Pozycje w trakcie i po inwentaryzacji - ekrany informacyjne spisu
Karta INFORMACJE w hubie Inwentaryzacja ma pięć ekranów, które tylko pokazują dane spisu: lokalizacje i asortymenty objęte spisem oraz pozycje arkuszy w trakcie inwentaryzacji, po jej zamknięciu i po usunięciu. Kierownik magazynu sprawdza na nich, co jest objęte spisem, a dział rozliczeń odtwarza, co było w arkuszu i jaki był wynik liczenia. Żaden z tych ekranów nie zmienia danych.
Ekran składa się z trzech kart z numerami od 1 do 3 i strzałką zwijania przy każdej. Karta INWENTARYZACJA prowadzi do nowej inwentaryzacji oraz list otwartych i zamkniętych. Karta INWENTARYZACJA - DOKUMENTY ma dwa linki: do niedoborów i do nadwyżek. Karta INFORMACJE zaczyna się od dokumentów w buforze, potem idą linki Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji, Asortymenty w trakcie inwentaryzacji, Pozycje w trakcie inwentaryzacji, Pozycje po inwentaryzacji i Pozycje usunięte, a na końcu Wyszukiwarka dokumentów.
Na tej stronie
Jak pięć ekranów układa się w przebiegu spisu
W praktyce firmowej spis z natury ma dwie fazy: liczenie palet w magazynie oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Ustawa o rachunkowości wymaga co do zasady inwentaryzacji składników aktywów na koniec roku obrotowego, a jej przeprowadzenie i wyniki trzeba udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg (art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości). Studio PWS.net nie sporządza dokumentacji inwentaryzacyjnej w rozumieniu ustawy, ale ekrany informacyjne pozwalają odtworzyć, co było w arkuszu i jak zakończył się spis.
| Ekran w menu hubu | Co pokazuje | Etap spisu | Przyciski paska |
|---|---|---|---|
| Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji | Lokalizacje objęte otwartą inwentaryzacją. | Spis w toku | Powrót, Odśwież |
| Asortymenty w trakcie inwentaryzacji | Palety, które mają pozycję w otwartej inwentaryzacji. | Spis w toku | Powrót, Odśwież |
| Pozycje w trakcie inwentaryzacji | Pozycje arkuszy otwartych inwentaryzacji. | Spis w toku | Powrót |
| Pozycje po inwentaryzacji | Pozycje arkuszy zamkniętych inwentaryzacji. | Po zamknięciu | Powrót |
| Pozycje usunięte | Pozycje arkuszy usuniętych inwentaryzacji. | Po usunięciu | Powrót |
Samą inwentaryzację zakładasz w oknie nowej inwentaryzacji, ilości faktyczne wpisujesz na liście inwentaryzacji otwartych, a zamknięte spisy przeglądasz w inwentaryzacjach zamkniętych. Różnice z zamkniętego spisu zapisują się jako dokumenty opisane na stronie o niedoborach i nadwyżkach.
Wspólne cechy pięciu ekranów
- Pasek narzędzi. Ikona trzech kresek rozwija pozycję Eksport do Excel, przycisk Powrót wraca do huba. Przycisk Odśwież mają tylko ekrany lokalizacji i asortymentów.
- Siatka. Pod nagłówkami leży wiersz filtrów: tekstowych, a w kolumnach dat z kalendarzem. Zasady działania opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu.
- Stronicowanie. Rozmiary strony to 20, 30 i 50, domyślnie 30, a opis ma postać Strona x z y (łącznie n wierszy).
- Brak akcji. Zaznaczenie wiersza nie aktywuje żadnego przycisku, bo na tych ekranach nie ma przycisków edycji, usuwania ani zamykania.
Reguła odczytu. Ilość faktyczną wpisujesz w oknie Edycja pozycji z listy inwentaryzacji otwartych. Ekrany informacyjne pokazują dane arkuszy w różnych przekrojach i nie mają przycisków edycji ani zamykania.
