Jaką rolę pełnią kartoteki kontrahentów w systemie Studio WMS.net?
Kartoteki kontrahentów w Studio WMS.net zawierają dane o firmach współpracujących z magazynem. Umożliwiają sprawną realizację operacji logistycznych i dokumentowych. To podstawowe źródło informacji do kontaktu i obsługi zamówień.
Każda kartoteka kontrahenta zawiera podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak nazwa firmy, NIP, REGON i adres siedziby. Użytkownik może także wprowadzić dane kontaktowe, w tym numer telefonu, adres e-mail oraz osobę do kontaktu. System pozwala uzupełnić wpis o dodatkowe informacje, np. warunki dostaw, terminy płatności czy numer konta bankowego. Wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu i łatwo dostępne. To ułatwia codzienną pracę w magazynie i biurze.
Kartoteki są wykorzystywane przy wystawianiu dokumentów magazynowych, takich jak przyjęcia, wydania czy zlecenia transportowe. System automatycznie pobiera dane kontrahenta, co przyspiesza tworzenie dokumentów i eliminuje błędy. W kartotekach można też śledzić historię współpracy – liczbę zamówień, reklamacji czy terminowość dostaw. To pozwala lepiej zarządzać relacjami z partnerami biznesowymi.
Studio WMS.net umożliwia także filtrowanie i wyszukiwanie kontrahentów według różnych kryteriów. Użytkownik może łatwo znaleźć potrzebne informacje i szybko skontaktować się z wybraną firmą. Kartoteki można edytować, archiwizować i importować z innych systemów. Dzięki temu są zawsze aktualne i kompletne. System wspiera uporządkowane zarządzanie danymi kontrahentów i zwiększa efektywność operacji logistycznych.
Kartoteki kontrahentów
Kartoteka kontrahentów to zbiór informacji o podmiotach gospodarczych, z którymi firma współpracuje. Zawiera parametry kontrahenta, takie jak:
- Nazwa firmy: To nazwa kontrahenta. System WMS.net używa jej do identyfikacji.
- NIP: To Numer Identyfikacji Podatkowej. Służy do identyfikacji w systemie podatkowym oraz do wystawiania faktur.
- REGON: To numer Rejestru Generalnego Przedsiębiorstw i innych Podmiotów Gospodarczych. Umożliwia identyfikację w systemie rejestrów gospodarczych i weryfikację danych.
- Adres: To adres siedziby firmy kontrahenta. Wykorzystuje się go do wysyłki towarów i dokumentów.
- Telefon: To numer telefonu kontrahenta. Służy do kontaktu.
- E-mail: To adres e-mail kontrahenta. Używa się go do wysyłania wiadomości.
Kartoteki kontrahentów w programie WMS.net są bardzo ważne dla prawidłowego funkcjonowania magazynu. Zapewniają dostęp do wszystkich informacji o kontrahentach, z którymi firma współpracuje.
Obrazek przedstawia widok kartotek kontrahentów w systemie SoftwareStudio. Wyświetla on tabelę z wieloma kolumnami, takimi jak Nazwa skrócona, NIP, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica oraz Nasz numer, które pozwalają na szczegółowe zarządzanie informacjami o partnerach biznesowych. Tabela zawiera również kolumny kto zapisał, Data zapisu oraz Nr referencyjny, które są istotne dla śledzenia zmian i aktualizacji danych. To ujęcie ukazuje funkcjonalność systemu, która wspiera użytkowników w efektywnym zarządzaniu danymi kontrahentów oraz w utrzymaniu ich aktualności i dokładności.
Kolumny tabeli
Kolumny w gridzie z danymi o kontrahentach prezentują się następująco:
| Aktywne | Oznaczenie aktywności kontrahenta w systemie (Tak/Nie). |
|---|---|
| Nazwa skrócona | Skrócona nazwa kontrahenta. |
| Nazwa pełna | Pełna nazwa kontrahenta. |
| NIP | Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. |
| Kod pocztowy | Kod pocztowy adresu kontrahenta. |
| Miejscowość | Miejscowość, w której znajduje się siedziba kontrahenta. |
| Ulica | Ulica, na której znajduje się siedziba kontrahenta. |
| Nasz numer | Numer kontaktowy lub identyfikacyjny kontrahenta. |
| Zapisał | Użytkownik, który dokonał zapisu kontrahenta w bazie danych. |
| Data zapisu | Data zapisu kontrahenta w bazie danych. |
| Nr referencyjny | Numer referencyjny lub identyfikator kontrahenta. |
Polecenia dostępne na pasku narzędzi
Poniżej przedstawiam opisy wybranych poleceń dostępnych na pasku narzędziowym w kartotekach kontrahentów.
Dopisz
Polecenie „Dopisz” dostępne w górnym menu tabeli pozwala na dodanie danych nowego kontrahenta. Po kliknięciu tego polecenia, pojawia się dedykowany formularz podzielony na trzy sekcje:
- Dane ewidencyjne: W tej sekcji wprowadza się podstawowe informacje charakteryzujące kontrahenta, szczególnie dane teleadresowe. Kontrolki, których uzupełnienie jest obowiązkowe, są oznaczone pogrubioną czcionką. Brak danych w tych polach spowoduje zablokowanie możliwości zapisania formularza, o czym informuje nas system za pomocą stosownego komunikatu.
