Rejestr usług serwisowych i napraw gwarancyjnych w menu Serwis

Rejestr Serwis, Usługi zbiera w jednej tabeli wszystkie usługi dopisane do reklamacji: jeden wiersz to jedna pozycja z serwisantem, ilością, ceną i wartością. Korzystają z niego serwis i osoby kontrolujące koszty napraw, bo widać w nim, kto wykonał usługę, przy której reklamacji i z jaką fakturą dostawcy ją powiązano. Rejestr służy do przeglądu pozycji i otwierania okna edycji danych rozliczeniowych; usługi dopisuje się z okna Usługi w reklamacji.

Tytuł ekranu USŁUGI ma obok ikonę pomocy. Pasek narzędzi zawiera menu trzech kresek i przycisk Edycja, szary do chwili zaznaczenia wiersza, a po prawej stronie napis USŁUGI. Kolumny w kolejności z ekranu to Numer RMA, Nr dokumentu, Data przyjęcia, Serwisant, Ilość, Cena, Wartość, SKU (Indeks) artykułu, Nazwa artykułu i dalej Indeks usługi; pozostałe odsłania przewijanie w prawo. Pod nagłówkami leży wiersz filtrów, a w stopce rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz licznik wierszy.

Miejsce rejestru w obiegu naprawy

Usługa serwisowa wiąże się z reklamacją, która trafiła do realizacji. W praktyce firmowej serwisant przyjmuje sprzęt, diagnozuje usterkę, wymienia podzespół albo dojeżdża do klienta, a każda z tych czynności może stać się osobną pozycją usługi. Rejestr pokazuje wszystkie takie pozycje naraz, niezależnie od reklamacji, z której pochodzą. W bazie demonstracyjnej to kilkadziesiąt wierszy, ułożonych od najnowszej daty przyjęcia.

W praktyce firmowej o tym, kto ponosi koszt usługi, rozstrzyga podstawa reklamacji. Gwarancja według UOKiK jest dobrowolnym oświadczeniem gwaranta, więc to gwarant, a nie ustawa, określa jej zakres (art. 577 Kodeksu cywilnego). Przy niezgodności towaru z umową w sprzedaży konsumenckiej naprawa odbywa się na koszt sprzedawcy, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności dla konsumenta (art. 43d ust. 4 ustawy o prawach konsumenta); ustawa nie wyznacza liczby dni na naprawę. Studio RMA.net nie rozstrzyga, kto płaci: pokazuje wykonane pozycje i ich wartość, a decyzję podejmuje Twoja firma.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Dwadzieścia kolumn jest widocznych domyślnie. W pasku nie ma ikony palety, więc w tym rejestrze nie zapiszesz własnego widoku ani nie otworzysz okna widoczności kolumn - te funkcje opisuje strona o widoczności kolumn i ustawieniach widoku.

Kolor w kolumnie serwisanta

Tło komórki Serwisant zależy od osoby. Ta sama paleta występuje w kolumnach Nazwisko i Imię w kartotece pracowników, a formularz pracownika ma pole Kolor, więc kolor serwisanta ustawia się w karcie pracownika. Program dobiera jasny albo ciemny tekst tak, żeby napis pozostał czytelny; pracownik bez przypisanego koloru ma zwykłe tło komórki. W bazie demonstracyjnej występuje kilka kolorów.

Kolor jako oznaczenie osoby. Kolor nie niesie informacji o statusie ani o wartości usługi. Pozwala odróżnić wzrokowo pozycje jednego serwisanta od pozycji innych i zorientować się, kto ma w tabeli najwięcej wpisów. Przy pracowniku bez koloru takiego skrótu nie ma - uzupełnij pole Kolor w jego karcie.

Pasek narzędzi i okno edycji pozycji

Pasek ma dwa elementy. Menu trzech kresek zawiera jedną pozycję, Eksport do Excel, aktywną zawsze. Przycisk Edycja uaktywnia się po zaznaczeniu wiersza, czyli jednym kliknięciu w komórkę; zaznaczona może być jedna pozycja. Przycisków Dopisz i Usuń nie ma, a dwuklik w wiersz niczego nie otwiera. Eksport opisuje strona o eksporcie do Excela.

