Przyjęcie PZ

Jaką rolę pełni dokument Przyjęcia Zewnętrznego (PZ) w systemie Studio WMS.net?

Dokument PZ w systemie Studio WMS.net potwierdza fizyczne przyjęcie towaru od zewnętrznego dostawcy. Jego zatwierdzenie wpływa bezpośrednio na stan magazynowy. PZ jest kluczowym elementem procesu rozliczania i ewidencji dostaw.

Tworzenie dokumentu PZ następuje po dostarczeniu towaru do magazynu. Użytkownik wybiera kontrahenta, wpisuje przyjętą ilość towaru i inne niezbędne informacje. Dokument zawiera także numer partii, datę przyjęcia i miejsce składowania. Po zatwierdzeniu, system aktualizuje ilości w magazynie. To oznacza, że towar oficjalnie trafia na stan.

PZ pozwala na porównanie dostarczonego towaru z wcześniejszym zamówieniem ZPZ. Użytkownik może sprawdzić, czy ilość i asortyment zgadza się z planem. W przypadku rozbieżności system pozwala je zaznaczyć i odpowiednio opisać. To zwiększa kontrolę nad procesem przyjęcia. Taka weryfikacja jest szczególnie ważna w firmach z rozbudowanymi procedurami jakościowymi.

Dokument PZ ułatwia też identyfikację towaru. System zapisuje wszystkie dane dotyczące dostawy, co pozwala później śledzić każdą partię. Informacje te są wykorzystywane w raportach, analizach i w razie reklamacji. Studio WMS.net umożliwia także powiązanie PZ z innymi dokumentami i generowanie etykiet. To czyni PZ centralnym punktem procesu przyjęcia zewnętrznego.

Warto podkreślić, że dokument przyjęcia zewnętrznego PZ w systemie Studio WMS.net można wystawić tylko na podstawie wcześniejszego zlecenia ZPZ. To zapewnia spójność procesów magazynowych i pozwala na lepsze śledzenie przepływu towarów.

Co to jest Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) i dlaczego jest ważne?

Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) to dokument magazynowy, który potwierdza fizyczne przyjęcie towaru do magazynu. Jest to formalne potwierdzenie odbioru dostawy od zewnętrznego dostawcy. PZ jest kluczowym elementem w zarządzaniu magazynem i ma istotne znaczenie z kilku powodów:

• Potwierdzenie dostawy: PZ stanowi dowód, że towar został dostarczony i odebrany przez magazyn. Jest to podstawa do rozliczeń z dostawcą.
• Aktualizacja stanów magazynowych: Na podstawie PZ system WMS (np. Studio WMS.net) aktualizuje stany magazynowe. To oznacza, że po zatwierdzeniu PZ, ilość danego towaru w systemie zostaje zwiększona, odzwierciedlając rzeczywisty stan magazynu.
• Kontrola zgodności: PZ pozwala na weryfikację, czy dostarczony towar zgadza się z zamówieniem (ZPZ). Umożliwia to wykrycie ewentualnych braków, nadwyżek lub uszkodzeń.
• Identyfikacja i śledzenie: PZ umożliwia identyfikację i śledzenie każdej partii towaru od momentu przyjęcia do magazynu.
• Dokumentacja: PZ stanowi ważny element dokumentacji magazynowej i może być wykorzystywany do celów księgowych, kontroli jakości oraz audytów.

Powiązanie PZ z ZPZ (Zleceniem Przyjęcia Zewnętrznego):

Jak słusznie zauważono, PZ jest ściśle powiązany z ZPZ. ZPZ jest zleceniem na dostawę, natomiast PZ jest potwierdzeniem jej realizacji. Można to porównać do zamówienia w sklepie internetowym (ZPZ) i potwierdzenia odbioru paczki od kuriera (PZ).

• ZPZ (Zlecenie Przyjęcia Zewnętrznego): Dokument planujący dostawę. Zawiera informacje o tym, co, ile i od kogo ma zostać dostarczone. Nie aktualizuje stanów magazynowych.
• PZ (Przyjęcie Zewnętrzne): Dokument potwierdzający fizyczne przyjęcie towaru. Aktualizuje stany magazynowe.

