Szkolenie użytkowników Studio VSS.net - zakres według ról i ekranów

Dlaczego szkolenie układa się według ról

W Studio VSS.net rola konta wyznacza menu. Kierownik logistyki ma sześć grup: Awizacje, Kartoteki, LPR, Yard Management, Gate Assistant i Informacje. Ochrona bramy ma listę wejść, wjazdów i oczekujących, magazyn jedenaście pozycji związanych z rampami i placem, a dostawca pięć pozycji portalu. Ten sam dokument awizacji przechodzi przez wszystkie te ekrany, ale każda osoba widzi go na innym etapie. Szkolenie wspólne dla wszystkich marnuje czas, bo większość ekranów nie należy do menu słuchacza.

Harmonogram wdrożenia w cenniku Studio VSS.net przewiduje 2-3 dni szkoleń dyspozytorów i obsługi portierni. Szkolenia wycenia się razem z wdrożeniem, osobno od licencji. Poniższe sekcje opisują, co w tym czasie powinna opanować każda grupa.

Dyspozytor i kierownik logistyki

Ta grupa planuje okna i prowadzi kartoteki, więc musi rozumieć, skąd bierze się długość rezerwacji. Czas obsługi jest największym wynikiem aktywnych algorytmów, nie krótszym niż 20 minut, a okno jest zajęte, gdy nakładają się na nie trzy awizacje oczekujące albo blokady. Dyspozytor uczy się kreatora awizacji jednorazowej i cyklicznej oraz czytania kalendarzy. Musi też odróżniać numer Load Plan, nadawany przez program, od numeru zamówienia i własnego numeru dostawcy, których program nie sprawdza.

Druga część szkolenia dotyczy wyjątków. Anulowanie należy wyłącznie do obsługi, a okno anulowania ma pole przyczyny do 100 znaków. Program nie powiadamia kontrahenta o anulowaniu, więc szablon wiadomości wysyła się ręcznie przyciskiem Wyślij e-mail. Jeżeli instalacja ma włączony moduł powiadomień, dyspozytor uczy się czytać zakładkę Monitor i rozpoznawać wiadomości ze statusem Błąd, na przykład bez numeru odbiorcy. Wskaźniki dnia, takie jak udział przyjazdów na czas i średni czas dock-to-dock, omawia się na pulpicie KPI.

Dyspozytor placu korzysta dodatkowo z grup Gate Assistant i Yard Management. Na szkoleniu omawia się blokady okien czasowych: wpis blokady zajmuje jedno z trzech miejsc w oknie dla wskazanej rampy albo całego magazynu, więc zmienia to, co dostawca zobaczy w formularzu nowej awizacji. Z grupy Yard Management ćwiczy się parkowanie, zlecenie przestawienia naczepy oraz kalendarz transportów według statusów, który pokazuje cały obieg na jednej siatce.

Ochrona bramy

Pracownik ochrony wykonuje trzy z czterech kroków statusu. Przycisk Potwierdzam transport zapisuje czas przyjazdu i wymaga kierowcy oraz numeru auta. Przycisk Zezwalam na wjazd wymaga wyboru jednej wolnej rampy albo miejsca parkingowego i zapisuje czas wjazdu. Przycisk Wyjazd zamyka awizację. Wagę, jeśli firma jej wymaga, operator wpisuje ręcznie przy przyjeździe i wyjeździe. Rejestr oczekujących nie odświeża się sam, dlatego przed wpuszczeniem kolejnego pojazdu warto go odświeżyć. Szczegóły ekranu opisuje strona o rejestrze oczekujących na bramie.

Osobny blok szkolenia to sytuacje poza awizacją. Wjazd bez awizacji rejestruje się przyciskiem Zarejestruj wjazd: zapis nadaje numer i wystawia przepustkę, ale wpis nie trafia do zestawień awizacji ani do wskaźników KPI. Wejście osoby pieszej rejestruje się w księdze gości. Ekran Skanowanie przyjmuje kod z czytnika, który działa jak klawiatura z klawiszem Enter, więc szkolenie obejmuje też sprawdzenie czytnika na stanowisku. Na wspólnym tablecie każdy pracownik loguje się własnym kontem i wylogowuje po zmianie, bo login trafia do dziennika awizacji.

Magazyn i rampy

Magazynier pracuje na rejestrze Magazyn, w którym przycisk Zwolnij rampę kończy obsługę przy rampie i zwalnia miejsce. Szkolenie obejmuje też kalendarze przeglądowe, plan dnia z awizacjami w kolumnach magazynów, rejestr naczep z przyciskiem zlecającym przestawienie oraz wydruk listu przewozowego CMR z listy Transporty. Opis ekranów zawiera sekcja Magazyn VSS w instrukcji obsługi.

Na tym ekranie dobrze widać zasadę, którą muszą znać wszystkie grupy wewnętrzne. Awizacja przechodzi przez etapy w jednej kolejności, a ekran zmiany statusu przesuwa ją o jeden krok w przód i nie ma przycisku cofnięcia. Pomyłkowe kliknięcie zostaje w dzienniku awizacji z loginem operatora, dlatego każdy krok ćwiczy się najpierw na ekranie, bez zapisu.

Dostawcy, spedytorzy i agencja celna

Firmy zewnętrzne nie potrzebują szkolenia w sali, ale potrzebują jasnej informacji, co mogą zrobić same. Dostawca zapisuje awizację w formularzu Nowa awizacja i od razu dostaje status oczekujący na realizację, bez akceptacji dyspozytora. Może poprawić dane pojazdu, kierowcy i palet do przyjazdu na bramę, ale nie anuluje awizacji: o zmianie terminu informuje obsługę. Spedytor nie zakłada awizacji, tylko uzupełnia numer auta i dane kierowcy w awizacjach, w których jego firma jest przewoźnikiem. Agencja celna rejestruje początek i koniec obsługi celnej, co nie blokuje bramy ani rampy. Zakres portalu opisuje strona portalu dostawców i odbiorców.

Kierowcy przy kiosku nie logują się. Wpisują numer telefonu albo numer auta, co najmniej sześć znaków, albo skanują kod QR z przepustki, a ekran ma pięć wersji językowych. Instrukcję dla kierowców najlepiej umieścić przy kiosku jako krótką tablicę.

Ćwiczenia bez skutków dla danych

Bezpłatne demo Studio VSS.net ma osiem ról uruchamianych jednym kliknięciem, bez zakładania konta. Konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących, a zapisana awizacja od razu zajmuje okno, dlatego ćwiczenia w demo mają charakter analityczny: filtrowanie danych i porównywanie widoków ról w dwóch kartach przeglądarki. Większość stron instrukcji kończy ramka z ćwiczeniem, a scenariusz zajęć na 45 minut zawiera strona demo VSS.net na zajęciach. Ćwiczenia z zapisem i zmianą statusów prowadzi się na instalacji Twojej firmy przed startem, a powiadomienia w trybie próbnym, w którym wiadomości powstają, ale nie wychodzą. Opis funkcji całego systemu zawiera strona system awizacji dostaw Studio VSS.net.