Jak dodać nowego kontrahenta w systemie Studio WMS.net?
System Studio WMS.net umożliwia łatwe wprowadzanie nowych kontrahentów do bazy danych. Proces ten odbywa się w przeznaczonej do tego sekcji. Użytkownik wypełnia formularz i zapisuje dane za pomocą prostego interfejsu.
Aby rozpocząć dodawanie kontrahenta, należy wybrać z menu opcję „Kontrahent”. System otwiera formularz, w którym użytkownik wprowadza dane nowego partnera biznesowego. Wśród wymaganych informacji znajdują się m.in. nazwa firmy, NIP, adres, telefon i adres e-mail. Można także dodać informacje dodatkowe, takie jak numer konta bankowego czy dane osoby kontaktowej. Formularz jest przejrzysty i intuicyjny.
Na górze formularza widoczny jest pasek narzędziowy z przyciskami „Zapisz” i „Usuń”. Kliknięcie „Zapisz” zatwierdza wprowadzone dane i dodaje nowego kontrahenta do bazy. Jeśli użytkownik zrezygnuje z operacji, może kliknąć „Usuń”, co anuluje cały proces. System natychmiast zapisuje dane i udostępnia je w innych modułach. Nowy kontrahent jest gotowy do użycia w dokumentach magazynowych.
Dzięki tej funkcji, użytkownik może szybko rozbudować bazę partnerów handlowych. Dodany kontrahent może być używany przy przyjęciach, wydaniach i zamówieniach. System zapewnia spójność danych i eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Studio WMS.net dba o prostotę obsługi i wysoką jakość rejestracji danych kontrahentów.
Dopisz kartotekę kontrahenta
Wybór pozycji menu Kontrahent wyświetla formularz dopisania kontrahenta.
W górnej części formularza znajduje się pasek poleceń, zawierający przyciski:
- Zapisz, dzięki któremu można zapisać wypełniany formularz dopisania nowego kontrahenta.
- Usuń powoduje anulowanie wypełnianego formularza.
Po wypełnieniu formularza dopisania kontrahenta, należy kliknąć na przycisk Zapisz z lewej strony paska nad formularzem w celu dopisania kartoteki kontrahenta do bazy. Przycisk Anuluj powoduje anulowanie wypełnianego formularza.
Formularz dopisania kartoteki nowego kontrahenta składa się z trzech zakładek
Dane ewidencyjne
W zakładce „Dane ewidencyjne” wypełnij pogrubione pola. Podczas dodawania nowego kontrahenta, uzupełnij także pole „Telefon komórkowy” lub „Telefon 1”. Pozostaw zaznaczone pole „Aktywne”. Służy ono do określenia, czy współpraca z kontrahentem trwa, czy już się zakończyła.
Pola w kartotece kontrahentów służą do gromadzenia informacji dotyczących kontaktów biznesowych z danymi kontrahentami.
Wyjaśnienie poszczególnych pól
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa kontrahenta | Pole to zawiera pełną nazwę kontrahenta, czyli nazwę firmy lub osoby z którą nawiązujemy relacje biznesowe. |
| Nazwa skrócona | To pole zawiera skróconą wersję nazwy kontrahenta, która może być używana w celach identyfikacyjnych lub w systemie skróconych odwołań. |
| Kod pocztowy | Pole to służy do wprowadzenia kodu pocztowego dla adresu kontrahenta, który jest używany w celu ustalenia lokalizacji geograficznej. |
| Miejscowość | W tym polu wprowadza się nazwę miejscowości, w której znajduje się siedziba kontrahenta. |
| Ulica | Pole to jest przeznaczone do wprowadzenia nazwy ulicy lub adresu, na którym znajduje się siedziba kontrahenta. |
| NIP | Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) jest wprowadzany w tym polu i służy do identyfikacji kontrahenta w kontekście podatkowym. |
| Regon | Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON) to numer identyfikacyjny przypisany kontrahentowi w celu identyfikacji go w systemie statystycznym. |
| Kraj | W tym polu wprowadza się nazwę kraju, w którym znajduje się siedziba kontrahenta. |
| Osoba kontaktowa | Pole to umożliwia wprowadzenie danych osoby kontaktowej związanej z kontrahentem, takie jak imię i nazwisko, stanowisko lub rola tej osoby w firmie. |
| Telefony | Pola Telefon komórkowy, Telefon 1, Telefon 2 i Telefon 3 służą do wprowadzenia numerów telefonu kontaktowego kontrahenta. Umożliwiają przechowywanie różnych numerów kontaktowych dla wygodniejszej komunikacji. |
| Strona www | Pole to pozwala na wprowadzenie adresu strony internetowej kontrahenta, co umożliwia szybki dostęp do informacji na temat firmy. |
| W tym polu można wpisać adres e-mail kontaktowy kontrahenta, który umożliwia komunikację drogą elektroniczną. | |
| Fax | Pole to służy do wprowadzenia numeru faksu kontrahenta, jeśli taka forma komunikacji jest nadal wykorzystywana. |
| Uwagi | W tym polu można wpisać dodatkowe informacje lub uwagi dotyczące kontrahenta, które mogą być przydatne w procesie zarządzania relacjami biznesowymi. |
| Aktywne | Pole to informuje o statusie aktywności kontrahenta. Może służyć do oznaczenia, czy kontrahent jest nadal aktywny w kontekście aktualnych relacji biznesowych. |
Dane uzupełniające
Zakładka Dane uzupełniające zawiera pola z informacjami o kontrahencie. Dotyczącymi między innymi grupa, numeru GLN, obrotów magazynowych towarami, rodzaju działalności, sposobu dostaw i wydań, warunków i waluty płatności, możliwości zastosowania indywidualnego cennika oraz wybranego spedytora.
