Zmiana statusu reklamacji - okno zmiany stanu i statusu

Okno Status - edycja zmienia w reklamacji pola Stan i Status oraz ustawia Datę kontrolną. Stan wyznacza rejestr, w którym reklamacja leży, a Status opisuje szczegół w obrębie stanu, na przykład naprawę albo decyzję o uznaniu. Okno jest małe, ale listy w nim zależą od stanu bieżącego, więc nie każdy stan da się wybrać z każdego miejsca.

Okno ma tytuł Status - edycja, ikonę pomocy oraz przyciski minimalizacji i zamknięcia. Od góry stoją pola Nr dokumentu (tylko do odczytu), Stan z wartością W realizacji, puste pole Status z pomarańczowym paskiem i pole daty Data kontrolna z kalendarzem. W stopce leżą przyciski Zamknij i Zapisz. Za oknem widać rejestr W realizacji z zaznaczonym wierszem, kolumnami Dni i Status oraz kolorowymi komórkami statusów.

Rejestry z przyciskiem do zmiany statusu

Przycisk Status stoi na pasku rejestrów Oczekujące RMA, Skrzynka odbiorcza, Nowe, W realizacji, Rozpatrzone, Wszystkie i Zestawienie personalizowane. Jest nieaktywny, dopóki nie zaznaczysz jednego wiersza; podpowiedź nad nim brzmi wtedy "Nie wybrano wiersza tabeli". To samo okno otwiera pozycja Status w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Tytuł ZAMKNIĘTE ma ikonę pomocy. Pasek narzędzi zawiera tylko Wydruk i Rewizja zmian, a menu trzech kresek pozostaje dostępne. Nagłówki od lewej to Priorytet, Edytowany, Numer RMA, Nr dokumentu, Data przyjęcia, Termin rozpatrzenia, Status oraz SKU (Indeks) i nazwa artykułu. Komórki Status mają jasnoszare tło, a kolumny Dni w tym rejestrze nie ma.

Pola okna

• Nr dokumentu - numer zaznaczonej reklamacji, tylko do odczytu.
• Stan - lista wymagana (pomarańczowy pasek). Zawiera stan bieżący i, zależnie od niego, pozostałe dostępne stany. W oknie Edycja to samo pole nazywa się Etap realizacji.
• Status - lista wymagana. Zawartość zależy od wybranego Stanu, a po zmianie Stanu pole Status jest czyszczone.
• Data kontrolna - pole daty, niewymagane; kalendarz pozwala wybrać daty od dziś wzwyż. Dla reklamacji w stanie Rozpatrzona okno nie pokazuje tego pola. W bazie demonstracyjnej ustawione daty mają w kolumnie Data kontrolna rejestrów czerwony tekst.

Dostępne stany zależą od stanu bieżącego

Okno nie oferuje wszystkich przejść. Dla reklamacji z rejestru W realizacji okno oferuje tylko stan Rozpatrzona albo pozostanie w stanie W realizacji, a dla reklamacji z rejestru Rozpatrzone trzy stany (Anulowana, Rozpatrzona, Zamknięta). Tabela pokazuje listy w kolejności z ekranu.

Lista Stan zawiera dwie pozycje: Rozpatrzona oraz W realizacji, przy czym druga jest podświetlona na pomarańczowo jako wartość bieżąca. Nie ma na niej stanów Nowa, Zamknięta ani Anulowana. Pod listą widać pole Data kontrolna oraz przyciski Zamknij i Zapisz. W tle rejestr ma zaznaczony pierwszy wiersz.

Dostępne statusy zależą od wybranego stanu

Reguła statusu. W bazie demonstracyjnej słownik Status ma 13 wpisów i 11 nazw: pozycje Anulowana oraz Naprawa i upust cenowy występują dwa razy, po jednym wpisie dla każdego z dwóch stanów. Okno pokazuje statusy wybranego stanu, a po zmianie Stanu czyści pole Status, więc trzeba je wybrać od nowa. Pełny podział opisuje strona stany i statusy reklamacji.

W praktyce firmowej status zapisuje, na jakim kroku decyzji jest sprawa: czeka na opinię sklepu albo rzeczoznawcy, jest w naprawie, została uznana albo odrzucona. Dzięki temu rejestr reklamacji w realizacji pokazuje, kto na kogo czeka, a rejestr reklamacji rozpatrzonych - jakie decyzje zapadły.

Reklamacje zamknięte i anulowane

Rejestr Zamknięte nie ma przycisków Status ani Edycja, a pomoc programu opisuje go jako archiwum tylko do podglądu. Okno Status otwarte z rejestru Wszystkie dla reklamacji w stanie Zamknięta oferuje wszystkie pięć stanów. Skutek zapisu takiej zmiany nie był sprawdzany w trybie odczytu, a ćwiczenie w demo kończy się bez zapisu. Stan Anulowana nie ma własnego rejestru; reklamacje anulowane widać w rejestrze Wszystkie, w wyniku Szukaj i w Zestawieniach.

Okno ma pola Nr dokumentu i Stan, a lista Stan jest rozwinięta. Widać na niej pięć pozycji (Anulowana, Rozpatrzona, W realizacji, Zamknięta, Nowa), z podświetloną pozycją Zamknięta. W tle stoi pasek rejestru Wszystkie z dziesięcioma przyciskami oraz kolumny Status i Stan w kolorach. Jasnoszary Stan Zamknięta odróżnia ten wiersz od wierszy w stanie Nowa, które mają kolor jasnego turkusu.

Data kontrolna i terminy

W praktyce firmowej data kontrolna wyznacza dzień, w którym ktoś ma wrócić do sprawy, na przykład gdy zewnętrzna opinia nie nadeszła. Nie jest terminem ustawowym, a program nie liczy terminów z przepisów. Licznik w kolumnie Dni pokazuje liczbę dni pozostałych do terminu rozpatrzenia zapisanego przy reklamacji, a jego zasady opisuje strona o terminach i liczniku dni.

W praktyce firmowej obowiązuje zasada z art. 7a ustawy o prawach konsumenta w tekście jednolitym: przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na reklamację konsumenta w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, a jeżeli nie odpowie w tym terminie, uważa się, że uznał reklamację. Datę końcową terminu zapisuje się przy zgłoszeniu i obserwuje się, ile dni zostało do jej upływu.

Blokada rekordu i zapis

Otwarcie okna Status blokuje rekord tak samo jak otwarcie Edycji: w kolumnie Edytowany pojawia się ikona postaci z ołówkiem, a w podpowiedzi login osoby edytującej. Blokadę zdejmuje przycisk Zamknij i wybór Tak w oknie Potwierdzenie z pytaniem "Czy na pewno? Dane z dokumentu zostaną odrzucone, czy na pewno chcesz kontynuować?". Według pomocy programu zmiana etapu realizacji przesuwa reklamację na wybrany etap, czyli do rejestru zgodnego z nowym Stanem. Pełny formularz reklamacji opisuje strona o edycji reklamacji.

Typowe sytuacje przy zmianie statusu