Usługi - kartoteka usług serwisowych z czasem i cenami

Kartoteka Usługi jest katalogiem rodzajów usług, z którego wybiera się Rodzaj usługi w oknie Usługi reklamacji. Pozycja wymaga indeksu i nazwy oraz ceny ewidencyjnej, a czas pracy i ceny B2B oraz B2C są opcjonalne. W bazie demonstracyjnej katalog liczy kilkadziesiąt pozycji, a jego pasek narzędzi nie ma przycisku Wydruk ani ikony palety.

Pasek narzędzi zaczyna się od ikony menu i przycisku Dopisz, a po nim stoją przyciski Edycja i Rewizja zmian; po prawej leży napis USŁUGI. Pod nim stoją kolumny Aktywne, Grupa produktowa, Grupa reklamacyjna, Indeks, Nazwa, Jednostka, Ilość minut, Cena ewidencyjna, Cena B2B i Cena B2C, a cztery kolejne kolumny kryje prawa krawędź. Wiersze są uporządkowane według grupy produktowej. Czasy i ceny są wyrównane do prawej, a stopka podaje rozmiary strony 20, 30 i 50.

Rola kartoteki w obiegu reklamacji

W praktyce firmowej każda naprawa ma koszt i czas pracy. Gdy serwis nazywa usługi po swojemu i wycenia je za każdym razem inaczej, napraw nie da się porównać. Kartoteka usług porządkuje to w jednym katalogu: indeks, nazwa, grupa, czas i ceny są zapisane raz.

Naprawa bywa wykonywana w ramach gwarancji. Katalog usług nie rozstrzyga, czy dana naprawa jest gwarancyjna: formularz usługi nie ma pola dotyczącego gwarancji.

W Studio RMA.net usługi z katalogu pojawiają się w oknie Usługi reklamacji. W formularzu Usługa serwisant wybiera pole Rodzaj usługi, a pozycje listy mają postać nazwy i indeksu usługi z tej kartoteki. W demo lista dla jednego z artykułów pokazała tylko część katalogu, a reguły zawężania nie sprawdzano w trybie odczytu. Okno opisuje strona o dodawaniu usług do reklamacji.

Zakres katalogu i słowników ustala się przy wdrożeniu, więc na Twojej instalacji może wyglądać inaczej niż w demo. Własne wymagania możesz opisać w formularzu wyceny Studio RMA.net.

Kolumny siatki usług

Siatka ma czternaście kolumn, wszystkie widoczne domyślnie. Nagłówki bywają inne niż nazwy pól w formularzu, dlatego tabela podaje oba warianty.

Pasek narzędzi i zestawienie reklamacji dla usługi

• Ikona menu - Eksport do Excel, aktywny zawsze, oraz okna Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Dyskusja, aktywne po zaznaczeniu wiersza. Eksport opisuje strona o eksporcie do Excela.
• Dopisz - otwiera okno Dopisz usługę z pustymi polami; aktywny zawsze.
• Edycja - otwiera okno Edytuj usługę z danymi wybranej pozycji; aktywna po zaznaczeniu wiersza.
• Rewizja zmian - otwiera po zaznaczeniu wiersza okno Zestawienie reklamacji dla usługi. To nie jest dziennik zmian kartoteki.

Pasek nie ma przycisku Wydruk ani ikony palety. W tej kartotece nie zapiszesz więc własnego widoku i nie ukryjesz kolumn w oknie Widoczność kolumn. Dane katalogu przekazuje do Excela pozycja Eksport do Excel w menu ikony.

Okno Zestawienie reklamacji dla usługi pokazuje reklamacje, w których usługę użyto, z kolumnami Numer RMA, Nr reklamacji, Data przyjęcia, Nazwa artykułu, SKU (Indeks) artykułu, Nr seryjny, Serwisant, Usługa, Ilość, Cena i Wartość oraz kolejnymi. Komórka Serwisant ma kolor pracownika, o którym pisze strona kartoteki Pracownicy. Dla usługi, której żadna reklamacja nie użyła, okno pokazuje Brak danych.

Okno formularza usługi

Przyciski Dopisz i Edycja otwierają okno Dopisz usługę albo Edytuj usługę. Pola wymagane mają pomarańczową krawędź po lewej stronie. Formularz jest dłuższy niż okno, więc pola Opis usługi i Uwagi widać w całości dopiero po przewinięciu.

Okno otwiera się nad siatką, a u góry stoją pole Aktywne i dwie listy: Grupa produktu oraz Grupa reklamacyjna. Niżej leżą pola Indeks i Nazwa z pomarańczową krawędzią, pole Czas minimalny [min.], listy Jednostka i Waluta oraz pole Cena ewidencyjna, także wymagane. Pod polem Cena ewidencyjna leżą pola Cena usługi B2b i Cena usługi B2C, a przy dolnej krawędzi widać początek pola Opis usługi. Przy prawej krawędzi okna stoi ikona menu.

Po przewinięciu widać pole Cena ewidencyjna, a pod nim dwa pola obok siebie: Cena usługi B2b i Cena usługi B2C. Niżej stoją dwa duże pola wielolinijkowe, Opis usługi i Uwagi. Stopka okna z przyciskami Zamknij i Zapisz zostaje na miejscu podczas przewijania.

Reguła pól wymaganych. Formularz oznacza jako wymagane tylko pola Indeks i Nazwa oraz Cena ewidencyjna. Czas, ceny B2B i B2C oraz grupy są opcjonalne, więc katalog można zakładać stopniowo. Jeśli chcesz porównywać pracochłonność napraw, wypełniaj pole Czas minimalny [min.] przy każdej pozycji.

Trzy ceny jednej usługi

Cena ewidencyjna jest wymagana, a ceny usługi B2b i B2C są opcjonalne. Skróty B2B i B2C oznaczają ogólnie przyjęte rodzaje klientów: firmy i klientów indywidualnych. Formularz ma osobne pola dla wszystkich trzech wartości, a to Twoja firma ustala w zasadach cenowych, którą z nich stosuje w rozliczeniu z danym klientem.

Standaryzacja cennika napraw i czasu pracy

W praktyce firmowej katalog usług pełni rolę wewnętrznego cennika napraw. Jednakowa nazwa i indeks pozwalają zliczyć, ile razy wykonano daną naprawę, a czas w minutach pozwala oszacować pracochłonność. Poniższa lista pokazuje, co ustawić w katalogu, aby dać serwisowi i działowi jakości porównywalne dane.

• Jednakowe nazwy napraw - pola Indeks i Nazwa bez wariantów zapisu pozwalają zliczyć naprawy tego samego typu w rejestrze Serwis, Usługi po kolumnach Indeks usługi i Nazwa usługi.
• Oszacowanie pracochłonności - pole Czas minimalny [min.] umożliwia porównanie czasu pracy usług w obrębie jednej grupy produktowej.
• Wspólne stawki wewnętrzne - Cena ewidencyjna oraz ceny B2b i B2C dają firmie jedno miejsce, w którym zapisuje stawki usługi, zamiast ustalać je od nowa przy każdej reklamacji.
• Podział usług na typy - Grupa reklamacyjna pozwala pogrupować usługi, na przykład na dotyczące silnika spalinowego albo układu elektrycznego.

Typowe sytuacje w kartotece usług