Wydruki reklamacji i kartotek w oknie wydruku raportu

Przycisk Wydruk tworzy dokument z danych rekordu. Przy reklamacji ma dwie pozycje: Formularz reklamacji pobiera plik PDF od razu, a Szczegóły reklamacji otwiera okno Wydruk raportu z podglądem dokumentu i parametrami. W kartotekach przycisk otwiera to samo okno bez listy. Dla działu jakości i serwisu to sposób na dokument do akt sprawy albo do przekazania dalej.

Pasek narzędzi ma przyciski Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian i Aktualizuj datę, a ikona palety stoi po prawej stronie. Lista przycisku Wydruk zawiera pozycje Formularz reklamacji i Szczegóły reklamacji. Zaznaczony wiersz ma ciemniejszą komórkę w kolumnie Nr dokumentu. W siatce widać kolumny Priorytet, Edytowany, Numer RMA, Nr dokumentu, Dni, Nadawca, Od: i Treść zgłoszenia.

Gdzie program udostępnia wydruki

W rejestrach reklamacji przycisk Wydruk ma podpowiedź Wydruk dokumentu. Nie występuje na każdym pasku, a w rejestrach i kartotekach działa inaczej: w rejestrach otwiera listę, w kartotekach od razu okno.

Rejestr Oczekujące RMA służy do wstępnej weryfikacji zgłoszeń z portalu i nie ma przycisku Wydruk. Pozycje listy odblokowują się po zaznaczeniu wiersza, a zasady paska i zaznaczania opisuje strona siatka rejestru. Wydruk dotyczy jednej reklamacji; dane całej tabeli przenosi osobna funkcja eksport do Excela.

Dwie pozycje listy wydruku

Pomoc programu opisuje listę jako sposób na wygenerowanie dokumentów na gotowych szablonach. Pozycje różnią się sposobem otwarcia i parametrami. Formularz reklamacji nie otwiera okna: przeglądarka pobiera plik PDF od razu po wyborze pozycji. Szczegóły reklamacji otwierają okno, w którym przed pobraniem można obejrzeć dokument.

Formularz reklamacji - układ dokumentu

Dokument zaczyna się nagłówkiem z numerem reklamacji, numerem RMA i datą. W szablonie demo ma osiem numerowanych sekcji, a po nich oświadczenie, miejsca na podpisy i klauzulę informacyjną. Szablon uzupełnia pola danymi z rekordu: reklamującego, towaru, przyczyny i żądania.

Szablon demo, nie wzór. Sekcje Terminy i Przechowywanie oraz klauzula informacyjna RODO zawierają w demo gotowe sformułowania, które ustala firma przy wdrożeniu. Nie traktuj ich jako warunków obowiązujących Twoją firmę ani jako wzoru wymaganego przepisami. Treść dokumentu powinna odpowiadać aktualnym przepisom, dlatego uzgodnij ją z osobą odpowiedzialną za prawo w Twojej firmie.

Okno wydruku raportu

Okno otwierają Szczegóły reklamacji, wydruki z kartotek i raporty z menu Informacje. Ma jeden układ, a o tym, co pokazuje podgląd, decyduje źródło. Poniższy przykład pochodzi z kartoteki asortymentu.

Okno ma u góry pole Język z wartością Polski i zielony przycisk Generuj. Środek zajmuje podgląd dokumentu w przeglądarce PDF z paskiem narzędzi (miniatury, szukanie, numer strony, skala, drukowanie). W stopce leży pole Format pliku z wartością PDF oraz przyciski Zamknij i Pobierz. Podgląd pokazuje kartę Kartoteka asortymentowa z tabelami Dane podstawowe i Dane uzupełniające.

• Język - lista z pozycjami English i Polski, wymagana (pomarańczowy pasek z lewej krawędzi). Domyślnie obowiązuje język konta, więc w polskim interfejsie jest to Polski.
• Generuj - zielony przycisk pod polem Język. Odświeża podgląd po zmianie parametrów; podpowiedź mówi, że generuje dokument na podstawie bieżących ustawień. Podgląd ładuje się też sam po otwarciu okna.
• Format pliku - lista w stopce: MS Word (docx), MS Excel (xlsx), Image (tif), PDF. Domyślnie PDF. Według pomocy programu wybór dotyczy pobieranego pliku.
• Pobierz - zielony przycisk w stopce. Według pomocy programu rozpoczyna pobieranie pliku na dysk.

Lista Format pliku rozwija się nad polem i ma cztery pozycje: MS Word (docx), MS Excel (xlsx), Image (tif) oraz PDF, zaznaczony pomarańczowym tłem. Pod nią widać początek podglądu karty. Okno pozostaje otwarte, dopóki nie wybierzesz Zamknij lub krzyżyka w prawym górnym rogu.

Szczegóły reklamacji - sekcje podglądu

Szczegóły reklamacji dają dokument z danymi jednej sprawy w jednym miejscu. Podgląd ładuje się w języku konta, a w oknie można go odświeżyć przyciskiem Generuj.

Język wydruku. Pole Język w oknie to parametr dokumentu, a nie ustawienie konta. Po wyborze wartości Polski tytuły i nagłówki wydruku oraz nazwy statusów są po polsku, niezależnie od języka programu. Dane z bazy, na przykład nazwy artykułów, pozostają takie, jak je wpisano.

Wydruki w kartotekach i raporty

W kartotekach przycisk Wydruk otwiera od razu okno Wydruk raportu z podglądem jednej pozycji. Aktywny jest po zaznaczeniu wiersza.

Pozycje z menu Informacje, Raporty także otwierają okno Wydruk raportu. Część z nich ma w nim dodatkowe parametry: Data od, Data do oraz Status albo Żądanie, a wynik jest dokumentem PDF. Pozycje grupy Tabele przestawne są statycznymi dokumentami, a nie interaktywnymi tabelami. Raporty omawia strona raporty reklamacyjne.

Wydruki w praktyce firmowej

Dokumenty reklamacyjne pełnią w firmie dwie role: potwierdzają przyjęcie sprawy i służą do przekazania jej dalej. Wydruk z programu ma tę zaletę, że pola pochodzą z rekordu, więc dane na papierze zgadzają się z rejestrem. Ogólne zasady porządkowania dokumentów omawia artykuł o dokumentach reklamacyjnych.

Zasada aktualności. Wydruk odzwierciedla dane z chwili generowania. Jeśli po wydruku zmienisz rekord, na papierze zostanie stara wersja, więc przy dokumencie podpisywanym przez klienta generuj go jako ostatni krok po sprawdzeniu pól w Edycji.

Okna wydruków możesz obejrzeć w bezpłatnym demo Studio RMA.net. W demo nie pobieraj plików: przycisk Pobierz zostaw na własną instalację.