Inwentaryzacje otwarte - arkusz spisu i wydruk spisu z natury
Rejestr Inwentaryzacje otwarte zbiera spisy, które zostały założone, a jeszcze nie zamknięte. Z tego miejsca otwierasz arkusz, wpisujesz ilość faktyczną po policzeniu palet, zapisujesz komisję i drukujesz arkusz Spis z natury. Stąd też zamyka się inwentaryzację; skutek tej operacji opisujemy niżej, dlatego warto znać każdy przycisk przed pierwszym kliknięciem.
Pasek zaczyna się od ikony trzech kresek i przycisku Powrót, po których następują Edytuj, Komisja, Usuń, Zamknij i Wydruk oraz ikona palety z ustawieniami widoku. Przyciski od Edytuj do Wydruk są szare, dopóki nie zaznaczysz wiersza. Kolumny Typ, Nr dokumentu, Data, Magazyn, Oddział, Lokalizacja, Kontrahent, Indeks artykułu i Nazwa artykułu widać od razu, a dalsze, od komisji po datę zapisu, odsłania przewinięcie w prawo. W bazie demonstracyjnej lista ma jeden wiersz, więc rozmiary strony 20, 30 i 50 nie mają tu znaczenia.
Na tej stronie
Miejsce rejestru w procesie inwentaryzacji
Rejestr leży pośrodku procesu: po założeniu arkusza i przed zamknięciem. Dopóki spis jest otwarty, program traktuje spisywane lokalizacje i palety jako zablokowane.
| Etap | Ekran | Rola w spisie |
|---|---|---|
| Założenie | nowa inwentaryzacja | Wybór zakresu i przycisk Dopisz zakładają arkusz. |
| Liczenie i wpis wyników | Inwentaryzacje otwarte (ta strona) | Wydruk, ilość faktyczna, komisja. |
| Lista spisywanych pozycji | pozycje w trakcie i po inwentaryzacji | Podgląd lokalizacji i palet oraz pozycji arkuszy otwartych. |
| Zamknięcie | inwentaryzacje zamknięte | Arkusz przechodzi na listę zamkniętych. |
| Różnice | niedobory i nadwyżki | Dokumenty różnic powstają przy zamknięciu. |
Stan palet, który spis ma zweryfikować, odczytasz w saldzie magazynowym. Cały przebieg inwentaryzacji w menu Magazyn zbiera strona inwentaryzacja.
Kolumny listy
Wszystkie kolumny są widoczne domyślnie. Kolumny tekstowe mają filtry z lupą, a kolumny Data i Data zapisu - pole daty z kalendarzem. Menu z ikoną trzech kresek ma pozycję "Eksport do Excel", aktywną zawsze, oraz pozycje "Notatki", "Pliki", "Zdjęcia", "Załączniki" i "Dyskusja", aktywne po zaznaczeniu wiersza.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Typ | Kod zakresu spisu: LOK dla lokalizacji, ASO dla asortymentu. | Odróżnia spis miejsca od spisu rodzaju palety. |
| Nr dokumentu | Numer arkusza nadany przy założeniu spisu. | Wskazanie arkusza w rozmowie z komisją. |
| Data | Data inwentaryzacji; filtr otwiera kalendarz. | Sortowanie wyłania najstarsze otwarte spisy. |
| Magazyn, Oddział | Magazyn i oddział z kontekstu pracy. | Rozróżnia spisy w kilku magazynach. |
| Lokalizacja | Nazwa i kod lokalizacji w nawiasie; pusta przy spisie asortymentu. | Wskazuje miejsce objęte spisem. |
| Kontrahent | W bazie demonstracyjnej puste. | Pole do filtrowania, gdy spis ma przypisanego kontrahenta. |
| Indeks artykułu, Nazwa artykułu | Paleta objęta spisem asortymentu; przy spisie lokalizacji puste. | Wskazuje paletę, której dotyczy spis. |
| Komisja 1, Komisja 2, Komisja 3 | Członkowie komisji wpisani w oknie Komisja. | Puste kolumny oznaczają, że komisji jeszcze nie zapisano. |
| Zapisał, Data zapisu | Użytkownik i data zapisu arkusza. | Ustalenie, kto zapisał arkusz. |
| Numer referencyjny | Identyfikator techniczny generowany przez system. | Bez znaczenia dla pracy; kolumnę można ukryć. |
W bazie demonstracyjnej jedyny otwarty spis dotyczy lokalizacji, a kolumny kontrahenta i artykułu są w nim puste. Mechanikę filtrów i sortowania oraz widoków opisują strony siatka rejestru oraz filtrowanie i sortowanie.