Pola w zakładce „Dane uzupełniające” w kartotece kontrahentów mają na celu gromadzenie dodatkowych informacji dotyczących kontrahenta.
Wyjaśnienie poszczególnych pól
| Pole | Opis |
|---|---|
| Status | Pole to informuje o aktualnym statusie kontrahenta, takim jak aktywny, nieaktywny, wstrzymany itp. Służy do oznaczenia, czy kontrahent jest nadal aktywny w kontekście relacji biznesowych. |
| Grupa | Pole to umożliwia przypisanie kontrahenta do określonej grupy, na przykład grupy klientów, dostawców, partnerów itp. Ułatwia to segmentację i filtrowanie danych. |
| Numer GLN (EDI) | Pole to służy do wprowadzenia numeru GLN (Global Location Number) kontrahenta, który jest wykorzystywany w systemie elektronicznej wymiany danych (EDI) do identyfikacji kontrahenta. |
| KRS | Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to polskie narodowe źródło publicznie dostępnych informacji o podmiotach gospodarczych. Pole to umożliwia wprowadzenie numeru KRS związane z kontrahentem. |
| Analityka | Pole to umożliwia przypisanie określonych danych analitycznych lub kodów do kontrahenta, które są używane w celach raportowania, analizy lub klasyfikacji danych. |
| Działalność | Pole to pozwala na określenie rodzaju działalności gospodarczej kontrahenta, na przykład handel detaliczny, usługi finansowe, produkcja itp. |
| Opis działalności | W tym polu można wprowadzić opis lub dodatkowe informacje dotyczące działalności kontrahenta, które mogą być przydatne w zrozumieniu i opisaniu jego działalności. |
| Sposób wydawania – skorowidz | To pole umożliwia wybór sposobu wydawania towarów lub realizacji usług związanych z kontrahentem. Może to być na przykład dostawa własna, kurier, poczta itp. |
| Sposób dostawy – skorowidz | Pole to pozwala na wybór preferowanego sposobu dostawy towarów lub usług do kontrahenta. Opcje są zdefiniowane w skorowidzu, co ułatwia wybór odpowiedniej metody dostawy. |
| Warunki płatności – skorowidz | W tym polu można wybrać preferowane warunki płatności dla kontrahenta, takie jak płatność gotówką, przelew, kredyt itp. Opcje są zdefiniowane w skorowidzu. |
| Waluta rozliczenia – skorowidz | Pole to umożliwia wybór preferowanej waluty rozliczeń związanych z kontrahentem. Opcje są zdefiniowane w skorowidzu. |
| Cennik indywidualny – checkbox | To pole umożliwia zaznaczenie, czy kontrahent ma przypisany indywidualny cennik. Jeśli jest zaznaczone, kontrahent będzie miał dostęp do specjalnych cen lub warunków cenowych. |
| Spedytor – lista wyboru, skorowidz przewoźników | Pole to umożliwia wybór przewoźnika lub spedytora, który jest odpowiedzialny za dostawę towaru do kontrahenta. Opcje są zdefiniowane w skorowidzu. |
Pola w zakładce „Dane uzupełniające” w kartotece kontrahentów służą do gromadzenia dodatkowych informacji, które mogą być istotne w kontekście zarządzania relacjami biznesowymi, rozliczeń, dostaw i innych aspektów związanych z kontrahentem.
Inne
W zakładce Inne można zawrzeć dodatkowe informacje o kontrahencie, np. godziny pracy kontrahenta, rodzaj ubezpieczenia, kolor nadany w wizualizacji magazynu.