Co jest objęte spisem w toku
Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji
Pasek ma ikonę trzech kresek oraz przyciski Powrót i Odśwież. Siatka zaczyna się od kolumny Aktywne z polem wyboru i filtrem w formie listy z wartością Wszystkie, a dalej biegną Oddział, Magazyn, Lokalizacja, Nazwa, Strefa, Typ, Saldo, Kolumna, Poziom i Uwagi. Po przewinięciu w prawo widać jeszcze kolumny autora i daty zapisu. W bazie demonstracyjnej jest jeden wiersz, bo jedna inwentaryzacja lokalizacji jest otwarta.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Pole wyboru; filtr ma postać listy. | Odfiltrowanie lokalizacji według wartości pola. |
| Oddział i Magazyn | Oddział i magazyn, do których należy lokalizacja. | Podział listy, gdy firma ma kilka magazynów. |
| Lokalizacja i Nazwa | Kod i nazwa lokalizacji z kartoteki. | Odszukanie lokalizacji, której nie widać w liście wyboru dokumentu. |
| Strefa i Typ | Strefa oraz typ lokalizacji z kartoteki. | Sprawdzenie, czy spis obejmuje całą strefę, czy pojedyncze miejsca. |
| Saldo | Kolumna na żółtym tle, taka jak w kartotece lokalizacji. | Odniesienie do kartoteki; ilość do policzenia podaje arkusz w kolumnie Ilość w systemie. |
| Kolumna i Poziom | Pola położenia lokalizacji z kartoteki; w bazie demonstracyjnej puste. | Wskazanie miejsca w regale, gdy kartoteka ma je wypełnione. |
| Uwagi | Uwagi z kartoteki lokalizacji. | Dodatkowa informacja o miejscu. |
W programie lokalizacja objęta spisem zostaje zablokowana na jego czas, więc może zniknąć z listy lokalizacji w dokumentach. Jeśli magazynier nie widzi lokalizacji, której szuka, ten ekran pokazuje, czy nie jest ona w spisie. Opis kartoteki znajdziesz na stronie o lokalizacjach.
Asortymenty w trakcie inwentaryzacji
Ekran ma ten sam pasek co ekran lokalizacji, ale tylko pięć kolumn. W bazie demonstracyjnej pokazuje jeden wiersz z półpaletą.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Indeks | Indeks palety z kartoteki. | Jednoznaczne wskazanie palety, gdy nazwy są podobne. |
| Nazwa | Nazwa palety, w bazie demonstracyjnej Paleta DHP (półpaleta). | Sprawdzenie, czy paleta ma pozycję w otwartym spisie. |
| J.m. | Jednostka miary palety; w bazie demonstracyjnej Sztuka. | Kontrola, w czym liczy się ilości w arkuszu. |
| Utworzył | Autor wpisu. | Ustalenie, kogo zapytać o spis. |
Kolumna Numer referencyjny to identyfikator techniczny generowany przez system i nie służy do pracy. Szczegóły palet opisuje strona o kartotece palet.
Pozycje arkuszy
Trzy kolejne ekrany pokazują pozycje arkuszy: w trakcie spisu, po jego zamknięciu i po usunięciu inwentaryzacji. Mają te same kolumny, z jednym wyjątkiem.
| Kolumna | Zawartość | Występuje na ekranie |
|---|---|---|
| Nr dokumentu | Numer inwentaryzacji, do której należy pozycja. | Wszystkie trzy |
| L.p. | Numer pozycji w arkuszu. | Wszystkie trzy |
| Indeks i Nazwa | Indeks i nazwa palety. | Wszystkie trzy |
| Kolumna z kodem palety | Kod palety z kartoteki, kolumna bez pola filtra. | Tylko pozycje w trakcie |
| Lokalizacja | Lokalizacja pozycji, z kodem w nawiasie. | Wszystkie trzy |
| Ilość w systemie | Ilość palety w lokalizacji według ewidencji. | Wszystkie trzy |
| Ilość faktyczna | Wynik liczenia; w pozycjach usuniętych w bazie demonstracyjnej kolumna jest pusta. | Wszystkie trzy |
W bazie demonstracyjnej ekran pozycji po inwentaryzacji ma 16 wierszy z zamkniętych spisów lokalizacji i asortymentu, a pozycje usunięte 9 wierszy z trzech usuniętych inwentaryzacji. W pozycjach po inwentaryzacji ilość w systemie jest równa ilości faktycznej, co zgadza się z pustymi ekranami niedoborów i nadwyżek. Porównanie obu kolumn to najprostszy sposób, by ocenić wynik spisu bez otwierania zamkniętej inwentaryzacji.
Typowe zadania
| Zadanie | Ekran | Jak to zrobić |
|---|---|---|
| Sprawdzić, które lokalizacje są teraz w spisie | Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji | Wpisz fragment w filtrze kolumny Lokalizacja albo posortuj tabelę. |
| Sprawdzić, czy paleta ma pozycję w otwartym spisie | Asortymenty w trakcie inwentaryzacji | Filtruj po kolumnie Nazwa. |
| Porównać ilość z ewidencji z policzoną przed zamknięciem | Pozycje w trakcie inwentaryzacji | Porównaj kolumny Ilość w systemie i Ilość faktyczna. |
| Odczytać wynik zamkniętego spisu | Pozycje po inwentaryzacji | Po zamknięciu spisu pozycje, w których obie ilości się różnią, dają dokumenty różnic. |
| Ustalić, co zawierał usunięty spis | Pozycje usunięte | Odczytaj numer spisu oraz paletę w lokalizacji; ilości faktycznej może nie być. |
Wszystkie pięć ekranów obejrzysz w bezpłatnym demo Studio PWS.net. Menu hubu otwierasz z grupy Magazyn, pozycja Inwentaryzacja.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odtwórz etapy spisu z pięciu ekranów informacyjnych
Uczeń śledzi jedną inwentaryzację od zakresu do wyniku i rozpoznaje, na którym ekranie jest jej ślad na każdym etapie. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut. Jeśli któryś ekran jest pusty, opisz stan pusty i przejdź do następnego.