Pasek narzędzi
| Przycisk | Działanie | Kiedy aktywny |
|---|---|---|
| Powrót | Wraca do ekranu Inwentaryzacja z kartami procesu. | Zawsze. |
| Edytuj | Otwiera okno Arkusz inwentaryzacyjny z pozycjami spisu. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Komisja | Otwiera okno "Dodaj komisję - edycja" z trzema polami. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Usuń | Przycisk na pasku; instrukcja nie opisuje jego skutku. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Zamknij | Zamyka inwentaryzację. Program tworzy wtedy dokumenty różnic (patrz niżej). | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Wydruk | Otwiera okno "Wydruk raportu" z arkuszem Spis z natury. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Ikona palety | Ustawienia widoku: domyślne ustawienie, zapis obecnego i widoczność kolumn. | Zawsze. |
Zamknij tworzy dokumenty różnic. W programie zamknięcie inwentaryzacji tworzy dokumenty różnic: nadwyżki i niedobory, zapisane od razu. Na ekranach Niedobory i Nadwyżki nie ma przycisków edycji ani usuwania, więc przed kliknięciem sprawdź ilości faktyczne we wszystkich pozycjach. W demo przycisków Zamknij i Usuń nie używamy, bo konto jest wspólne.
Arkusz inwentaryzacyjny i ilość faktyczna
Przycisk Edytuj otwiera okno Arkusz inwentaryzacyjny. Pasek okna ma ikonę trzech kresek, przycisk Edytuj, przycisk Generuj BO i ikonę palety. Edytuj jest nieaktywny, dopóki nie zaznaczysz pozycji.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Lp. | Numer pozycji arkusza. | Porządek przy liczeniu na hali. |
| Indeks, Nazwa | Paleta z kartoteki. | Wskazuje, co liczyć. |
| Lokalizacja | Nazwa i kod lokalizacji. | Wskazuje, gdzie liczyć. |
| Ilość w systemie | Ilość z ewidencji programu. | Punkt odniesienia dla wyniku liczenia. |
| Ilość faktyczna | Wynik liczenia; komórki mają jasnożółte tło, bo to pole do wpisania. | Wpisuje się je po policzeniu palet. |
Po zaznaczeniu pozycji przycisk Edytuj otwiera okno "Edycja pozycji". Numer, indeks, nazwa, lokalizacja i "Wartość w systemie" są w nim tylko do odczytu. Pole "Ilość faktyczna" jest wymagane i oznaczone pomarańczową krawędzią, a przyciski "Zapisz" i "Zamknij" kończą pracę z oknem. Zapisanie wartości jest zapisem w arkuszu, więc w demo ćwiczymy tylko odczyt.
Generuj BO uzupełnia, a nie liczy. W programie akcja Generuj BO wpisuje w pozycjach bez wyniku ilość faktyczną równą ilości w systemie. Tak uzupełniona pozycja nie da później nadwyżki ani niedoboru. Używaj jej tylko wtedy, gdy palety zostały policzone, a wynik jest zgodny z ewidencją. W demo przycisku nie klikamy.
Komisja
Przycisk Komisja otwiera okno "Dodaj komisję - edycja" z trzema polami tekstowymi na członków komisji. Pierwsze pole jest wymagane. Przyciski "Zamknij" i "Zapisz" kończą pracę z oknem, a wpisane osoby trafiają do kolumn Komisja 1, Komisja 2 i Komisja 3 na listach inwentaryzacji. W praktyce firmowej spis wykonuje zespół wyznaczony przez firmę, a ustawa wymaga udokumentowania przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji oraz powiązania ich z zapisami ksiąg (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dane członków komisji są danymi osobowymi, więc wpisuj je zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej firmie.
Wydruk spisu z natury
Okno "Wydruk raportu" ma listę Język (Polski), zielony przycisk Generuj, przeglądarkę PDF oraz listę Format pliku i przyciski Zamknij i Pobierz. Podgląd pokazuje dokument "Spis z natury" na papierze firmowym, z polami do ręcznego wypełnienia "Arkusz:" i "Realizuje:", a pod nimi datą inwentury oraz oddziałem i magazynem. Tabela ma kolumny L.p., Indeks, Nazwa asortymentu, Lokalizacja, Ilość BO, Ilość faktyczna i Różnica, a pod nią stoi wiersz "Suma". Lista Format pliku zawiera pozycje "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" i "PDF". Szczegóły pracy z wydrukami opisuje strona wydruki.
Typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Przyciski Edytuj, Komisja, Usuń, Zamknij i Wydruk są szare | Żaden wiersz nie jest zaznaczony. | Kliknij komórkę wiersza z inwentaryzacją. |
| Kolumny Komisja 1 do 3 są puste | Nie zapisano komisji. | Użyj przycisku Komisja i wpisz co najmniej pierwszego członka. |
| Lokalizacja nie pojawia się na liście wyboru w dokumencie | Może trwać otwarty spis, który ją obejmuje; w programie spis blokuje lokalizację na swój czas. | Sprawdź listę inwentaryzacji otwartych; po zamknięciu spisu blokada się kończy. |
| Pozycja ma ilość faktyczną równą ilości w systemie, choć nikt jej nie liczył | Użyto akcji Generuj BO. | Przelicz palety i popraw ilość faktyczną w oknie Edycja pozycji przed zamknięciem. |
| Arkusz nie zawiera oczekiwanej palety | Paleta nie należy do zakresu spisu. | Załóż osobny spis dla tej palety. |
Dokumenty, które blokują założenie spisu, wskazuje ekran dokumentów w buforze. Ekrany inwentaryzacji możesz obejrzeć w bezpłatnym demo Studio PWS.net.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odczytaj kolumny arkusza i podgląd wydruku spisu z natury bez zapisywania danych
Uczeń sprawdza, jakie informacje komisja dostaje przed spisem i gdzie wpisze się wynik liczenia, nie zmieniając niczego w arkuszu. Rola w demo: Magazyn palet. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo w roli Magazyn palet i przejdź do menu Magazyn, Inwentaryzacja, a w hubie wybierz Inwentaryzacje otwarte. Odczytaj kolumny Typ, Data i Lokalizacja, a po przewinięciu w prawo sprawdź, czy kolumny Komisja są wypełnione.