- Dane uzupełniające: W tej sekcji wprowadza się dodatkowe informacje o prowadzonej przez partnera działalności, takie jak sposoby rozliczenia, dostawy, wydania towaru czy preferowana spedycja.
- Inne: W tej sekcji wprowadza się dodatkowe dane nieujęte w sekcji „Dane uzupełniające”. Można tu umieścić informacje o przydzielonym do obsługi przedstawicielu, godzinach pracy czy informacjach o ubezpieczeniu. Dodatkowo, możliwe jest oznaczenie wpisu w tabeli kolorem z dostępnej palety barw.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, dane zatwierdza się za pomocą zielonego przycisku „Zapisz”. W przypadku chęci wyjścia z formularza bez zapisywania wprowadzonych danych, można skorzystać z czerwonego przycisku „Anuluj” lub kliknąć symbol „X” w prawym górnym rogu okna. To pozwala na wyjście bez zapisywania wprowadzonych zmian.
Opisane sekcje formularza w systemie Studio WMS.net od SoftwareStudio służą do szczegółowej i uporządkowanej rejestracji danych o kontrahentach. Każda z sekcji pełni określoną rolę w procesie gromadzenia i zarządzania informacjami.
Dane ewidencyjne
Sekcja ta jest fundamentem dla kartoteki kontrahentów, gdzie wpisuje się kluczowe informacje takie jak nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon i e-mail. Obowiązkowe pola, wymagane do zapisu kontrahenta w systemie, są wyraźnie oznaczone i muszą być wypełnione, aby zapewnić podstawową identyfikację oraz możliwość kontaktu.
Na obrazku widoczny jest formularz do zakładania nowej kartoteki kontrahenta w systemie magazynowym WMS.net. Formularz zawiera pola takie jak nazwa kontrahenta, nazwa skrócona, kod pocztowy, miejscowość, ulica oraz NIP, które należy wypełnić, aby zarejestrować kontrahenta w systemie. Dodatkowe sekcje takie jak dane uzupełniające oraz inne pozwalają na wprowadzenie szczegółowych informacji o kontrahencie. Na dole formularza znajdują się przyciski „Zapisz” i „Anuluj”, które pozwalają odpowiednio na zapisanie nowego wpisu lub anulowanie procesu. To narzędzie jest istotnym elementem systemów informatycznych w magazynie, umożliwiającym sprawną administrację danymi kontrahentów.
Dane uzupełniające
Ta sekcja pozwala na wprowadzenie informacji dotyczących specyfiki współpracy z danym partnerem. Można tu uwzględnić na przykład warunki płatności, preferowane metody dostawy, terminy wydania towaru czy wybranych spedytorów. Są to dane ważne z punktu widzenia operacyjnego funkcjonowania przedsiębiorstwa i realizacji zamówień.
Załączony obrazek prezentuje kolejną część formularza do zakładania kartoteki kontrahenta w systemie WMS. Na ekranie widać pola przeznaczone do wprowadzenia dodatkowych danych takich jak status, grupa, numer GLN (EDI), analityka, działalność oraz opis działalności. Użytkownik może także wybrać sposób wysyłania, sposób dostawy, warunki płatności, walutę rozliczenia, cennik indywidualny oraz spedytora z rozwijanych list, co pozwala na precyzyjne dopasowanie informacji do specyfiki pracy z danym kontrahentem. Na górze formularza znajdują się przyciski „Zapisz” i „Anuluj”, umożliwiające zatwierdzenie wprowadzonych danych lub ich odrzucenie. Wygląd i funkcjonalność formularza świadczy o zaawansowaniu systemów informatycznych w magazynie w zakresie zarządzania relacjami z kontrahentami.
Inne
Poniżej znajduje się wizualizacja interfejsu systemu zarządzania magazynem WMS.net, prezentująca zakładkę „Inne” służącą do zakładania nowej kartoteki kontrahenta. Interfejs zawiera pola do wprowadzania dodatkowych danych, które nie znajdują się w sekcji „Dane uzupełniające”. Można tu wprowadzić informacje o przydzielonym do obsługi przedstawicielu, godzinach pracy oraz danych o ubezpieczeniu. Interfejs oferuje także opcję kolorowania wpisów w tabeli z dostępną paletą barw, co podkreśla nowoczesność i przyjazność użytkownika systemu.
Na załączonym obrazku widzimy formularz systemu SoftwareStudio do zakładania nowej kartoteki kontrahenta. Formularz zawiera pola do wpisania nazwy klienta, handlowca oraz godzin pracy, a także rozwijane menu do wyboru rodzaju ubezpieczenia, z określeniem daty ważności polisy. Istnieje również pole na adres e-mail do automatycznych powiadomień oraz opcję wyboru koloru wizualizacji dla kartoteki, dzięki czemu można dostosować wygląd w interfejsie użytkownika. Prezentacja palety barw sugeruje wysoki stopień personalizacji, który system oferuje swoim użytkownikom, podnosząc tym samym użyteczność i dostosowanie do indywidualnych potrzeb firmy.