Eksport do Excela - dane z rejestru reklamacji do analizy w arkuszu

W menu trzech kresek rejestrów stoi pozycja Eksport do Excel, a w menu Kartoteki ekran Excel z kafelkami eksportu i importu. Strona wskazuje, gdzie w Studio RMA.net eksport jest dostępny i gdzie go nie ma. Dalej opisuje, jak firma wykorzystuje dane z reklamacji w arkuszu: do rozmów z dostawcą i do analizy powtarzalności reklamacji.

Menu rozwija się spod ikony trzech kresek na lewym skraju paska narzędzi. Od góry stoją pozycje Eksport do Excel, Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Dyskusja. Pierwsza ma ciemny napis i jest aktywna, a pięć pozostałych jest wyszarzonych, bo żaden wiersz rejestru nie jest zaznaczony. Przyciski od Edycji do Usług na pasku obok też są wyszarzone.

Gdzie w programie jest eksport do Excela

Eksport jest częścią wspólnej siatki rejestru, więc występuje na większości ekranów z tabelą i paskiem narzędzi. Dodatkowo kafelki eksportu leżą na osobnym ekranie w menu Kartoteki.

Pozycji Eksport do Excel nie ma w oknie edycji reklamacji: menu ikony trzech kresek w tym oknie zawiera tylko Notatki i Dyskusję. Nie ma jej także w Kalendarzu, którego nagłówek ma wyłącznie strzałki, podpis zakresu i przełącznik widoków. Menu wykresu na pulpicie HOME proponuje inne polecenia: Pobierz SVG, Pobierz PNG i Pobierz CSV.

Raporty mają własną drogę do pliku. Według pomocy programu raport można pobrać w kilku formatach, także xlsx: okno Wydruk raportu ma listę Format pliku z pozycją "MS Excel (xlsx)" i przycisk Pobierz; szczegóły opisuje strona o raportach. Etykieta pozycji w rejestrach brzmi "Eksport do Excel", a przy najechaniu myszą nie pokazuje podpowiedzi.

Wywołanie eksportu z rejestru

Pozycja Eksport do Excel jest aktywna zawsze, także bez zaznaczonego wiersza. Pozostałe pozycje menu, od Notatki do Dyskusja, wymagają zaznaczonego wiersza. Wygląd rejestru ustawia się osobnymi funkcjami: zawężanie opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu, a wybór kolumn strona o widoczności kolumn.

1. Otwórz rejestr, w którym leżą potrzebne sprawy.
2. Kliknij ikonę trzech kresek na lewym skraju paska narzędzi.
3. Wybierz pozycję Eksport do Excel; nie musisz zaznaczać wiersza.
4. W arkuszu porównaj dane z ekranem programu: liczbę wierszy i nagłówki kolumn.

Porównanie z ekranem w ostatnim kroku to praktyka firmowa, a nie wymóg programu. Pozwala od początku wiedzieć, jakie sprawy i jakie kolumny trafiły do pliku, zanim ktoś zbuduje na nim raport.

Kafelki EXPORT w menu Kartoteki

Menu Kartoteki ma pozycję Excel z ikoną arkusza i podpowiedzią "Eksport do Excel". Ekran składa się z dwóch rozwijanych kart o etykietach EXPORT i IMPORT.

Ekran EXCEL ma dwie karty obok siebie, a każda ma strzałkę zwijania. Karta EXPORT, oznaczona numerem 1, zawiera trzy kafelki, od Reklamacje oczekujące do Usługi serwisowe. Karta IMPORT, numer 2, zawiera cztery kafelki importu kartotek: towarowych, kontrahentów, pracowników i usług. Po lewej stoi menu boczne z rozwiniętymi grupami Reklamacje i Kartoteki, a pozycja Excel jest podświetlona.

Każdy z czterech kafelków importu otwiera to samo okno Import z polami Format, Arkusz, Pierwszy wiersz i Pierwsza kolumna oraz przyciskami Zamknij, Wygeneruj excel i Wybierz plik. Import dotyczy kartotek, a nie reklamacji. Opisuje go osobna strona o eksporcie i imporcie w kartotekach.

Analiza danych z reklamacji w arkuszu

Dane z rejestru przenosi się do arkusza po to, by odpowiedzieć na pytania, na które rejestr nie odpowiada jednym ekranem. Arkusz nie jest funkcją Studio RMA.net, więc poniższe zastosowania opisują praktykę firm, a nie możliwości programu. Instrukcja nie opisuje zawartości pliku eksportu, dlatego w tabeli stoją nazwy kolumn z ekranów programu. Gotowe zestawienia i raporty programu to osobne ekrany: zestawienia reklamacji i usług oraz raporty w formie dokumentów PDF.

Rozmowa z dostawcą zyskuje na zestawieniu, które łączy numer seryjny i datę sprzedaży z opisem wady. Sama liczba zgłoszeń ginie w sporze o to, czy problem dotyczy partii, czy jednostkowego egzemplarza. Wada powtarzająca się przy jednym artykule w kolejnych miesiącach jest sygnałem dla działu zakupów, a pojedyncze zgłoszenie bywa przypadkiem.

W praktyce zakładowej procedurę postępowania z reklamacjami opiera się często na wytycznych normy ISO 10002, w Polsce PN-ISO 10002. Norma opisuje proces postępowania z reklamacjami jako jeden z procesów systemu zarządzania jakością, a wśród jego aspektów wymienia analizę i ocenę reklamacji dla poprawy jakości. Jej pełny tekst jest płatny. O analizie reklamacji pisze esej o reklamacjach jako źródle informacji.

Jakość danych przed analizą

Przed zliczaniem sprawdź kolumny, które staną się osią analizy. Status bywa pusty, a statusy zależą od stanu reklamacji, więc zliczanie ich między stanami wymaga ostrożności; zależności opisuje strona o stanach i statusach reklamacji. Kolumna Dni pokazuje liczbę dni pozostałych do terminu i nie schodzi poniżej zera, więc nie wskaże, o ile dni sprawa przekroczyła termin. Rzetelniejsza jest różnica między datą analizy a datą z kolumny Termin rozpatrzenia.

Reguła pracy z plikiem. W praktyce firmowej plik z rejestru traktuje się jak zdjęcie danych z chwili eksportu. Późniejsza zmiana statusu w programie nie zmieni pliku, więc w nazwie pliku zapisuje się datę eksportu, a raport opiera na jednym pliku, nie na kilku wersjach.

Dane osobowe w pliku

Rejestry zawierają kolumny Reklamujący, Telefon i E-mail, czyli dane osobowe osób zgłaszających reklamacje. Dane zgłaszającego w reklamacji są danymi osobowymi. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 rozporządzenia RODO i przechowuje dane nie dłużej, niż to niezbędne do celu, w tym do dochodzenia lub obrony roszczeń. RODO nie wyznacza jednego okresu przechowywania.

Plik poza firmą. W praktyce firmowej plik z rejestru traktuje się jak każdą inną kopię danych osobowych. Do analizy bierze się tylko potrzebne kolumny, a kolumny z danymi kontaktowymi usuwa się przed wysłaniem pliku dostawcy lub komukolwiek spoza zespołu obsługi reklamacji.