Proces przyjęcia zewnętrznego w kontekście Studio WMS.net:

1. Dostawa towaru i dokumentacja: Dostawca dostarcza towar do magazynu wraz z dokumentami, takimi jak faktura i dokument transportowy (np. list przewozowy).
2. Porównanie z ZPZ: Pracownik magazynu porównuje dostarczony towar z wcześniej utworzonym ZPZ w systemie Studio WMS.net. Sprawdza zgodność ilości, rodzaju towaru i innych parametrów (np. data ważności, numer partii).
3. Rejestracja przyjęcia w systemie (tworzenie PZ):
   • W systemie Studio WMS.net, na podstawie istniejącego ZPZ, tworzony jest dokument PZ.
   • Pracownik magazynu skanuje kody kreskowe towarów za pomocą czytnika. System automatycznie porównuje zeskanowane dane z informacjami zawartymi w ZPZ.
   • Wprowadzane są dodatkowe informacje, takie jak data przyjęcia, numer dostawy, lokalizacja składowania.
   • System automatycznie generuje dokument PZ.
4. Aktualizacja stanów magazynowych: Po zatwierdzeniu PZ, system Studio WMS.net automatycznie aktualizuje stany magazynowe, zwiększając ilość przyjętego towaru.
5. Najpierw towar trafia do wyznaczonej lokalizacji w magazynie. Następnie system rejestruje tę lokalizację.
6. Opcjonalnie można wydrukować dokument PZ. Służy on do archiwizacji lub przekazania do działu księgowości.

Podsumowanie:

PZ to niezwykle ważny dokument w magazynie. Potwierdza fizyczny odbiór towaru. Aktualizuje stany magazynowe. Umożliwia kontrolę zgodności dostawy z zamówieniem. W systemie Studio WMS.net tworzenie PZ integruje się z ZPZ. Dzięki temu dane są spójne. Zarządzanie magazynem staje się efektywne.

Dodawanie nowego dokumentu PZ

Praktyczne wskazówki

Użytkownicy korzystający z systemu zarządzania magazynem mogą z łatwością dodać nowy dokument PZ za pomocą funkcji Przyjęcie PZ. W tym miejscu pojawia się formularz, który umożliwia wypełnienie wszystkich niezbędnych danych.

Górna część tego formularza zawiera pasek poleceń, na którym znajdują się istotne przyciski: Zapisz, Bufor i Usuń. Każdy z nich pełni określoną rolę w procesie zarządzania dokumentem. Przycisk Zapisz służy do finalizacji i zapisywania wypełnionych danych, dzięki czemu dokument PZ jest gotowy do dalszych operacji.

Funkcja Bufor pozwala na tymczasowe zachowanie informacji, co jest przydatne, gdy użytkownik potrzebuje więcej czasu na uzupełnienie danych lub oczekuje na dodatkowe informacje. Z kolei przycisk Usuń umożliwia anulowanie tworzenia dokumentu w sytuacji, gdy forma nie jest kompletna lub zawiera błędy, co zapobiega nieładowi w danych magazynowych.

Proces ten można porównać do pisarskiego szkicowania, gdzie zapisanie tekstu jest jak zatwierdzenie go, a buforowanie to robienie notatek na marginesie, które mogą być później wykorzystane lub poprawione. W ten sposób system zapewnia efektywne zarządzanie dokumentami i uniknięcie niepotrzebnych utrudnień w pracy.

Inaczej niż w tradycyjnym systemie papierowym, wszystkie te operacje są realizowane szybko i wygodnie, dzięki czemu użytkownik może maksymalnie efektywnie korzystać z czasu. Dzięki temu system jest bardziej elastyczny i dostosowany do potrzeb użytkowników, co jest szczególnie ważne w dynamicznie rozwijających się środowiskach biznesowych.

Zarządzanie dokumentami za pomocą tej procedury przypomina organizację własnego szafy, gdzie każdy dokument ma swoje miejsce i może być łatwo odnaleziony, zmodyfikowany lub usunięty, zapewniając porządek i przejrzystość w danych.

Otwarcie formularza PZ

• W menu systemu Studio WMS.net wybierz opcję „Przyjęcia”, a następnie „Przyjęcie PZ”.
• Zostanie otwarty formularz „Przyjęcia Zewnętrznego PZ”.

Pasek poleceń (górna część formularza):

• Zapisz: Zapisuje kompletne przyjęcie i umieszcza je w rejestrze „Przyjęcia PZ”.
• Bufor: Zapisuje przyjęcie tymczasowo w buforze („Przyjęcia PZ bufor”). Umożliwia późniejszą edycję.
• Usuń: Anuluje tworzenie przyjęcia.
• Informacje automatyczne:
  • Typ dokumentu: „PZ”
  • Rodzaj rejestru: „PZ”
  • Numer referencyjny: Nadawany automatycznie.
  • Data utworzenia: Nadawana automatycznie.

