Pliki, zdjęcia i załączniki - dowody przy rekordzie reklamacji
Do reklamacji dołączasz dokumenty i zdjęcia w trzech oknach, które otwiera menu trzech kresek albo przyciski formularza. Okno Załączniki przyjmuje dokumenty z listy rozszerzeń i podaje limity, okno Zdjęcia zawiera galerię, a okno Pliki, nazwane Przeglądarka plików, pokazuje foldery. W procesie reklamacyjnym to miejsce na dowody, na przykład zdjęcie wady lub dowód zakupu.
Okno Załączniki zajmuje prawie cały ekran. U góry stoi nagłówek Załączniki z opisem Dodaj załączniki dla tego obiektu i przycisk Pobierz wszystko, który jest nieaktywny, gdy brak plików. Pod nagłówkiem okno wypisuje limity dodawania plików, opisane w następnej sekcji. Niżej leży tabela plików (kolumny #, Nazwa, Rozmiar, Dodano), a pod nią strefa Upuść tutaj by dodać lub z zielonym przyciskiem Wybierz pliki. W stopce stoi przycisk Zamknij.
Na tej stronie
- Trzy okna i drogi do nich
- Limity i rozszerzenia w oknie załączników
- Galeria zdjęć przy reklamacji
- Przeglądarka plików przy rekordzie i kartoteka plików
- Kolumna załączników w rejestrach
- Dowody w reklamacji w praktyce firmowej
- Dane osobowe w plikach
- Granice okna załączników
- Ćwiczenie: odczytaj limity okna załączników i zaplanuj komplet dowodów do reklamacji
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Trzy okna i drogi do nich
Okna otwierają się nad bieżącym ekranem i dotyczą rekordu, z którego je wywołano: nowej reklamacji w formularzu albo zaznaczonego wiersza w rejestrze. W formularzu Dopisz reklamację dwa szerokie przyciski Załączniki i Zdjęcia leżą pod polami sekcji Dane zgłoszenia. W oknie Edycja reklamacji menu trzech kresek ma tylko pozycje Notatki i Dyskusja, więc pliki i zdjęcia dołącza się tam przyciskami Załączniki i Zdjęcia na dole karty GŁÓWNA.
| Okno | Skąd je otworzysz | Zawartość w bazie demonstracyjnej |
|---|---|---|
| Załączniki | przycisk Załączniki w formularzu Dopisz i na karcie GŁÓWNA okna Edycja; pozycja Załączniki w menu trzech kresek rejestru | nagłówek, limity, pusta tabela plików, strefa upuszczania z przyciskiem Wybierz pliki |
| Zdjęcia | przycisk Zdjęcia w formularzu Dopisz i na karcie GŁÓWNA okna Edycja; pozycja Zdjęcia w menu trzech kresek rejestru | pasek z przyciskiem Dodaj plik i suwakiem Rozmiar zdjęć, pusta galeria |
| Pliki (tytuł okna: Przeglądarka plików) | pozycja Pliki w menu trzech kresek formularza Dopisz i rejestru | komunikat Brak plików i folderów do wyświetlenia, przyciski Dodaj plik i Dodaj folder |
Menu trzech kresek jest w tych samych miejscach co okna Notatki i Dyskusja, które opisuje strona notatki i dyskusja przy reklamacji. W rejestrach pozycje menu odblokowują się po zaznaczeniu wiersza.
Limity i rozszerzenia w oknie załączników
Okno podaje limity wprost, jako parametry widoczne na ekranie. Poniższa lista przepisuje je tak, jak stoją w oknie.
- Maksymalna ilość plików - 10. Wartość stoi nad tabelą plików.
- Maksymalny rozmiar - 10 [MB]. Okno nie rozstrzyga, czy limit dotyczy każdego pliku osobno, czy wszystkich razem, więc w procedurze firmy przyjmij wersję ostrożniejszą.
- Dopuszczalne rozszerzenia - docx, xlsx, pptx, pdf, 7z, bmp, cdr, chm, dat, dwg, gif, html, jpg, png, ppsx, psd, zip, rar. Lista ma 18 pozycji.
