Kopie reklamacji i grupy - oryginał i jego kopie razem
W rejestrze Wszystkie kopia reklamacji jest osobnym wierszem z ikoną w kolumnie Kopia, a oryginał i jego kopie można obejrzeć razem w oknie Grupa. Kopia dzieli numer RMA i numer dokumentu z oryginałem, ale ma własny stan. Strona opisuje to, co potwierdza demo, i ostrzega, że według konfiguracji przycisk Kopiuj działa natychmiast.
Rejestr Wszystkie ma w pasku dziesięć przycisków, a siatka zaczyna się od kolumn Priorytet i Edytowany, za którymi stoi kolumna Kopia. W wierszu kopii w tej kolumnie widać ikonę warstw, a bezpośrednio nad nim leży wiersz oryginału z tym samym Numerem RMA i tym samym Nr dokumentu. Oryginał ma Stan Zamknięta i jasnoszare tło, a kopia Stan Nowa i tło w kolorze jasnego turkusu. W obu wierszach licznik Dni pokazuje czerwone zero.
Na tej stronie
- Co łączy kopię z oryginałem
- Kopiowanie reklamacji przyciskiem z paska rejestru
- Kiedy firmy kopiują reklamację
- Oryginał i kopie razem w oknie grupy
- Jak obejrzeć grupę reklamacji
- Typowe sytuacje przy kopiach
- Ćwiczenie: obejrzyj grupę reklamacji z kopią i porównaj oryginał z kopią
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Co łączy kopię z oryginałem
Kopia jest osobnym wierszem rejestru, który dzieli część numerów z oryginałem. Opis kolumny Kopia w programie brzmi: zgłoszenie jest dokumentem wtórnym.
| Cecha | Oryginał | Kopia |
|---|---|---|
| Numer RMA | pierwotny numer | taki sam jak w oryginale |
| Nr dokumentu | pierwotny numer | taki sam jak w oryginale |
| Stan | własny; w przykładzie z demo Zamknięta | własny; w przykładzie z demo Nowa |
| Kolumna Kopia | pusta | ikona warstw |
W bazie demonstracyjnej kilkadziesiąt reklamacji ma ikonę Kopia, a ten sam Numer RMA bywa powtórzony w kilku wierszach. Kolumna Kopia jest tylko w rejestrach Wszystkie i Zestawienie personalizowane oraz w wyniku Szukaj reklamacji i nie ma pola filtra pod nagłówkiem; w rejestrach etapowych jej nie ma.
Które pola przenoszą się do kopii i jaki numer dostaje kopia, nie było sprawdzane, więc przed pierwszym użyciem przycisku w pracy sprawdź efekt na danych testowych.
Kopiowanie reklamacji przyciskiem z paska rejestru
Przycisk Kopiuj stoi na pasku rejestrów Wszystkie i Zestawienie personalizowane, między przyciskami Priorytet i Grupa. Jest szary, dopóki nie zaznaczysz wiersza. Po zaznaczeniu nie otwiera okna: według konfiguracji przycisku akcja rusza od razu po kliknięciu, bez pytania o potwierdzenie.
Kopiuj działa od razu. Według konfiguracji przycisku kliknięcie uruchamia kopiowanie bez pytania o potwierdzenie, a na koncie wspólnym demo skutek zobaczyliby wszyscy testujący. Nie używaj przycisku Kopiuj w demo.
Pozycja Kopiuj w menu podręcznym wiersza, otwieranym prawym przyciskiem myszy, nosi tę samą nazwę. W demo jej nie używaj. Pozostałe pozycje tego menu powtarzają przyciski paska, a ich opis znajdziesz na stronie o rejestrze Wszystkie.
Kiedy firmy kopiują reklamację
W praktyce firmowej o założeniu kopii decyduje pracownik według procedury Twojej firmy. Przykładowo jedna sprawa może obejmować kilka egzemplarzy tego samego towaru, z których każdy wymaga osobnej drogi przez rejestr pod wspólnym numerem sprawy, albo po naprawie ta sama niezgodność może pojawić się znowu, a firma chce zachować związek z pierwszą sprawą.
