Importowanie danych dotyczących kartoteki
Importowanie danych z pliku MS Excel jest jednym z przydatnych narzędzi, które ułatwiają wprowadzanie lub aktualizację informacji w programie magazynowym. W przypadku kartotek towarowych (asortymentu), dostawców, odbiorców oraz lokalizacji magazynowych (miejsc składowania), import danych z pliku Excel pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji.
Przygotowanie pliku Excel
Przed rozpoczęciem importu danych, należy przygotować plik Excel z odpowiednimi kolumnami i danymi. W przypadku kartotek towarowych, można zawrzeć informacje takie jak nazwa produktu, kod towaru, opis, cena, jednostka miary itp. Dla dostawców i odbiorców, można uwzględnić nazwę firmy, dane kontaktowe, adresy, numer NIP itp. Natomiast w przypadku lokalizacji magazynowych, można uwzględnić kod lokalizacji, opis, pojemność, typ regału itp.
Uruchomienie procesu importu
W programie magazynowym istnieje dedykowana funkcja do importu danych z pliku Excel. Aby uruchomić ten proces, należy wybrać odpowiednią opcję w menu lub panelu administracyjnym. Następnie, program poprosi użytkownika o wybranie pliku Excel z danymi.
Import danych możliwy jest tylko w formacie xls.
W celu zaimportowania pliku, użytkownik musi wybrać plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu, następnie nacisnąć przycisk importuj dane.
Weryfikacja i aktualizacja danych
Po zakończeniu procesu importu, zaleca się dokładną weryfikację zaimportowanych danych. Użytkownik powinien sprawdzić, czy dane zostały poprawnie zaimportowane i czy nie ma żadnych błędów lub brakujących informacji. W razie potrzeby, można dokonać ręcznej aktualizacji lub uzupełnienia danych w programie magazynowym.
Importowanie danych z pliku MS Excel do programu magazynowego jest skutecznym sposobem na szybkie wprowadzenie lub aktualizację informacji dotyczących kartotek towarowych, dostawców, odbiorców oraz lokalizacji magazynowych. To efektywne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i minimalizować ryzyko błędów. Dzięki temu, zarządzanie magazynem staje się bardziej efektywne i precyzyjne.
Na przedstawionym zrzucie ekranu obserwujemy kolejny element systemu magazynowego Studio WMS.net, mianowicie opcję importowania danych do kartotek. Menu to pozwala na zaimportowanie informacji do różnych działów systemu, co znacząco upraszcza i przyspiesza proces aktualizacji i wprowadzania danych na masową skalę.
Opcje dostępne w menu importu kartotek to:
- Import kontrahentów – dostawców: umożliwia zaimportowanie danych dotyczących dostawców, co jest kluczowe dla utrzymania aktualnej bazy danych w kontekście zakupów i dostaw.
- Import odbiorców: służy do aktualizowania informacji o odbiorcach towarów, co jest niezbędne dla zarządzania dystrybucją.
- Import kartotek towarowych: pozwala na dodanie lub aktualizację danych dotyczących towarów znajdujących się w magazynie.
- Import lokalizacji: umożliwia zaimportowanie danych o lokalizacjach magazynowych, co jest ważne dla efektywnego zarządzania przestrzenią magazynową.
Każda z tych opcji umożliwia załadowanie danych z zewnętrznych źródeł, co znacząco usprawnia proces wprowadzania dużych ilości informacji, eliminując potrzebę ich ręcznego wpisywania.
Interfejs jest zaprojektowany w sposób intuicyjny, z dobrze widocznymi i dostępnymi opcjami, co ułatwia szybki dostęp i wybór odpowiedniej funkcji importu. Jest to przykładem jak nowoczesne systemy klasy WMS wspierają efektywność operacyjną magazynu, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając cenny czas pracowników.
Dolna część interfejsu przedstawia informacje o wersji systemu oraz licencji klienta, co jest istotnym elementem dla użytkownika pod kątem wsparcia technicznego oraz aktualizacji systemu.
Standardowe importy danych
Pozycja menu Import kartotek pozwala na import kartotek w formie plików xls. Zostanie wyświetlone okno, zawierające submenu z czterema typami rejestrów kartotek do wyboru:
- Import kontrahentów – dostawców
- Import odbiorców
- Import kartotek towarowych
- Import lokalizacji
Każdemu importowi program automatycznie nadaje numer referencyjny, który może być używany do odniesienia się do tego importu w przyszłości.
Aby poprawnie zaimportować dane, nazwy kolumn w pliku .xls muszą być takie same, jak nazwy kolumn w rejestrze programu. To oznacza, że dane w pliku .xls powinny być odpowiednio zmapowane do kolumn w programie, aby informacje zostały poprawnie zaimportowane do właściwych pól.
Warto zaznaczyć, że import danych jest możliwy tylko w formacie xls. Inne formaty mogą nie zostać rozpoznane i nie będą mogły być zaimportowane.
Procedura zaimportowania pliku jest prosta – użytkownik musi wybrać odpowiedni plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu do niego na swoim komputerze. Następnie, po wybraniu pliku, wystarczy nacisnąć przycisk „importuj dane”, aby program rozpoczął proces importowania danych z pliku do bazy danych.
Podczas importowania, program może wyświetlić informacje zwrotne, takie jak liczba zaimportowanych rekordów, ewentualne błędy czy ostrzeżenia dotyczące danych. Po zakończeniu importu użytkownik będzie miał dostęp do zaimportowanych danych w odpowiednich rejestrach programu (kontrahenci, odbiorcy, itp.).
Na obrazku widzimy interfejs programu magazynowego Studio WMS.net. W centralnym punkcie ekranu znajduje się okno dialogowe o tytule „Import danych z pliku XLS”. Okno to zawiera numer referencyjny, który jest długi ciąg cyfr. Użytkownik ma możliwość wyboru pliku poprzez kliknięcie przycisku „Wybierz plik”. Poniżej znajduje się rozwijane menu z etykietą „Rodzaj danych”, z domyślnie wybraną opcją „Kartoteka towarowa”. Obok tego menu umieszczono pole do wyszukiwania kontrahenta z etykietą „Kontrahent”. Całość wygląda na funkcjonalność umożliwiającą ładowanie danych do systemu magazynowego z zewnętrznych plików w formacie XLS, co jest standardowym formatem arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel. Interfejs jest prosty i intuicyjny, co ułatwia użytkownikom pracę z programem.
