocenia, czy palety są całe i czy liczba zgadza się z dokumentem przewozowym. Rozbieżności warto stwierdzić przy odbiorze, na dokumencie przewozowym lub kwicie, bo od przyjęcia przesyłki bez zastrzeżeń zależą roszczenia wobec przewoźnika (Prawo przewozowe przewiduje m.in. protokolarne stwierdzanie szkód w przesyłce, art. 74). Zdjęcie wykonane na rampie uzupełnia taką adnotację, bo pokazuje stan palety w chwili przyjęcia.

W wymianie palet liczy się zwykle nie tylko liczba, lecz także stan nośników, dlatego firmy posługują się kryteriami jakości, w Polsce Kartami Oceny Palet. Zdjęcie dołączone do dokumentu przyjęcia daje punkt odniesienia przy rozmowie o jakości zwróconych palet.

W Studio PWS.net służy do tego okno "Zdjęcia" z przyciskiem "Dodaj plik"; odczyt demo nie wgrywał plików, więc skutku dodania instrukcja nie opisuje. Okno otwiera się z rejestru po zaznaczeniu dokumentu, a przy dokumencie wprowadzanym - z menu "Więcej" w stopce formularza dokumentu.

Zdjęcie nie zastępuje zastrzeżenia. Plik dołączony do dokumentu nie zmienia ilości na dokumencie ani salda, a program nie ocenia stanu palety i nie przypisuje jej klasy jakości. Zastrzeżenie do stanu palet zgłasza się przy odbiorze, na dokumencie przewozowym albo kwicie.

Limity załączników i dopuszczalne rozszerzenia

Okno "Załączniki" podaje własne limity, widoczne nad pustą tabelą plików. Wartości poniżej pochodzą z okna w wersji demonstracyjnej.

• Maksymalna ilość plików - okno podaje limit 10 plików dla obiektu, do którego dołączasz załączniki.
• Maksymalny rozmiar - okno podaje 10 MB; zanim dołączysz większy plik, ustal na swoim wdrożeniu, czy limit dotyczy pliku pojedynczego.
• Dopuszczalne rozszerzenia - lista obejmuje osiemnaście formatów, pogrupowanych w tabeli poniżej.
• Pobierz wszystko - przycisk jest nieaktywny, dopóki lista załączników jest pusta.

Nagłówek okna zawiera napis "Załączniki", opis "Dodaj załączniki dla tego obiektu" i szary przycisk "Pobierz wszystko". Pod nim stoją limity "Maksymalna ilość plików" i "Maksymalny rozmiar" oraz wiersz "Dopuszczalne rozszerzenia". Tabela ma kolumny "#", "Nazwa", "Rozmiar" i "Dodano". Na dole leży pole "Upuść tutaj by dodać lub" z zielonym przyciskiem "Wybierz pliki".

Dlaczego pozycje menu bywają wyszarzone

Pliki należą do rekordu. Pozycje od "Notatki" w dół są nieaktywne, dopóki w siatce nie zaznaczysz wiersza, ponieważ każde okno dotyczy konkretnego dokumentu albo wiersza kartoteki. W programie zbiór plików jest osobny dla każdego wiersza i wspólny dla użytkowników danej siatki; kto widzi pliki w Twoim wdrożeniu, zależy od uprawnień i konfiguracji.

Czy pozycja "Eksport do Excel" jest aktywna bez zaznaczenia wiersza, zależy od rejestru. Opisuje ją strona o eksporcie do Excela. Notatki i dyskusję, czyli dwie pozostałe pozycje tego samego menu, omawia strona notatki i dyskusja.

Granice opisu i konfiguracja wdrożenia

Okna widziano w bazie demonstracyjnej, w której do dokumentów i kartotek nie dołączono żadnego pliku. Konto demo jest wspólne, dlatego nie wgrywano tam plików. Z tego powodu instrukcja nie opisuje skutku przycisków dodających pliki i foldery. Dostępność pozycji menu na poszczególnych ekranach zależy od konfiguracji wdrożenia; zakres ustalisz przy wycenie Studio PWS.net.

Przechowywanie dokumentów w praktyce firmowej

Pliki są przypisane do rekordów, a odczyt demo nie pokazał żadnego ustawienia okresu ich przechowywania. Dowód księgowy dokumentujący przekazanie składników aktywów powinien według ustawy o rachunkowości zawierać podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto te składniki (art. 21 ust. 1 pkt 5). Okres przechowywania dokumentów paletowych ustal zgodnie z polityką Twojej firmy i radą księgowego.

Typowe sytuacje