Sekcja „Przyjęcie do magazynu” (Nagłówek dokumentu):

• Kontrahent (pole wymagane): Wybierz kontrahenta (dostawcę). Wpisanie co najmniej dwóch znaków zawęzi listę.
• Numer zlecenia (pole wymagane): Wybierz numer zlecenia ZPZ, na podstawie którego tworzone jest PZ. PZ musi być wystawione na podstawie istniejącego ZPZ.
• Data (pole wymagane): Wprowadź datę przyjęcia towaru.
• Numer awizo (opcjonalne): Wprowadź numer awizo.
• Numer dostawy (opcjonalne): Wprowadź numer dostawy.

Dodawanie Usług, Notatek, Plików, Załączników i Zdjęć

Oprócz standardowego wypełniania danych, formularz oferuje możliwość dodawania Usług, Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć. To rozszerza funkcjonalność dokumentu i pozwala na bardziej szczegółowe dokumentowanie procesu przyjęcia towarów. Każda z tych opcji dostępna jest za pomocą dedykowanych przycisków, co ułatwia organizację i dostęp do dodatkowych informacji związanych z przyjęciem.

Warto podkreślić, że dokument przyjęcia zewnętrznego PZ w systemie Studio WMS.net można wystawić tylko na podstawie wcześniejszego zlecenia ZPZ. To zapewnia spójność procesów magazynowych i pozwala na lepsze śledzenie przepływu towarów.

• Nad sekcją „Przyjęcie do magazynu” znajdują się przyciski umożliwiające dodawanie dodatkowych informacji do dokumentu PZ: Usług, Notatek, Plików, Załączników i Zdjęć. Skorzystaj z nich w razie potrzeby.

Sekcja „Pozycje”:

• Asortyment: Wybierz asortyment z listy. Lista zawiera tylko asortyment przypisany do wybranego kontrahenta i numeru zlecenia ZPZ. W nawiasie przy nazwie towaru wyświetlana jest maksymalna ilość do przyjęcia.
• Lokalizacja: Wybierz lokalizację składowania towaru. Wpisanie co najmniej dwóch znaków w polu „Lokalizacja” zawęzi listę.
• Rodzaj palety: Wybierz rodzaj palety.
• Numer palety: Wpisz numer palety lub wygeneruj go automatycznie (przycisk po prawej stronie pola).
• Ilość: Wpisz ilość przyjmowanego towaru. System kontroluje, czy wprowadzona ilość nie przekracza ilości z ZPZ.
• Nr partii (opcjonalne): Wprowadź numer partii.
• Termin ważności (opcjonalne): Wprowadź termin ważności.
• Data produkcji (opcjonalne): Wprowadź datę produkcji.
• Uwagi do pozycji (opcjonalne): Wprowadź uwagi dotyczące pozycji.
• Dodaj: Kliknij zielony przycisk „Dodaj”, aby dodać pozycję do PZ. Pozycje pojawią się w tabeli poniżej.
• Usuń: Kliknij „X” obok pozycji w tabeli, aby ją usunąć.

Sekcja „Podsumowanie”:

• System automatycznie oblicza:
  • Ilość artykułów
  • Ilość sztuk
  • Ilość palet
  • Waga netto [kg]
  • Waga brutto [kg]
• Uwagi (opcjonalne): Wprowadź uwagi dotyczące całego przyjęcia.

Zapisywanie dokumentu PZ:

• Bufor: Kliknij „Bufor”, aby zapisać tymczasowo.
• Zapisz: Kliknij „Zapisz”, aby zapisać ostatecznie.

Czym różni się zamówienie na dostawę (ZPZ) od przyjęcia towaru (PZ)?

W codziennym funkcjonowaniu magazynu mamy do czynienia z wieloma dokumentami, które służą do rejestrowania różnych operacji. Dwa z najważniejszych to zamówienie na dostawę (ZPZ) oraz przyjęcie towaru (PZ). Choć oba dokumenty są ze sobą ściśle powiązane, pełnią zupełnie różne funkcje.

Zamówienie na dostawę (ZPZ) to dokument, który inicjuje proces zaopatrzenia magazynu. Powstaje on na podstawie zapotrzebowania na konkretne towary. ZPZ zawiera szczegółowe informacje o tym, jakie produkty mają zostać dostarczone, w jakiej ilości oraz do kiedy. Służy on jako informacja dla dostawcy, który na jego podstawie przygotowuje dostawę. ZPZ jest więc niejako umową między magazynem a dostawcą, określającą warunki dostawy.

