Awizacja dostaw w centrum dystrybucyjnym sieci handlowej - portal dostawcy i ocena terminowości

Kartoteka kontrahenta przed pierwszą rezerwacją

Każdy dostawca sieci ma rekord w kartotece Kontrahenci. Formularz ma pięć zakładek, a wymagane pola to Numer SAP i nazwa skrócona na pierwszej zakładce oraz adres e-mail na zakładce Kontakt. Nazwa skrócona musi być unikalna, bo po niej formularz awizacji wyszukuje firmę i pod nią dyspozytor widzi ją w kalendarzach. Przy setkach dostawców kartotekę wczytuje się z pliku Excel albo przez API, a kluczem przy aktualizacji jest Numer SAP.

Dla rezerwacji liczy się jedno pole: Czas /min/ na zakładce Awizacje. Zasila ono regułę czasu obsługi dla kontrahenta, a rezerwacja trwa tyle, ile największy wynik aktywnych reguł, nie mniej niż 20 minut. Dostawca napojów, którego rozładunek zawsze trwa dłużej, niż wynika z liczby palet, dostaje tu wyższą wartość. Niższa wartość niczego nie skróci. Opis wszystkich pól zawiera strona o kartotece kontrahentów i jej wpływie na awizację.

Na tej samej zakładce leżą pola Limit zamówień, Max ilość palet i Limit per dzień, a zakładka Parking ma limit miejsc, limit bezpłatnych godzin i stawkę za godzinę. Te wartości są daną opisową. Standardowy formularz awizacji nie zatrzyma zapisu po ich przekroczeniu, więc jeśli umowa z dostawcą ogranicza liczbę dostaw na dobę, pilnuje tego dyspozytor. Program kontroluje wyłącznie zajętość okna: trzy awizacje oczekujące albo blokady na jedno okno.

Konto dostawcy w portalu

Samodzielnej rejestracji w portalu nie ma. Konto zakłada Twój dział logistyki w pozycji Zarządzanie kontami kontrahentów, wskazując rolę i firmę z kartoteki. Jedna firma może mieć kilka kont, które widzą te same awizacje, a konto bez przypisanej firmy kończy się komunikatem o niepoprawnej konfiguracji. Menu dostawcy ma pozycje Nowa awizacja, Kalendarz, Okna czasowe, Awizacje i Historia.

Dostawca widzi tylko awizacje, w których jego firma jest kontrahentem. W formularzu nie wybiera firmy, bo program podstawia ją z konta. Lista magazynów obejmuje natomiast wszystkie aktywne magazyny modułu, bez zawężania do uprawnień konta. Dostawca towaru suchego zobaczy więc także magazyn strefy chłodniczej i może w nim zarezerwować okno, a błędną rezerwację anuluje obsługa. Przewoźnik wpisany w awizacji decyduje o widoczności w portalu spedycji: spedytor uzupełnia tam numer auta i dane kierowcy, ale nie zakłada awizacji i nie zmienia statusów. Zakres tej roli opisuje strona o portalu spedycji i przewoźników.

Rezerwacja bez akceptacji dyspozytora

Formularz Nowa awizacja w portalu dostawcy pozwala wybrać dzień od dziś do 30 dni naprzód i wolne okno z siatki. Zapis od razu tworzy awizację w statusie Awizacja oczekuje na realizację i nadaje numer Load Plan. Nie ma ekranu zatwierdzania ani akceptacji dyspozytora, a zapis nie wysyła żadnego e-maila ani SMS-a. Kierowca i numer auta nie są wymagane przy rezerwacji, ale brama wymaga ich przy potwierdzeniu przybycia.

Portal dostawcy nie ma przycisku anulowania. O rezygnacji albo zmianie terminu dostawca informuje obsługę, która anuluje awizację i może wpisać przyczynę do 100 znaków. Anulowana awizacja zwalnia okno i trafia do rejestru Awizacje anulowane z loginem osoby anulującej i czasem anulowania.

Pozycja Okna czasowe w portalu dostawcy otwiera kalendarz awizacji wybranego magazynu. Pusty obszar siatki nie oznacza wolnego okna, bo kalendarz nie pokazuje blokad ani licznika zajętości. O dostępności rozstrzyga dopiero formularz rezerwacji, który zaznacza okna jako wolne, ostatnie, pełne albo minione. Gdy wybrany dzień nie ma wolnego okna, formularz otwarty z menu przeskakuje na najbliższy dzień z wolnym oknem, najwyżej siedem dni naprzód.

Program nie zna świąt ani godzin pracy zależnych od dnia tygodnia. Siatka okien jest taka sama każdego dnia, a na konkretną datę obiekt może dostać okna dedykowane, które tego dnia zastępują zestaw domyślny. Dzień przed świętem z krótszą zmianą wymaga więc wpisu okien dedykowanych albo blokad w Gate Assistant.

Towar świeży i suchy w osobnych magazynach

Siatka okien jest zapisana dla pary obiekt i magazyn, a rampy należą do magazynu. Jeśli centrum dystrybucyjne ma osobną strefę chłodniczą z własnymi rampami, można zapisać ją w kartotece jako odrębny magazyn z inną siatką okien. Dostawca wybiera wtedy magazyn kafelkiem na początku formularza, a przy zezwoleniu na wjazd brama widzi tylko rampy i parkingi magazynu z awizacji. W kalendarzach awizacji kolor kafelka pochodzi z magazynu, więc dyspozytor odróżnia obie strefy bez otwierania dokumentów.

Dok przypisany stałemu dostawcy da się opisać w polu Przydzielone dla w formularzu miejsca. Wpis widać w kolumnie Rezerwacja dla, ale nie blokuje on przydziału innemu transportowi. Program nie ma też limitu awizacji jednej firmy w oknie, więc jeden dostawca może zająć wszystkie trzy miejsca w oknie.

Ocena terminowości dostawców

Raporty Ogólna ocena kontrahentów i Ogólna ocena przewoźników mają ten sam układ. Spóźnieniem jest przyjazd zapisany po początku okna, a nie po jego końcu. Ocena procentowa to liczba spóźnień pomnożona przez sto i podzielona przez liczbę zrealizowanych transportów. Wiersz ma tło czerwone powyżej 30 procent, zielone poniżej 3 procent. Spóźnienie liczy się od znacznika Przyjechał, czyli od potwierdzenia przybycia na bramie, więc czas czekania na zezwolenie nie obciąża dostawcy. Kolumna Wyjazdy po czasie liczy wizyty, które zakończyły się po końcu okna, a kolumna Anulowane awizacje obejmuje całą historię firmy.

Oceny obejmują całą historię zrealizowanych awizacji i nie mają parametru dat. Przy dostawcy z kilkoma dostawami odsetek łatwo przekłamuje obraz, dlatego czytaj go razem z liczbą zrealizowanych transportów. Wszystkie wzory opisuje strona o raportach awizacji. Do bieżącej rozmowy z dostawcą lepiej nadaje się ranking kontrahentów na pulpicie KPI: obejmuje ostatnie 30 dni i pokazuje liczbę awizacji oraz palety awizowane i faktycznie przyjęte. Zakres systemu opisuje strona systemu awizacji dostaw Studio VSS.net.