- Pobierz wszystko - przycisk w nagłówku okna, nieaktywny, gdy do rekordu nie dołączono plików.
Nagłówek okna mówi o dodawaniu załączników dla tego obiektu, czyli dla rekordu, z którego okno otwarto. Pliki dodaje się przeciągnięciem do strefy Upuść tutaj by dodać lub przyciskiem Wybierz pliki. Konto demo jest wspólne, więc ta strona nie opisuje wyglądu listy po dodaniu pliku.
| Grupa | Rozszerzenia z listy okna | Do czego pasują w reklamacji (w praktyce firmowej) |
|---|---|---|
| Obrazy | bmp, gif, jpg, png, psd | zdjęcie wady, numeru seryjnego albo uszkodzonego opakowania |
| Dokumenty biurowe | docx, xlsx, pptx, ppsx, pdf | skan dowodu zakupu, protokół, wycena naprawy |
| Archiwa | 7z, zip, rar | zebranie wielu plików w jeden, gdy zbliżasz się do limitu liczby plików |
| Pozostałe formaty | cdr, chm, dat, dwg, html | rysunek lub dokumentacja techniczna produktu, jeśli klient ją posiada |
Galeria zdjęć przy reklamacji
Zdjęcia mają osobne okno z układem galerii zamiast tabeli plików.
Okno Zdjęcia ma pasek z przyciskiem Dodaj plik po lewej stronie i suwakiem Rozmiar zdjęć po prawej. Pod paskiem rozciąga się galeria na całą szerokość okna, w demo pusta. W stopce leży przycisk Zamknij, a w prawym górnym rogu przyciski minimalizacji i zamknięcia.
Suwak zmienia wielkość miniatur w galerii, więc przy wielu zdjęciach wady możesz je przejrzeć naraz albo powiększyć do oceny szczegółu. W praktyce firmowej zdjęcia kieruj do okna Zdjęcia, a skany dokumentów do okna Załączniki, żeby dział jakości i serwis wiedzieli, gdzie szukać jednego i drugiego.
Przeglądarka plików przy rekordzie i kartoteka plików
Pozycja Pliki w menu trzech kresek otwiera okno o tytule Przeglądarka plików. Tytuł okna różni się od nazwy pozycji menu, a podobny ekran występuje jeszcze w menu Kartoteki.
Okno Przeglądarka plików pokazuje komunikat Brak plików i folderów do wyświetlenia oraz dwa zielone przyciski: Dodaj plik i Dodaj folder. W stopce stoi przycisk Zamknij. Za oknem widać rejestr Oczekujące RMA z kolumną Załączniki, w której każdy wiersz ma zapis 0/0.
| Cecha | Okno Pliki przy rekordzie | Kartoteka Pliki |
|---|---|---|
| Gdzie otwierasz | pozycja Pliki w menu trzech kresek | menu Kartoteki, pozycja Pliki |
| Czego dotyczy | zaznaczonego rekordu | osobnej biblioteki plików z drzewem folderów |
| Układ ekranu | tytuł Przeglądarka plików, przyciski Dodaj plik i Dodaj folder | pole Filtr plików, drzewo folderów, tabela plików (kolumny #, Nazwa, Rozmiar, Dodano) |
| Akcje przy pliku | w demo okno jest puste, więc ikon nie widać | cztery ikony: Pobierz plik, Edytuj nazwę pliku, Usuń plik, Zarchiwizuj |
Kartoteka Pliki jest osobną biblioteką z drzewem folderów i polem Filtr plików. Opisuje ją strona kartoteka Pliki. Okna Pliki i Załączniki mają osobne zestawy przycisków, dlatego ustal w procedurze firmy, w którym z nich zbierasz dowody sprawy. Nikt nie powinien szukać ich w dwóch miejscach.