- Kliknij komórkę wiersza i sprawdź, które przyciski paska stały się aktywne.
- Wybierz Wydruk, a po otwarciu okna kliknij Generuj, jeśli podgląd się nie pojawił, i odczytaj nagłówki kolumn tabeli arkusza Spis z natury. Nie klikaj Pobierz. Zamknij okno przyciskiem Zamknij.
- Wybierz Edytuj i odczytaj kolumny okna Arkusz inwentaryzacyjny. Wskaż komórkę z żółtym tłem. Nie zaznaczaj pozycji i nie klikaj Generuj BO. Zamknij okno krzyżykiem; jeśli pojawi się okno Potwierdzenie, wybierz Tak.
- Sformułuj własnymi słowami, czym różni się kolumna Ilość w systemie od kolumny Ilość faktyczna i kto w firmie wpisuje drugą z nich.
Pytanie kontrolne. Dlaczego przed kliknięciem Zamknij trzeba sprawdzić ilość faktyczną w każdej pozycji arkusza i co program tworzy po zamknięciu inwentaryzacji?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "kontroluje stan majątku magazynu i zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6 Zabezpieczanie majątku) w zawodach technik logistyk (efekt 3) i magazynier-logistyk (efekt 4), w tym kryterium "sporządza dokumentację dotyczącą inwentaryzacji". Wspiera też efekt "przeprowadza inwentaryzację zapasów" (EKA.04.5, efekt 4) w zawodzie technik ekonomista, w tym kryterium "przeprowadza spis z natury zapasów" (rozporządzenie MEN z 16 maja 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 991 z późn. zm.). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo PWS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Co oznacza kolumna Typ na liście inwentaryzacji otwartych?
Podaje zakres spisu: LOK oznacza spis lokalizacji, a ASO spis asortymentu, czyli rodzaju palety. Kody odpowiadają kafelkom z ekranu Nowa inwentaryzacja.
Gdzie wpisuje się wynik liczenia palet?
W oknie Arkusz inwentaryzacyjny, po zaznaczeniu pozycji i kliknięciu Edytuj, w polu Ilość faktyczna okna Edycja pozycji. Przycisk Zapisz w tym oknie zapisuje wartość w arkuszu.
Co się dzieje po kliknięciu Zamknij?
W programie inwentaryzacja przechodzi na listę zamkniętych, a różnice między ilością faktyczną a ilością w systemie trafiają do dokumentów nadwyżek i niedoborów, zapisanych od razu. Na ekranach niedoborów i nadwyżek nie ma przycisków edycji ani usuwania tych dokumentów.
Jakie formaty ma okno wydruku Spis z natury?
Okno Wydruk raportu ma listę Format pliku z pozycjami "MS Word (docx)", "MS Excel (xlsx)", "Image (tif)" i "PDF" oraz przycisk Pobierz. W ćwiczeniach oglądamy tylko podgląd.
Dlaczego przyciski paska są szare?
Edytuj, Komisja, Usuń, Zamknij i Wydruk działają na zaznaczonym wierszu. Kliknij dowolną komórkę wiersza, żeby je uaktywnić.
Słownik pojęć
- Arkusz inwentaryzacyjny
- Lista pozycji spisu: paleta, lokalizacja, ilość w systemie i ilość faktyczna wpisywana po policzeniu.
- Ilość w systemie
- Ilość palety w lokalizacji z ewidencji programu, wskazana w arkuszu jako punkt odniesienia dla wyniku liczenia.
- Ilość faktyczna
- Wynik policzenia palet w magazynie, wpisywany w oknie Edycja pozycji; od niej zależy wynik inwentaryzacji.
- Komisja inwentaryzacyjna
- Osoby wpisane w oknie Komisja, które wykonują spis i potwierdzają jego wynik; program zapisuje je w trzech polach.
- Spis z natury
- Wydruk arkusza inwentaryzacji z tabelą pozycji i wierszem Suma, otwierany przyciskiem Wydruk.
- Generuj BO
- Akcja w arkuszu, która uzupełnia ilość faktyczną wartością systemową w pozycjach bez wpisu.