Pracownicy - kartoteka osób obsługujących reklamacje

Kartoteka Pracownicy przechowuje osoby, które pracują przy reklamacjach i usługach serwisowych. Z niej pochodzi lista Serwisant w oknie Usługi, a kolor przypisany pracownikowi barwi jego komórki w siatce i w rejestrze Serwis, Usługi. Każdy rekord to dane osobowe, dlatego strona opisuje strukturę kartoteki, a nie jej zawartość.

Małe okno leży nad siatką kartoteki, a dane osób widoczne w tle nie są tu opisywane. Od góry stoją zaznaczone pole Aktywny, lista Dział, pola Imię i Nazwisko, pole Email, lista Kraj z wartością Polska, pole Kolor z ikoną palety oraz Telefon i Telefon komórkowy z maskami. Pola wymagane, czyli Dział oraz Imię i Nazwisko, mają pomarańczową krawędź po lewej. W stopce okna stoją przyciski Zamknij i Zapisz, a ikona menu przy prawej krawędzi prowadzi do Notatek i Załączników.

Rola kartoteki w obiegu reklamacji

W praktyce firmowej reklamację obsługuje kilka działów, na przykład obsługa klienta i serwis. Kartoteka pracowników pozwala wskazać, kto wykonał daną usługę. Na ekranach Studio RMA.net widać dwa zastosowania kartoteki, a trzeci element to liczniki w siatce.

Siatka pracowników i jej kolumny

Siatka ma dwanaście kolumn, wszystkie widoczne domyślnie. Okno Widoczność kolumn z menu ikony palety pozwala je ukrywać, a sposób opisuje strona o widoczności kolumn i ustawieniach widoku. Domyślnie wiersze układają się alfabetycznie według nazwiska, bez strzałki sortowania w nagłówku.

Pasek narzędzi ma ikonę menu, przyciski Dopisz, Edytuj, Wydruk i Rewizja zmian, a po prawej napis PRACOWNICY i ikonę palety. Kolumny od lewej to Aktywne, Nazwisko, Imię, Dział, E-mail, Telefon, Telefon komórkowy, Reklamacje otwarte, Reklamacje dzisiaj i Zapisał; kolejne ukrywa prawa krawędź. Komórki Nazwisko i Imię mają tło w kolorze pracownika albo zwykłe tło, a kolumna Reklamacje otwarte jest jasnożółta. Stopka podaje rozmiary strony 20, 30 i 50. Dane osób widoczne w siatce pochodzą z bazy demonstracyjnej i nie są opisywane w tekście.

Kolumny Reklamacje otwarte i Reklamacje dzisiaj są licznikami, a ich komórki nie są polami formularza. Zasada liczenia nie była sprawdzana w trybie odczytu, więc przed oceną obciążenia zespołu sprawdź na kilku przykładach, które reklamacje trafiają do licznika.

Kolor pracownika

Pole Kolor w formularzu przypisuje pracownikowi kolor. Program używa go jako tła komórek Nazwisko i Imię w siatce, a kolumna Serwisant w rejestrze Serwis, Usługi korzysta z tej samej palety. Pracownik bez koloru ma zwykłe tło. Tekst na ciemnym tle jest jasny, a na jasnym ciemny.

W praktyce firmowej kolor pozwala ocenić wzrokiem rozkład pracy w długiej liście usług, na przykład czy jedna osoba wykonuje większość napraw.

Kolor pochodzi z kartoteki. Formularz usługi w rejestrze Serwis, Usługi nie ma pola Kolor, a paleta jest ta sama co w kartotece pracowników. Kolor serwisanta ustawia się więc w kartotece Pracownicy, a nie w samym rejestrze usług.

Pasek narzędzi

• Ikona menu - Eksport do Excel, aktywny zawsze, oraz okna Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Dyskusja, aktywne po zaznaczeniu wiersza.
• Dopisz i Edytuj - otwierają okno Dopisz pracownika albo Edytuj pracownika z danymi wiersza. Dopisz jest aktywny zawsze, Edytuj po zaznaczeniu wiersza.
• Wydruk - po zaznaczeniu wiersza otwiera od razu okno Wydruk raportu z podglądem karty Informacje o pracowniku; okno ma pola Język i Format pliku oraz przyciski Generuj i Pobierz. Wydruki opisuje strona o wydrukach.
• Rewizja zmian i ikona palety - Rewizja zmian otwiera po zaznaczeniu wiersza zestawienie reklamacji dla pracownika, czyli listę pozycji usług, które wykonał; to nie jest dziennik zmian kartoteki. Ikona palety otwiera menu Ustawienia z pozycjami Domyślne ustawienie, Zapisz obecne ustawienie i Zmień widoczność kolumn.

Zestawienie z przycisku Rewizja zmian ma kolumny Numer RMA, Nr reklamacji, Data przyjęcia, Nazwa artykułu, Serwisant, Usługa, Ilość, Cena i Wartość oraz kilka kolumn dodatkowych. Dziennik zmian reklamacji znajdziesz w rejestrze reklamacji: przycisk Rewizja zmian ma tam pozycję Dziennik, opisaną na stronie o rewizji zmian i dzienniku.

Okno formularza pracownika

Przyciski Dopisz i Edytuj otwierają to samo małe okno, w trybie Dopisz pracownika albo Edytuj pracownika. Przy edycji pola mają wartości wybranego pracownika.

Pasek narzędzi kartoteki nie ma przycisku Usuń. Formularz ma natomiast pole Aktywny. W praktyce firmowej takie pole służy do wycofania osoby z użycia bez kasowania rekordu, bo historia usług i reklamacji nadal odwołuje się do tej osoby. Jak program traktuje nieaktywnego pracownika na listach wyboru, nie było sprawdzane w demo; własne wymagania możesz opisać w formularzu wyceny Studio RMA.net.

Dane osobowe w kartotece pracowników

Imię, nazwisko, adres e-mail i telefon pracownika to dane osobowe. Obejmuje je RODO, czyli rozporządzenie (UE) 2016/679. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 RODO i ustala okres przechowywania, bo RODO nie wyznacza jednego okresu.

Formularz wymaga tylko wskazania działu oraz podania imienia i nazwiska. Pola kontaktowe są opcjonalne, więc zakres danych wprowadzanych do kartoteki ustala Twoja firma.

Dane demonstracyjne. Siatka w demo zawiera imiona, nazwiska, adresy e-mail i numery telefonów osób przykładowych. Konto demo jest wspólne, więc nie wpisuj tam danych rzeczywistych osób, a omawiając ekran na zajęciach, nie przepisuj ani nie rozpowszechniaj danych widocznych w siatce.

Typowe sytuacje w kartotece pracowników