Przyjęcie towaru (PZ) z kolei dokumentuje fakt dostarczenia towaru do magazynu. Na podstawie PZ pracownik magazynu przyjmuje dostawę, weryfikuje zgodność dostarczonych towarów z zamówieniem oraz wprowadza zmiany do systemu magazynowego. PZ jest więc potwierdzeniem, że zamówienie zostało zrealizowane i towar znajduje się już w magazynie.

Podsumowując, ZPZ to dokument planowy, który informuje o tym, co chcemy otrzymać, natomiast PZ to dokument faktyczny, który potwierdza, że towar został dostarczony i przyjęty do magazynu. ZPZ inicjuje proces dostawy, a PZ go finalizuje. Oba dokumenty są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania magazynu, ponieważ zapewniają przejrzystość i kontrolę nad przepływem towarów.

Funkcje dodatkowe dokumentu

Dyskusje

Uniwersalna funkcjonalność w programie magazynowym DYSKUSJE służy do komunikacji i wymiany informacji między użytkownikami systemu.

Podgląd wydruku

Funkcje dodatkowe tabeli, takie jak podgląd dokumentu magazynowego na ekranie z możliwością zapisu do pliku PDF, Word lub Excel oraz wydrukowania, zapewniają użytkownikom dodatkowe możliwości manipulacji i udostępniania danych.

Uwagi i notatki

Dodawanie notatek jest istotną funkcją w programie magazynowym, umożliwiającą użytkownikom zapisywanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień dotyczących dokumentów magazynowych. Uwagi stanowią istotny sposób komunikacji i udostępniania istotnych treści między użytkownikami programu.

Załączniki

Dodawanie załączników do dokumentów w programie magazynowym to przydatna funkcja, która umożliwia użytkownikom dołączanie różnych typów plików bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Załączniki mogą zawierać zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne i inne pliki związane z danymi magazynowymi.

Zdjęcia

Dodawanie zdjęć do kartotek i dokumentów w programie magazynowym to ważna funkcja, która umożliwia bezpośrednie dołączanie obrazów do rekordów. Ta funkcja ma wiele praktycznych zastosowań, w tym wizualizację danych, ułatwienie identyfikacji i rozpoznawania przedmiotów oraz usprawnienie pracy z programem.

Funkcjonalności systemu WMS dla kierownika magazynu

Moduł systemu WMS.net, stworzony specjalnie dla kierownika magazynu, oferuje wiele narzędzi do efektywnego zarządzania operacjami magazynowymi. Przede wszystkim, jego istotną cechą jest możliwość pracy przez przeglądarkę internetową. Dzięki temu kierownik zyskuje elastyczność i wygodę w dostępie do systemu, niezależnie od miejsca czy urządzenia. Co więcej, logowanie jest możliwe z komputera stacjonarnego, laptopa, tabletu czy smartfona, co zapewnia pełną mobilność. Ta funkcjonalność pozwala na bieżące monitorowanie i zarządzanie magazynem, w tym śledzenie stanów zapasów i nadzorowanie procesów logistycznych w czasie rzeczywistym.

Program magazynowy Studio WMS.net udostępnia kierownik magazynu szereg sekcji menu, które ułatwiają codzienną pracę. Na przykład sekcja NOWY pozwala na szybkie tworzenie nowych dokumentów, takich jak przyjęcia (PZ, PZB) czy wydania (WZ, WZB), a także kartotek asortymentowych i kontrahentów. Z kolei sekcja MAGAZYN umożliwia zarządzanie kluczowymi procesami, w tym przyjęciami, wydaniami, cross-dockingiem, przesunięciami towarowymi oraz inwentaryzacją. Następnie, sekcja KARTOTEKI oferuje narzędzia do zarządzania bazami danych towarów, kontrahentów, pracowników, lokalizacji czy palet. Dodatkowo, użytkownik może definiować ulubione transakcje dla szybszego dostępu.

Niezwykle ważnym narzędziem dla menedżera jest sekcja INFORMACJE, która pozwala na generowanie i przeglądanie różnorodnych raportów oraz analiz. Kierownik magazynu może więc monitorować wskaźniki wydajności, analizować rotację towarów w magazynie czy śledzić statystyki pracy magazynierów według loginu. Co więcej, system umożliwia eksport danych, na przykład do formatu Excel, co ułatwia dalszą analizę i udostępnianie informacji. Dostęp przez przeglądarkę eliminuje też potrzebę instalacji dodatkowego oprogramowania, wystarczy połączenie z Internetem, co upraszcza wdrożenie i użytkowanie systemu. Podsumowując, te funkcje wspierają podejmowanie strategicznych decyzji i optymalizację procesów magazynowych.