Okno otwiera się nad tabelą i ma w nagłówku ikony minimalizacji i zamknięcia. Pola w kolejności z ekranu to Numer faktury, Data faktury (z kalendarzem), Ilość i Cena, a pod nimi wielolinijkowe pole Uwagi. Pole Ilość ma przycisk czyszczenia wartości, a żadne pole nie jest oznaczone jako wymagane. Na dole stoją przyciski Zamknij i Zapisz.

Reguła zakresu edycji. Rejestr pozwala poprawić tylko dane rozliczeniowe pozycji: numer i datę faktury, ilość, cenę i uwagi. W oknie nie ma pól Serwisant ani Rodzaj usługi; te zmienia się wyłącznie w oknie Usługi w reklamacji. Edycja dotyczy jednej pozycji, a nie całej reklamacji.

Przycisk Zamknij otwiera okno Potwierdzenie z przyciskami Nie i Tak. Jego treść brzmi: "Czy na pewno? Dane z dokumentu zostaną odrzucone, czy na pewno chcesz kontynuować?". Odpowiedź Tak odrzuca dane okna. Przycisku Zapisz w demo ze wspólnym kontem nie używasz.

Skąd bierze się cena pozycji

Kartoteka usług przechowuje dla każdego rodzaju usługi czas (kolumna Ilość minut) oraz trzy ceny: Cena ewidencyjna, Cena B2B i Cena B2C. Formularz usługi w reklamacji nie ma jednak pola ceny, a w oknie Usługi kolumny Cena i Wartość bywają puste. Pole Cena pozycji jest w rejestrze, w oknie Usługa - edycja. Czy program podstawia cenę z kartoteki do nowej pozycji, demo nie pokazuje.

Ta sama tabela w menu Informacje

Ekran Informacje, Zestawienia ma trzy karty, a karta SERWIS zawiera dwie pozycje: Usługi serwisowe i naprawy gwarancyjne oraz Rozliczenie kosztów reklamacji. Pierwsza otwiera tę samą tabelę co rejestr Serwis, Usługi: dwadzieścia kolumn w tej samej kolejności i te same wiersze. Różni je przycisk Powrót, który wraca do kart, oraz tytuł w pasku górnym USŁUGI SERWISOWE I NAPRAWY GWARANCYJNE.

Pasek zestawienia zaczyna się od menu trzech kresek, dalej stoją Powrót i Edycja, a po prawej napis USŁUGI. Kolumny od Numer RMA do Indeks usługi są takie same jak w rejestrze, łącznie z kolorem komórek Serwisant. W menu jest tylko Eksport do Excel. Edycja pozycji działa tak samo jak w rejestrze Serwis.

Druga pozycja karty, Rozliczenie kosztów reklamacji, pokazuje inną tabelę, z napisem REKLAMACJE ZAMKNIĘTE I ROZLICZONE i kolumnami Wartość usług oraz Cena zakupu; ekran nie podaje reguł doboru wierszy. Opisuje ją strona o rozliczeniu kosztów reklamacji.

Trzy miejsca z usługami w nazwie

Nazwa Usługi pojawia się w menu i w oknach trzy razy, a każde miejsce służy do czegoś innego. Pomyłka kosztuje czas: w rejestrze nie ma przycisku Dopisz, a katalog w kartotece nie przechowuje wykonanych usług, tylko ich rodzaje.

Do czego rejestr służy w pracy serwisu i jakości

W praktyce firmowej serwis rozlicza robociznę z serwisantem po zakończeniu naprawy, a dział jakości porównuje koszty napraw według artykułów. Rejestr nie wystawia dokumentów rozliczeniowych: ewidencjonuje pozycje i pozwala je filtrować oraz wyeksportować. Odpowiedzi na typowe pytania daje filtr w wierszu pod nagłówkami.