- Otwórz Magazyn, Inwentaryzacja i w karcie INFORMACJE wybierz Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji. Odnotuj kod lokalizacji i wartość w kolumnie Saldo, a potem kliknij Powrót.
- Otwórz Asortymenty w trakcie inwentaryzacji i odczytaj nazwę palety oraz jednostkę miary w kolumnie J.m..
- Otwórz Pozycje w trakcie inwentaryzacji i porównaj kolumny Ilość w systemie i Ilość faktyczna dla pozycji otwartej inwentaryzacji.
- Otwórz Pozycje po inwentaryzacji, wpisz w filtrze kolumny Lokalizacja fragment kodu i odczytaj, ile wierszy zostało. Posortuj tabelę po kolumnie Ilość w systemie i porównaj ją z kolumną Ilość faktyczna.
- Otwórz Pozycje usunięte i sprawdź, czy kolumna Ilość faktyczna ma wartości. Wskaż jedną różnicę między tym ekranem a ekranem pozycji po inwentaryzacji.
Pytanie kontrolne. Po czym poznasz, że pozycja należy do spisu zamkniętego, a nie do usuniętego, i który z pięciu ekranów pozwoli wskazać lokalizacje zablokowane na czas liczenia?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje kryterium "identyfikuje etapy przeprowadzania inwentaryzacji" z efektu "przeprowadza inwentaryzację zapasów" (efekt 4) z kwalifikacji EKA.04 Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej (jednostka EKA.04.5 Gospodarowanie zasobami rzeczowymi i dokumentowanie zdarzeń gospodarczych, technik ekonomista; rozporządzenie MEN z 16 maja 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy z tych ekranów można poprawić pozycję arkusza?
Nie. Ekrany są podglądem i nie mają przycisków edycji ani zamykania. Ilość faktyczną wpisuje się w oknie Edycja pozycji na liście inwentaryzacji otwartych.
Czym różnią się pozycje po inwentaryzacji od pozycji usuniętych?
Pozycje po inwentaryzacji pochodzą z arkuszy zamkniętych, a pozycje usunięte z arkuszy usuniętych inwentaryzacji. W bazie demonstracyjnej pozycje usunięte mają pustą kolumnę Ilość faktyczna.
Dlaczego na ekranie pozycji w trakcie jest kolumna z kodem palety, a na pozostałych jej nie ma?
Ekran pozycji w trakcie ma jedną kolumnę więcej: kod palety z kartoteki, bez pola filtra. Ekrany pozycji po inwentaryzacji i pozycji usuniętych jej nie mają, a pozostałe kolumny są takie same.
Czy ekrany pokazują różnice, które trafiły do niedoborów i nadwyżek?
Nie. Ekrany pokazują pozycje arkuszy z ilością w systemie i ilością faktyczną. Dokumenty różnic znajdziesz osobno w niedoborach i nadwyżkach inwentaryzacyjnych.
Czy program dokumentuje inwentaryzację zgodnie z ustawą o rachunkowości?
Nie. Program zapisuje arkusze i różnice w ewidencji palet, ale dokumentację inwentaryzacyjną w rozumieniu ustawy i jej powiązanie z księgami prowadzi Twoja firma.
Słownik pojęć
- Arkusz inwentaryzacyjny
- Lista pozycji spisu z ilością w systemie i polem na ilość faktyczną, otwierana z listy inwentaryzacji otwartych.
- Pozycja arkusza
- Jedna para paleta i lokalizacja w arkuszu, z numerem w kolumnie L.p.
- Ilość w systemie
- Ilość palety w lokalizacji według ewidencji programu, podana w arkuszu jako punkt odniesienia dla wyniku liczenia.
- Ilość faktyczna
- Ilość policzona przy spisie i wpisana w oknie Edycja pozycji.
- Lokalizacja w trakcie inwentaryzacji
- Lokalizacja objęta otwartym spisem, widoczna na osobnym ekranie informacyjnym.
- Hub Inwentaryzacja
- Ekran z trzema kartami, z którego otwierasz wszystkie listy i ekrany spisu.