Program nie ocenia zasadności reklamacji ani nie wybiera podstawy prawnej, a kopia jest tylko kolejnym wierszem rejestru. Powód założenia kopii warto zapisać w notatkach i dyskusji reklamacji.
Oryginał i kopie razem w oknie grupy
Przycisk Grupa nie grupuje siatki po kolumnie, a rejestr nie ma panelu grupowania. Przycisk otwiera pełnoekranowe okno Grupa z drugą siatką, w której są reklamacje należące do tej samej grupy co zaznaczona, czyli oryginał i jego kopie.
Okno zajmuje cały ekran nad rejestrem i ma tytuł Grupa; w prawym górnym rogu stoją przyciski minimalizowania i zamykania (krzyżyk), a przycisku Zamknij w stopce nie ma. Własny pasek ma siedem przycisków: Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian, Priorytet, Przekazanie. Pod nagłówkami kolumn stoi wiersz filtrów, a kolumna Kopia ma filtr listy ikon i ikonę lejka w nagłówku. Stopka pokazuje jedną stronę i jeden wiersz, bo zaznaczona reklamacja nie ma kopii.
| Przycisk | Rejestry Wszystkie i Zestawienie personalizowane | Okno Grupa |
|---|---|---|
| Edycja, Status, Wyślij | tak | tak |
| Wydruk, Rewizja zmian | tak | tak |
| Priorytet, Przekazanie | tak | tak |
| Kopiuj, Grupa, Aktualizuj datę | tak | nie |
Dla reklamacji z jedną kopią siatka ma dwa wiersze: kopię i oryginał, oba z tym samym Numerem RMA i Nr dokumentu. Zasady przycisków Priorytet i Przekazanie opisuje strona o priorytecie i przekazaniu.
Jak obejrzeć grupę reklamacji
- Otwórz Reklamacje, a następnie Wszystkie.
- Znajdź wiersz z ikoną w kolumnie Kopia. Jeśli chcesz zobaczyć grupę jednoelementową, wybierz dowolny wiersz bez ikony.
- Kliknij komórkę wiersza, aby go zaznaczyć.
- Kliknij Grupa, a nie Kopiuj; przycisk Grupa stoi tuż obok.
- Odczytaj wiersze, porównaj kolumny Kopia i Stan, a potem zamknij okno krzyżykiem w prawym górnym rogu.
Mechanizm. Przycisk Kopiuj ma w konfiguracji akcję wykonywaną od razu, bez pytania o potwierdzenie, a okno Grupa wyświetla reklamacje należące do jednej grupy: oryginał i jego kopie. Zakres kopiowanych danych nie był sprawdzany.
Typowe sytuacje przy kopiach
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Dwa wiersze mają ten sam Numer RMA | Jeden z nich jest kopią drugiego. | Sprawdź kolumnę Kopia albo otwórz okno Grupa. |
| Okno Grupa pokazuje jeden wiersz | Zaznaczona reklamacja nie ma kopii. | To zachowanie normalne; zamknij okno krzyżykiem w prawym górnym rogu. |
| Na pasku nie ma przycisków Kopiuj i Grupa | Otwarty jest rejestr etapowy, np. Nowe albo W realizacji. | Przejdź do rejestru Wszystkie albo Zestawienie personalizowane. |
| Wyszukiwanie po numerze zwraca więcej wierszy, niż oczekiwano | Wynik obejmuje kopie reklamacji. | Odróżnij wiersze po kolumnach Kopia i Stan; zasady numerów opisuje strona o numerze RMA i identyfikatorach. |
Ikonę Kopia opisuje też słownik na stronie kolory i ikony w rejestrach, a zmianę stanu kopii - strona o oknie zmiany statusu.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: obejrzyj grupę reklamacji z kopią i porównaj oryginał z kopią
Uczeń czyta numery i stany tak, jak robi to pracownik, który sprawdza, czy zgłoszenie jest kopią. Ćwiczenie dotyczy wyłącznie okna Grupa i nie używa przycisku Kopiuj. Rola w demo: Demo pełnego systemu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz bezpłatne demo Studio RMA.net w trybie pełnego systemu, a w nim Reklamacje i Wszystkie. Przejrzyj kolumnę Kopia i znajdź wiersz z ikoną warstw; jeśli nie ma go na pierwszej stronie, przejdź do kolejnych. Gdy w demo nie znajdziesz takiego wiersza, pomiń kroki 2 i 3, a w krokach 4-6 użyj dowolnego wiersza bez ikony.