Kolumna załączników w rejestrach
Kolumna Załączniki występuje w rejestrach Oczekujące RMA, Skrzynka odbiorcza i Nowe. Rejestry W realizacji, Rozpatrzone, Zamknięte i Wszystkie jej nie pokazują. Wartość ma postać dwóch liczb rozdzielonych ukośnikiem. Opis kolumny w programie mówi o liczbie zdjęć i załączników dodanych do zgłoszenia, więc według tego opisu pierwsza liczba dotyczy zdjęć, a druga załączników; komórka nie ma podpowiedzi, która by to potwierdzała. W bazie demonstracyjnej większość zgłoszeń ma zapis 0/0.
Wpisz w pole filtra kolumny Załączniki wartość 0/0; jeśli lista nie zawęziła się od razu, zatwierdź klawiszem Enter. Zostaną zgłoszenia, które według opisu kolumny nie mają dołączonych plików, więc dział jakości widzi, którym sprawom brakuje dowodów, zanim rozpocznie ocenę. Obsługę filtrów opisuje strona filtrowanie i sortowanie w rejestrach.
Dowody w reklamacji w praktyce firmowej
W praktyce firmowej rozpatrzenie reklamacji opiera się na dokumentach, które pokazują zakup i stan towaru. Formularz Dopisz zbiera część tych danych w polach Numer dokumentu zakupu, Data zakupu i Data powstania wady; wszystkie są wymagane, czyli mają pomarańczowy pasek z lewej krawędzi. Okna z plikami przechowują same dokumenty.
| Dokument | Po co jest w sprawie | Gdzie w programie |
|---|---|---|
| Zdjęcie wady | pokazuje stan towaru w chwili zgłoszenia i pozwala ocenić wadę przed oględzinami | okno Zdjęcia |
| Dowód zakupu | potwierdza zakup i jego datę; numer wpisujesz w polu formularza, a skan dołączasz jako plik | pole Numer dokumentu zakupu i okno Załączniki |
| Protokół odbioru lub oceny | zapisuje stan towaru przy przyjęciu albo wynik oceny rzeczoznawcy | okno Załączniki |
Zasada kompletności. W praktyce firmowej pole formularza zawiera daną, a plik jej dowód. Numer dokumentu zakupu w polu bez skanu w załącznikach daje sprawę, którą trudno oceniać po tygodniach, gdy nikt nie pamięta zakupu.
Dane osobowe w plikach
Dane osobowe w załącznikach. Skan dowodu zakupu, zdjęcie z widocznym adresem albo korespondencja mogą zawierać dane osobowe zgłaszającego. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i przechowuje dane nie dłużej, niż to niezbędne do celu, w tym do dochodzenia lub obrony roszczeń. RODO nie wyznacza jednego okresu przechowywania.
W praktyce firmowej dołączaj tylko dokumenty potrzebne do rozpatrzenia sprawy. Zdjęcie towaru wystarczy bez fragmentu z adresem, jeśli wada jest widoczna na samym towarze.
Granice okna załączników
Parametry okna. Limity 10 plików i 10 MB oraz lista 18 rozszerzeń to wartości widoczne w oknie Załączniki w demo, więc przed wdrożeniem procedury sprawdź je na ekranie swojej firmy.
Wszystkie okna opisane na tej stronie możesz otworzyć w bezpłatnym demo Studio RMA.net. Dodawanie plików zostaw na własną instalację: demo ma wspólne konto.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odczytaj limity okna załączników i zaplanuj komplet dowodów do reklamacji
Uczeń porównuje trzy okna do plików, odczytuje ich limity i planuje, co dołączyć do reklamacji uszkodzonego towaru. Rola w demo: Demo pełnego systemu. Czas: około 15 minut, bez dodawania plików.
- Przejdź do pozycji Dopisz w grupie Reklamacje. Znajdź przyciski Załączniki i Zdjęcia pod sekcją Dane zgłoszenia i wypisz, które pola tej sekcji mają pomarańczowy pasek wymagania.
- Wybierz Załączniki. Odnotuj limity podane w oknie i policz rozszerzenia z listy, a potem wybierz Zamknij. Nie dodawaj plików.