Pola w zakładce „Inne” w kartotece kontrahentów zawierają dodatkowe informacje. Można ich używać do celów wewnętrznych lub specyficznych dla organizacji.
Wyjaśnienie poszczególnych pól
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nasz numer u klienta | To pole umożliwia wprowadzenie wewnętrznego numeru klienta lub identyfikatora, który jest używany wewnątrz organizacji do identyfikacji kontrahenta. |
| Kierownik rejonu | Pole to służy do wprowadzenia informacji o odpowiedzialnym kierowniku rejonu lub obszaru związanej z kontrahentem. Może to być przydatne w organizacji pracy lub kontaktach z klientem. |
| Handlowiec | W tym polu można wprowadzić informacje o przypisanym handlowcu lub przedstawicielu handlowym, który jest odpowiedzialny za obsługę danego kontrahenta. |
| Godziny pracy | Pole to pozwala na wprowadzenie informacji o godzinach pracy kontrahenta lub preferowanych godzinach kontaktu. |
| Rodzaj ubezpieczenia | To pole umożliwia wprowadzenie informacji na temat rodzaju ubezpieczenia, które zostało nabyte dla kontrahenta, na przykład ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. |
| Ubezpieczenie do | W tym polu można wprowadzić datę wygaśnięcia ubezpieczenia, aby zawsze mieć aktualne informacje dotyczące ważności polisy. |
| E-mail automatyczne powiadomienia | Pole to umożliwia wprowadzenie adresu e-mail, na który będą wysyłane automatyczne powiadomienia lub alerty związane z kontrahentem. |
| Kolor wizualizacji | To pole pozwala na przypisanie konkretnego koloru, który będzie używany do wizualizacji danych związanych z kontrahentem. Może to pomóc w szybkim rozpoznawaniu lub kategoryzacji danych w programie. |
Pola w zakładce „Inne” w kartotece kontrahentów dają możliwość wprowadzenia dodatkowych informacji lub ustawień, które są specyficzne dla organizacji i mogą służyć do lepszego zarządzania danymi kontrahentów, identyfikacji, powiadomień lub wizualizacji danych.
Funkcje dodatkowe kartoteki kontrahentów
Dyskusje
Podgląd wydruku
Uwagi i notatki
Załączniki
Zdjęcia
Sekcja NOWY Kontrahent w systemie WMS
System WMS oferuje moduł do zarządzania bazą kontrahentów, a dodawanie nowych partnerów biznesowych odbywa się w specjalnie przygotowanej sekcji. Aby rozpocząć, użytkownik wybiera z menu opcję „Kontrahent”, co skutkuje wyświetleniem formularza przeznaczonego do wprowadzania danych nowego podmiotu. Ponadto, na górze formularza znajduje się pasek narzędziowy z przyciskami, które pozwalają zapisać wprowadzone informacje lub anulować operację dodawania. Zatem proces ten jest intuicyjny i prowadzi użytkownika krok po kroku przez etapy tworzenia nowej kartoteki. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, wystarczy kliknąć przycisk „Zapisz”, aby nowy kontrahent został dodany do bazy danych systemu.
Formularz dodawania nowego kontrahenta zaprojektowano z myślą o przejrzystości, dlatego podzielono go na trzy główne zakładki. Pierwsza z nich, „Dane ewidencyjne”, służy do wprowadzenia podstawowych informacji identyfikujących firmę lub osobę. W tej części należy uzupełnić pola oznaczone jako obowiązkowe, takie jak pełna nazwa kontrahenta, jego adres (kod pocztowy, miejscowość, ulica, kraj) oraz numery identyfikacyjne NIP i REGON. Co więcej, ta Sekcja NOWY Kontrahent wymaga podania przynajmniej jednego numeru telefonu kontaktowego oraz umożliwia określenie statusu współpracy poprzez pole „Aktywne”.
Następne zakładki, czyli „Dane uzupełniające” i „Inne”, pozwalają na wprowadzenie bardziej szczegółowych informacji, które mogą być istotne dla współpracy. W zakładce „Dane uzupełniające” użytkownik może określić na przykład grupę kontrahenta, numer GLN używany w komunikacji EDI, rodzaj prowadzonej działalności, preferowane sposoby dostawy i wydania towarów czy warunki płatności. Z kolei zakładka „Inne” gromadzi dodatkowe dane, takie jak wewnętrzny numer klienta, przypisany handlowiec, godziny pracy kontrahenta, informacje o ubezpieczeniu czy nawet kolor do wizualizacji w systemie. Dzięki temu system WMS pozwala na bardzo dokładne i kompleksowe zarządzanie informacjami o partnerach biznesowych.