Dostawcy i odbiorcy - kartoteka kontrahentów z saldem palet
Kartoteka Dostawcy / Odbiorcy zbiera kontrahentów, z którymi magazyn wymienia palety, i przy każdym pokazuje saldo palet. Z tego rejestru wybierasz kontrahenta w dokumentach, a tutaj sprawdzasz, ile nośników ma na koncie i w jakich lokalizacjach leżą. Dane z tej kartoteki są punktem wyjścia do uzgodnień z kontrahentem.
Pasek narzędzi zawiera ikonę menu i przyciski od lewej: Dopisz, Edytuj, Podgląd, Salda, Miejsca dostawy, Wydruk, Historia. Po prawej stronie leży ikona palety z ustawieniami widoku. Pod nagłówkami kolumn leży wiersz filtrów. Opis stopki w bazie demonstracyjnej brzmi "Strona 1 z 3 (łącznie 68 wierszy)", a rozmiar strony wybierasz spośród 20, 30 i 50 wierszy. Kolumna Nazwa jest pokolorowana tylko przy tych kontrahentach, którym przypisano kolor, a kolumna Saldo palet ma jasnożółte tło i wyrównanie do prawej.
Na tej stronie
Kontrahent w obiegu palet
W praktyce firmowej każda firma, od której palety przyjeżdżają albo do której wyjeżdżają, wymaga osobnej pozycji, bo saldo palet rozlicza się z konkretnym kontrahentem. Saldo palet to wynik rozliczenia palet wydanych i zwróconych z danym kontrahentem, a zasady wyrównania różnic strony ustalają w umowie. Rozbieżności w liczbie palet warto stwierdzić przy odbiorze, na dokumencie przewozowym albo na kwicie.
W Studio PWS.net kontrahent typu Dostawca/Odbiorca ma własną kartotekę, a przewoźnicy mają osobną. Typ kontrahenta rozdziela te dwie grupy, więc saldo dostawcy lub odbiorcy nie miesza się z saldem przewoźnika, który wiózł towar.
| Etap | Co się dzieje w praktyce | Gdzie w programie |
|---|---|---|
| Założenie kontrahenta | Firma dopisuje partnera, zanim pojawi się pierwszy dokument z jego udziałem. | formularz kontrahenta i przewoźnika |
| Wskazanie w dokumencie | Magazyn wybiera kontrahenta z listy przy przyjęciu lub wydaniu. | Pole Kontrahent w dokumencie PZ |
| Saldo | Dział rozliczeń sprawdza, ile palet jest na koncie kontrahenta. | Kolumna Saldo palet i okna Salda w tej kartotece |
| Uzgodnienie | Obie strony porównują ilości z dokumentami obrotu. | Okno Historia obrotów i wydruk karty kontrahenta |
Kolumny kartoteki
Siatka ma osiemnaście kolumn, a wszystkie są domyślnie widoczne. Na ekranie mieści się około połowy, dalsze widać po przewinięciu poziomym. Kolejność i filtry kolumn omawia strona filtrowanie i sortowanie.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Oznaczenie aktywności kartoteki; filtr Wszystkie, Prawda, Fałsz. | Oddzielenie kontrahentów czynnych od nieaktywnych. |
| Nazwa | Nazwa kontrahenta w kolorze zapisanym przy kontrahencie. | Odnalezienie firmy filtrem zawierania. |
| Saldo palet | Aktualna ilość palet na koncie kontrahenta; liczba całkowita na żółtym tle. | Sortowanie malejące wskazuje kontrahentów z największym saldem. |
| NIP | Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. | Odróżnienie firm o podobnych nazwach. |
| Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica | Adres kontrahenta; podpowiedź przy Ulicy mówi o nazwie ulicy z numerem domu. | Lokalizacja firmy bez otwierania formularza. |
| Kraj | Kod kraju, na przykład PL. | Wyróżnienie kontrahentów zagranicznych. |
| Telefon, Telefon 2, Telefon komórkowy, Fax | Numery kontaktowe i faks; Telefon to numer główny, a Telefon 2 i Telefon komórkowy to numery dodatkowe. | Szybki kontakt przy uzgadnianiu salda. |
| E-mail, Strona www | Adres e-mail do kontaktu z kontrahentem i adres jego strony. | Wysyłka uzgodnień poza programem. |
| Oddział | Oddział powiązany z kontrahentem. | Filtrowanie w firmie z kilkoma oddziałami. |
| Zapisał, Data zapisu | Login zapisującego i data zapisu. | Ustalenie, kto i kiedy zapisał kontrahenta. |
Kolor kontrahenta
Kolor komórki Nazwa pochodzi z pola Kolor w formularzu kontrahenta. Wybierasz go w oknie Domyślne kolory z paletą odcieni, a kolor tekstu dostosowuje się do jasności tła. W bazie demonstracyjnej tylko część kontrahentów ma przypisany kolor, pozostali mają zwykłe tło. Znaczenie kolorów ustala firma we własnej konwencji, bo kolumny kartoteki nie opisują ich znaczenia. Kolor pomaga zauważyć wiersz w długiej liście, ale nie zastępuje filtra.