- Wybierz Zdjęcia, wypisz elementy paska okna i wybierz Zamknij. Formularz opuść bez przycisku Zapisz.
- Otwórz pozycję Oczekujące RMA w grupie Reklamacje, zaznacz wiersz jednym kliknięciem komórki danych (nie klikaj kolumny Priorytet), rozwiń menu trzech kresek i wybierz Pliki. Porównaj tytuł okna z nazwą pozycji menu, zamknij okno przyciskiem Zamknij i odczytaj wartość w kolumnie Załączniki.
- Przejdź do menu Kartoteki, pozycja Pliki. Opisz układ ekranu i wskaż trzy różnice względem okna z poprzedniego kroku. Nie klikaj ikon przy plikach.
- W zeszycie zaplanuj komplet dowodów do reklamacji pralki z uszkodzonym bębnem: co dołączysz, w którym oknie i w jakim formacie z listy rozszerzeń.
Pytanie kontrolne. Dlaczego numer dokumentu zakupu wpisujesz w polu formularza, a jego skan dołączasz w oknie Załączniki, i co w oknie ogranicza liczbę dołączonych plików?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "wykonuje czynności związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem reklamacji" z kwalifikacji HAN.02 Prowadzenie działań handlowych (jednostka HAN.02.6), w tym kryterium "weryfikuje dokumentację reklamacyjną pod względem poprawności sporządzenia", w zawodzie technik handlowiec. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo RMA.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Ile plików i jakiej wielkości mogę dołączyć do reklamacji?
Okno Załączniki podaje Maksymalna ilość plików: 10 i Maksymalny rozmiar: 10 [MB]. Okno nie mówi, czy rozmiar dotyczy jednego pliku, czy wszystkich, więc przyjmij wersję ostrożniejszą. Są to wartości z okna w demo.
Jakie rozszerzenia przyjmuje okno Załączniki?
Lista Dopuszczalne rozszerzenia ma 18 pozycji: docx, xlsx, pptx, pdf, 7z, bmp, cdr, chm, dat, dwg, gif, html, jpg, png, ppsx, psd, zip, rar. Zdjęcie wady zapisz w jednym z rozszerzeń obrazów z tej listy.
Czym różni się okno Pliki od kartoteki Pliki?
Okno Pliki otwierasz z menu trzech kresek i dotyczy zaznaczonego rekordu. Kartoteka Pliki jest osobną biblioteką z drzewem folderów, filtrem plików i ikonami akcji przy pliku.
Co oznacza zapis 0/0 w kolumnie Załączniki?
Opis kolumny mówi o liczbie zdjęć i załączników dodanych do zgłoszenia, więc według opisu zapis 0/0 oznacza brak dołączonych plików. Filtr z tą wartością zawęża rejestr do takich spraw.
Dlaczego w menu okna Edycja nie ma pozycji Zdjęcia?
Menu w oknie Edycja ma tylko Notatki i Dyskusja. Zdjęcia i załączniki dodajesz przyciskami Zdjęcia i Załączniki na dole karty GŁÓWNA.
Słownik pojęć
- Załącznik
- Plik dołączony do rekordu w oknie Załączniki; okno podaje limit liczby plików, limit rozmiaru i listę rozszerzeń.
- Galeria zdjęć
- Obszar okna Zdjęcia, w którym wyświetlane są zdjęcia rekordu; suwak Rozmiar zdjęć zmienia wielkość miniatur.
- Przeglądarka plików
- Tytuł okna otwieranego pozycją Pliki z menu trzech kresek, z przyciskami Dodaj plik i Dodaj folder.
- Kartoteka Pliki
- Osobny ekran w menu Kartoteki z drzewem folderów, polem Filtr plików i tabelą plików.
- Rozszerzenie pliku
- Końcówka nazwy pliku, na przykład pdf albo jpg; okno Załączniki przyjmuje tylko rozszerzenia z własnej listy.
- Dowód w reklamacji
- Dokument lub zdjęcie, które potwierdza zakup albo wadę towaru; w programie dołączasz go do rekordu jako plik.