Sekcja NOWY w systemie WMS dla kierownika magazynu

Sekcja „NOWY” w programie magazynowym Studio WMS.net jest fundamentalnym miejscem, z którego kierownik magazynu inicjuje tworzenie nowych dokumentów i kartotek. Stanowi ona centralny punkt do rozpoczęcia wielu operacji związanych z zarządzaniem przepływem towarów. Przede wszystkim, dzięki tej sekcji użytkownicy mogą szybko i efektywnie dodawać różne typy dokumentów magazynowych. Co więcej, umożliwia ona także tworzenie kartotek asortymentowych oraz kontrahentów, które są niezbędne do utrzymania porządku i dokładności danych w systemie.

W ramach sekcja NOWY kierownik ma dostęp do poleceń pozwalających na tworzenie szerokiej gamy dokumentów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania magazynu. Na przykład, może utworzyć dokumenty przyjęcia towaru, takie jak Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) czy Przyjęcie Zewnętrzne Bezpośrednie (PZB), które rejestrują dostawy. Podobnie, dostępne są dokumenty wydania, jak Wydanie Zewnętrzne (WZ) i Wydanie Zewnętrzne Bezpośrednie (WZB), służące do ewidencji wysyłki towarów. Ponadto, sekcja ta umożliwia tworzenie dokumentów Zmiany Lokalizacji (ZL), zleceń przyjęcia (ZPZ) i wydania (ZWZ), a także tworzenie Palet MIX oraz dodawanie nowych kartotek asortymentu i kontrahentów.

Znaczenie sekcji „NOWY” dla efektywności pracy magazynu jest istotne, ponieważ przyspiesza ona codzienne operacje. Umożliwia szybkie generowanie dokumentów, co bezpośrednio wpływa na płynność procesów logistycznych. Ponadto, każdy utworzony dokument automatycznie aktualizuje stany magazynowe, co zapewnia bieżącą i dokładną kontrolę nad zapasami. Dodatkowo, możliwość tworzenia szablonów dokumentów jeszcze bardziej usprawnia wprowadzanie danych, a przechowywanie wszystkich operacji w systemie zwiększa przejrzystość działań magazynowych.

Dokument Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) w Studio WMS.net

Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) to fundamentalny dokument magazynowy w systemie Studio WMS.net, który formalnie potwierdza fizyczne przyjęcie towaru do magazynu od zewnętrznego dostawcy. Jego utworzenie jest niezbędnym krokiem, ponieważ stanowi dowód dostarczenia towarów, co jest podstawą do rozliczeń z kontrahentem. Co więcej, zatwierdzenie dokumentu PZ automatycznie aktualizuje stany magazynowe w systemie, odzwierciedlając rzeczywistą ilość towaru na stanie. Ponadto, dokument ten umożliwia kontrolę zgodności dostawy z wcześniejszym zamówieniem (ZPZ) oraz pozwala na identyfikację i śledzenie każdej partii towaru.

W systemie Studio WMS.net istnieje ważna zasada: dokument PZ można wystawić wyłącznie na podstawie wcześniej utworzonego Zlecenia Przyjęcia Zewnętrznego (ZPZ). Zapewnia to spójność procesów i lepsze śledzenie przepływu towarów, od etapu planowania (ZPZ) do faktycznej realizacji (PZ). Aby dodać nowy dokument PZ, użytkownik wybiera w menu opcję „Przyjęcia”, a następnie „Przyjęcie PZ”, co otwiera dedykowany formularz. W górnej części formularza znajdują się przyciski poleceń: „Zapisz” do finalnego zatwierdzenia dokumentu, „Bufor” do tymczasowego zapisu z możliwością późniejszej edycji, oraz „Usuń” do anulowania tworzenia dokumentu.

Formularz tworzenia dokumentu PZ składa się z kilku sekcji. W nagłówku („Przyjęcie do magazynu”) obligatoryjnie należy wybrać kontrahenta oraz numer Zlecenia Przyjęcia Zewnętrznego (ZPZ), na podstawie którego realizowane jest przyjęcie. Następnie, w sekcji „Pozycje” dodaje się poszczególne towary, wybierając je z listy ograniczonej do asortymentu z danego ZPZ, określa się ilość (system kontroluje zgodność z ZPZ), lokalizację składowania, numer palety oraz opcjonalnie numer partii czy termin ważności. W sekcji „Podsumowanie” system automatycznie oblicza zbiorcze dane przyjęcia, takie jak ilość artykułów czy wagę. Finalnie, zapisany dokument PZ stanowi potwierdzenie fizycznego odbioru towaru i aktualizuje stany magazynowe.