- Odnotuj Numer RMA i Nr dokumentu tego wiersza i sprawdź, że sąsiedni wiersz ma te same numery.
- Porównaj kolumny Stan, Status i Dni obu wierszy oraz kolory ich komórek.
- Zaznacz wiersz z ikoną Kopia i kliknij Grupa. Nie klikaj Kopiuj. Odczytaj liczbę wierszy w stopce, przyciski paska i filtr w kolumnie Kopia.
- Zamknij okno Grupa krzyżykiem w prawym górnym rogu.
- Powtórz kroki 4 i 5 dla wiersza bez ikony Kopia i odnotuj, że stopka okna Grupa pokazuje wtedy jeden wiersz.
Pytanie kontrolne. Dlaczego dwa wiersze z tym samym Numerem RMA nie są błędem rejestru i co powinien sprawdzić pracownik, zanim poda klientowi informację o stanie sprawy?
Podstawa programowa. Ćwiczenie ogólne z zakresu obsługi klienta i ewidencji reklamacji. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo RMA.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy kopia to duplikat wpisany przez pomyłkę?
Nie. Kopia jest dokumentem wtórnym, jak program opisuje kolumnę Kopia, i ma własny Stan oraz ikonę w tej kolumnie; według konfiguracji tworzy ją przycisk Kopiuj. Pomyłki w danych reklamacji poprawia się w oknie Edycja, a nie przez kopiowanie.
Dlaczego w rejestrze Nowe nie ma przycisku Kopiuj?
Przyciski Kopiuj, Grupa, Priorytet i Przekazanie mają tylko rejestry Wszystkie i Zestawienie personalizowane oraz siatka wyniku Szukaj reklamacji. Rejestry etapowe mają krótszy pasek narzędzi.
Czy okno Grupa grupuje reklamacje po kontrahencie albo artykule?
Nie. Okno pokazuje oryginał i jego kopie, a siatki rejestrów nie mają panelu grupowania po kolumnach. Do zawężania listy służą filtry pod nagłówkami.
Ile kopii może mieć jedna reklamacja?
W bazie demonstracyjnej ten sam Numer RMA występuje najwyżej w kilku wierszach. To obserwacja z danych demonstracyjnych, a nie limit programu.
Czy z okna Grupa mogę zmienić stan kopii?
Okno ma własny pasek z siedmioma przyciskami (Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian, Priorytet, Przekazanie), w tym przycisk Status. Przyciski są szare, dopóki nie zaznaczysz wiersza w siatce okna. Skutek zapisu w oknie Status nie był sprawdzany w trybie odczytu, więc w demo nie zapisuj.
Słownik pojęć
- Kopia reklamacji
- Wiersz rejestru z ikoną w kolumnie Kopia, z tym samym Numerem RMA i Nr dokumentu co oryginał oraz własnym stanem; według konfiguracji powstaje przyciskiem Kopiuj.
- Dokument wtórny
- Określenie z opisu kolumny Kopia (zgłoszenie jest dokumentem wtórnym), którym program oznacza kopię reklamacji.
- Oryginał
- Reklamacja, z której utworzono kopię; nie ma ikony w kolumnie Kopia i zachowuje własny stan.
- Grupa reklamacji
- Oryginał i jego kopie, pokazywane razem w drugiej siatce okna Grupa.
- Okno Grupa
- Pełnoekranowe okno z siatką reklamacji jednej grupy, własnym paskiem przycisków i filtrem ikon w kolumnie Kopia.