Pasek narzędzi kartoteki
| Przycisk | Działanie | Kiedy aktywny |
|---|---|---|
| Ikona menu | Eksport do Excel oraz Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Dyskusja kontrahenta. | Eksport zawsze, pozostałe pozycje po zaznaczeniu wiersza. |
| Dopisz | Otwiera okno "Dodaj dostawcę/odbiorcę". | Zawsze. |
| Edytuj | Otwiera okno "Edytuj dostawcę/odbiorcę". | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Podgląd | Otwiera okno "Dostawca/odbiorca" tylko do odczytu, bez stopki; zamyka się krzyżykiem. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Salda | Lista: Palety i lokalizacje oraz Salda palet. | Przycisk zawsze, pozycje listy po zaznaczeniu. |
| Miejsca dostawy | Lista: Dopisz oraz Przeglądaj. | Przycisk zawsze, pozycje listy po zaznaczeniu. |
| Wydruk | Lista trzech pozycji: Podgląd kartoteki; Palety i lokalizacje; Salda palet. | Przycisk zawsze, pozycje listy po zaznaczeniu. |
| Historia | Od razu otwiera okno Historia obrotów kontrahenta. | Po zaznaczeniu wiersza. |
Okna sald kontrahenta
Przycisk Salda rozwija listę dwóch widoków tego samego salda: według palet i lokalizacji oraz według samych palet. Oba otwierają okno z siatką sald, a pierwsze z nich także z przyciskiem Odśwież, filtrami kolumn i stronicowaniem.
Siatka zaczyna się od kolumn Oddział i Magazyn, a potem pokazuje Nazwa kontrahenta, Miejscowość, Kod palety i Nazwa palety. Dalej stoją Lokalizacja i Ilość, a na końcu Ilość - bufor. W bazie demonstracyjnej kontrahent z niezerowym saldem ma w tym oknie wiersze z ilościami swoich palet, a ilość w buforze wynosi zero. Okno daje więc odpowiedź, gdzie leżą palety danego kontrahenta.
| Pozycja listy Salda | Tytuł okna | Co pokazuje |
|---|---|---|
| Palety i lokalizacje | Saldo według kontrahenta i lokalizacji | Palety kontrahenta w rozbiciu na lokalizacje, z ilością zapisaną i ilością w buforze. |
| Salda palet | Saldo według kontrahentów | Saldo kontrahenta według palet, bez lokalizacji. |
Reguła salda kontrahenta. Saldo palet kontrahenta jest sumą ilości z dokumentów zapisanych z tym kontrahentem w polu Kontrahent. Saldo przewoźnika liczy się osobno, z pola Przewoźnik, a kolumna Ilość - bufor pokazuje ilość z dokumentów w buforze. W bazie demonstracyjnej dla kontrahenta z niezerowym saldem suma kolumny Ilość w oknie Salda równa się wartości z kolumny Saldo palet. Interpretację salda, czyli kto komu zwraca palety, ustala umowa, a nie kartoteka. Zasady liczenia opisuje strona skutek dokumentu dla stanu i salda.
Miejsca dostawy
Miejsca dostawy opisują dodatkowe adresy kontrahenta, czyli dokąd wysyłasz palety albo skąd je odbierasz. Pozycja Przeglądaj otwiera okno "Miejsca dostawy" z nazwą kontrahenta w tytule, a pozycja Dopisz od razu formularz nowego miejsca.
Pasek okna zawiera ikonę menu, przyciski Dopisz (aktywny), Edytuj i Wydruk (nieaktywne bez zaznaczenia) oraz ikonę palety. Kolumny to Aktywny, Nazwa, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Telefon, Telefon kom., E-mail, Szef, Zapisał, Data zapisu i Numer referencyjny. Dla kontrahenta z bazy demonstracyjnej siatka pokazuje Brak danych i zero wierszy.
Formularz "Dodaj miejsce dostawy" ma sekcję Dane podstawowe z polami Aktywne i Kontrahent oraz listą Kraj. Pole Kontrahent jest wymagane i zablokowane, bo program wypełnia je wybranym kontrahentem. Sekcja Dane miejsca dostawy zawiera Nazwa, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica i Nr domu jako pola wymagane, a pozostałe pola są opcjonalne: dwie pary Numer kierunkowy i Telefon, E-mail oraz Szef. Przy etykietach trzech pól (Nazwa, Miejscowość, Ulica) widać szarą kropkę z podpowiedzią "Pierwsza litera musi być wielka".
