Rejestracja pojazdu na bramie
Trzy tryby przyjęcia pojazdu przy bramie - ANPR, kiosk QR i ręczna odprawa z obsługą sytuacji wyjątkowych.
W skrócie: Studio VSS.net zbiera cyfrowy podpis kierowcy lub odbiorcy towaru na tablecie lub kiosku przy rampie. Podpis zapisywany z metadanymi awizacji, dostępny w archiwum przez 5 lat. Eliminuje papierowe WZ, skanowanie i segregatory. Opcjonalny PDF podpisanego dokumentu wysyłany e-mailem do kierowcy.
Cyfrowe potwierdzenie odbioru - koniec z papierowym WZ
W tradycyjnym procesie dostawy kierowca i pracownik magazynu wymieniają się papierowym dokumentem WZ - jeden egzemplarz zostaje przy magazynie, drugi jedzie z kierowcą. Dokument musi być wydrukowany, podpisany i przechowywany. Przy kilkudziesięciu dostawach dziennie oznacza to setki kartek papieru miesięcznie, które trzeba skanować, segregować i archiwizować. Studio VSS.net oferuje alternatywę: cyfrowy podpis zbierany bezpośrednio przy rampie na tablecie lub ekranie kiosku, zapisywany w systemie i natychmiast dostępny w archiwum.
Cyfrowy podpis w systemie awizacyjnym to więcej niż zamiennik kartki papieru. Jest powiązany z rekordem konkretnej awizacji - zawiera datę, godzinę, identyfikator dostawy, dane pojazdu i kierowcy. Nie da się go oderwać od kontekstu dostawy ani pomylić z innym dokumentem. W razie sporu dotyczącego odbioru towaru dyspozytor w kilka sekund wyszukuje awizację i wyświetla zapisany podpis z pełnymi metadanymi, zamiast przeszukiwać segregatory z papierowymi WZ.
Zbieranie podpisu na tablecie lub kiosku - przebieg procesu
Zbieranie cyfrowego podpisu w Studio VSS.net integruje się z normalnym przepływem obsługi awizacji. Po zakończeniu załadunku lub rozładunku pracownik magazynu wywołuje ekran podpisu w aplikacji VSS.net na tablecie lub panelu przy rampie. Na ekranie wyświetla się podsumowanie dostawy: numer awizacji, nazwa dostawcy, liczba przyjętych lub wydanych jednostek i ewentualne uwagi do odbioru. Kierowca lub upoważniony odbiorca podpisuje się palcem lub rysik em na ekranie dotykowym tabletu.
Podpis jest natychmiast przesyłany do systemu VSS.net i zapisywany w rekordzie awizacji. Pracownik magazynu otrzymuje potwierdzenie zapisu. Jeśli do awizacji jest podłączony moduł e-mail, system automatycznie wysyła kierowcy wiadomość z PDF zawierającym potwierdzenie odbioru i wizerunkiem złożonego podpisu jako dowód transakcji. Cały proces podpisu trwa od 15 do 60 sekund, w zależności od liczby pozycji w dostawie wymagających potwierdzenia.
Aspekty prawne cyfrowego podpisu w procesach logistycznych
Podpis cyfrowy zbierany przez Studio VSS.net jest podpisem odręcznym w formie elektronicznej. W obrocie logistycznym - potwierdzeniu odbioru towaru, kwitowaniu dostawy między firmami - jest powszechnie akceptowany jako wystarczający dowód transakcji, analogiczny do podpisu na papierowym dokumencie WZ. Jego moc dowodowa wynika z powiązania wizerunku podpisu z metadanymi: datą, godziną, identyfikatorem awizacji i danymi pojazdu.
Dla dokumentów wymagających kwalifikowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia eIDAS - np. niektórych dokumentów celnych lub e-faktur - cyfrowy podpis z VSS.net nie jest wystarczający. W takich przypadkach można zintegrować system z zewnętrznym dostawcą kwalifikowanych podpisów przez REST API, zachowując zbieranie podpisów w interfejsie VSS.net, ale kryptograficzną weryfikację w certyfikowanym module zewnętrznym. Dział prawny SoftwareStudio może doradzić w zakresie wymagań dla konkretnych typów dokumentów w działalności klienta.