Wydruk kartoteki
Przycisk Wydruk otwiera okno Wydruk raportu, które od razu pokazuje podgląd PDF. Format pliku wybierasz w stopce, a przycisk Pokaż parametry odsłania wybór języka.
| Pozycja listy Wydruk | Co zawiera |
|---|---|
| Podgląd kartoteki | Kartę "Informacje o kontrahencie" z sekcjami Dane podstawowe, Dane uzupełniające i Zapis, tabelą obrotów z ostatnich dwunastu miesięcy oraz saldem. |
| Palety i lokalizacje | Raport "Saldo według kontrahenta i lokalizacji", czyli ten sam układ co okno Salda. |
| Salda palet | Raport "Saldo według kontrahenta", czyli zestawienie salda według palet. |
Typowe sytuacje w kartotece kontrahentów
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Firmy nie ma na liście | Przewoźnicy mają osobną kartotekę. | Sprawdź kartotekę przewoźników. |
| Saldo palet wynosi zero | Brak zapisanych dokumentów z tym kontrahentem albo salda się wyrównały. | Otwórz Historia i sprawdź obroty. |
| Przycisk Salda lub Wydruk nie otwiera okna | Pozycje listy są nieaktywne bez zaznaczonego wiersza. | Zaznacz kontrahenta i rozwiń listę ponownie. |
| Okno Miejsca dostawy jest puste | Kontrahent nie ma dopisanych miejsc. | Użyj Dopisz, jeśli firma rozładowuje w kilku adresach. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: znajdź kontrahenta z saldem palet i uzgodnij saldo z oknami sald i historii
Uczeń odtwarza pracę działu rozliczeń, który sprawdza, skąd bierze się saldo palet kontrahenta. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo w roli Magazyn palet, przejdź do Kartoteki, Dostawcy / Odbiorcy i kliknij nagłówek Saldo palet dwa razy, aby ustawić sortowanie malejące.
- Zaznacz kontrahenta z największym saldem i odnotuj liczbę z kolumny Saldo palet.
- Rozwiń Salda, wybierz Palety i lokalizacje, odczytaj kolumny Nazwa palety i Lokalizacja, a ilości z kolumny Ilość zsumuj (jeśli okno jest puste, opisz stan pusty). Zamknij okno krzyżykiem.
- Rozwiń Salda, wybierz Salda palet i porównaj sumę z poprzednim oknem. Zamknij okno krzyżykiem.
- Kliknij Historia, policz dokumenty i porównaj ich ilości z saldem. Zamknij okno krzyżykiem.
- Rozwiń Miejsca dostawy, wybierz Przeglądaj i ustal, czy kontrahent ma miejsca dostawy. Zamknij okno krzyżykiem, a trzecim kliknięciem w nagłówek Saldo palet zdejmij sortowanie.
Pytanie kontrolne. Dlaczego suma kolumny Ilość w oknie Salda powinna zgadzać się z kolumną Saldo palet i czym okno Palety i lokalizacje różni się od okna Salda palet?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "przestrzega zasad gospodarowania opakowaniami, materiałami pomocniczymi i odpadami w magazynie", w tym kryterium "dokumentuje gospodarowanie opakowaniami w procesach magazynowych", z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.4 Przechowywanie zapasów, efekt 6) w zawodach technik logistyk i magazynier-logistyk, według rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 16 maja 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach, a kartotekę obejrzysz w bezpłatnym demo magazynu palet.
Najczęstsze pytania
Czy dostawca i odbiorca to osobne kartoteki?
Nie. Typ kontrahenta Dostawca/Odbiorca jest jedną wartością słownika, więc program nie rozróżnia, czy firma dostarcza, czy odbiera palety. Osobną kartotekę mają tylko przewoźnicy.
Co pokazuje kolumna Ilość - bufor w oknach Salda?
Ilość z dokumentów zapisanych w buforze, a kolumna Ilość pokazuje ilość z dokumentów zapisanych do rejestru. W bazie demonstracyjnej ilość w buforze wynosi zero.
Czy przy kontrahencie jest dziennik zmian?
Pasek tej kartoteki go nie ma. Przycisk Historia otwiera od razu okno Historia obrotów, a lista z pozycją Dziennik zmian występuje wśród kartotek tylko w kartotece Palety.
Skąd lista Kontrahent w formularzu dokumentu bierze firmy?
Z tej kartoteki. W bazie demonstracyjnej lista Kontrahent w formularzu dokumentu PZ ma tyle samo pozycji co kartoteka.
Czy kolor kontrahenta widać także w dokumentach?
W siatkach kartotek tak. Czy kolor pojawia się w listach wyboru dokumentów, tego demo nie potwierdza, dlatego nie traktuj koloru jako informacji w dokumencie.
Słownik pojęć
- Kontrahent
- Firma z kartoteki, którą wskazujesz w dokumentach jako dostawcę lub odbiorcę palet.
- Saldo palet
- Wyliczana ilość palet na koncie kontrahenta, wynikająca z dokumentów zapisanych z tym kontrahentem.
- Typ kontrahenta
- Wartość słownika Dostawca/Odbiorca albo Przewoźnik, która rozdziela kartoteki.
- Miejsce dostawy
- Dodatkowy adres kontrahenta zapisany w osobnym oknie z listą i formularzem.
- Ilość - bufor
- Kolumna okien Salda z ilością z dokumentów w buforze.
- Karta kontrahenta
- Wydruk Podgląd kartoteki z danymi podstawowymi, obrotami z dwunastu miesięcy i saldem.