Wymagania sprzętowe i integracja z systemem archiwizacji dokumentów
Do zbierania podpisów cyfrowych wystarczy tablet z ekranem dotykowym lub kiosk SoftwareStudio z wbudowanym ekranem podpisowym. Studio VSS.net jest kompatybilne z tabletem Android i iOS z ekranem o przekątnej minimum 10 cali. Dla obiektów wymagających wyższej precyzji podpisu - np. archiwizacji dokumentów z wymogami prawnymi - dostępne są dedykowane podkładki podpisowe podłączane do komputera stanowiska ochrony lub pracownika magazynu przez USB.
- Zapis przy rampie - podpis zbierany na tablecie lub kiosku bezpośrednio po zakończeniu załadunku lub rozładunku, powiązany z rekordem awizacji.
- Metadane podpisu - każdy podpis zapisywany z datą, godziną, identyfikatorem awizacji, danymi pojazdu i kierowcy oraz identyfikatorem urządzenia.
- Automatyczne potwierdzenie - opcjonalny PDF z podpisem wysyłany e-mailem do kierowcy zaraz po zamknięciu wizyty.
- Archiwizacja 5 lat - domyślny okres przechowywania podpisów w systemie, konfigurowalny do wymagań branżowych lub prawnych.
- Eksport do DMS - integracja przez REST API z zewnętrznymi systemami archiwizacji dokumentów dla firm wymagających centralizacji archiwum.
Wdrożenie cyfrowego podpisu eliminuje koszty papieru i druku, czas pracownika poświęcony na skanowanie i segregowanie WZ oraz ryzyko zagubienia dokumentu potwierdzającego odbiór. Firmy obsługujące kilkadziesiąt dostaw dziennie raportują oszczędność 2-4 godzin pracy administracyjnej tygodniowo po przejściu z papierowych na cyfrowe potwierdzenia odbioru.
Sprawdź Studio VSS.net w działaniu
Bezpłatne demo, wycena i kalkulator ROI - bez zobowiązań.
Najczęstsze pytania o cyfrowy podpis w systemie awizacji
Czy cyfrowy podpis w systemie VSS.net ma moc prawną?
Cyfrowy podpis zbierany przez Studio VSS.net jest podpisem odręcznym w formie elektronicznej (biometrycznym), a nie kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS. W obrocie logistycznym taki podpis jest powszechnie akceptowany jako potwierdzenie odbioru towaru - podobnie jak podpis na papierowym dokumencie WZ. Ma moc dowodową w sporach cywilnych, gdyż jest zapisany wraz z datą, godziną i identyfikatorem awizacji, a wizerunek podpisu można odtworzyć z archiwum systemu. Dla dokumentów wymagających kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. niektóre dokumenty celne) należy stosować certyfikowane rozwiązania zewnętrzne zintegrowane z VSS.net przez API.
Na jakich urządzeniach można składać cyfrowy podpis w systemie VSS.net?
Studio VSS.net obsługuje zbieranie podpisów cyfrowych na tabletach z ekranem dotykowym (Android i iOS), kiosk samoobsługowych wyposażonych w ekran podpisowy oraz dedykowanych podkładkach podpisowych podłączonych przez USB do komputera pracownika. Zalecane minimalne parametry tabletu to ekran 10 cali z czułością dotykową pozwalającą na odwzorowanie naturalnego pisma odręcznego. Kiosk SoftwareStudio jest fabrycznie wyposażony w ekran podpisowy. Podpis jest przesyłany do systemu VSS.net jako plik graficzny PNG i zapisywany w rekordzie awizacji w zaszyfrowanym repozytorium.
Jak podpisy cyfrowe z VSS.net są przechowywane i archiwizowane?
Podpisy cyfrowe zebrane przez Studio VSS.net są przechowywane jako graficzne odwzorowania (pliki PNG) powiązane z rekordem awizacji w bazie danych systemu. Do każdego podpisu zapisywane są metadane: data i godzina złożenia, identyfikator awizacji, imię i nazwisko podpisującego (jeśli wprowadzono) i identyfikator urządzenia, na którym złożono podpis. Domyślny czas archiwizacji podpisów to 5 lat, zgodnie z ogólnymi wymogami przechowywania dokumentów handlowych. System może być skonfigurowany do eksportu podpisów do zewnętrznego systemu archiwizacji dokumentów DMS przez REST API.