Opiekun dostawcy z ERP wyznacza w opisywanym wdrożeniu zakres managera produktu: manager widzi dostawców i zamówienia, w których jest opiekunem, a nie kartoteki towarowe. Ten sam opiekun jest adresatem wiadomości o nadmiarze ilości. Zakres jest warunkiem w zapytaniach zestawień, a kontrahent bez opiekuna nie pojawia się na listach żadnego managera.
Nowy manager produktu loguje się do portalu i widzi dostawców, za których odpowiada w ERP, nie więcej i nie mniej. Nikt nie przypisywał mu kartotek towarowych ani nie nadawał osobnego uprawnienia. Wystarczyło, że ERP wskazuje go przy kontrahencie, a system zrobił z tego warunek w zapytaniach zestawień.
Dokumentacja mówiła o kartotekach, wdrożenie poszło za kontrahentem
Z ustaleń na etapie wymagań wynikało, że manager produktu ma odpowiadać tylko za przypisane kartoteki i widzieć wyłącznie zamówienia ze swoimi kartotekami. W opisywanym wdrożeniu zakres wynika jednak z kontrahenta: każdy dostawca może mieć przypisanego opiekuna, a manager widzi dostawców i zamówienia, w których jest opiekunem. Przypisania do kartotek towarowych nie ma.
Różnica ma praktyczny skutek. Ten sam manager nie zobaczy zamówienia dlatego, że dotyczy znanego mu towaru. Zobaczy je dlatego, że dostawca ma w ERP wskazaną jego osobę. Zmiana odpowiedzialności za dostawcę jest więc zmianą jednego wpisu w ERP, a nie przepinaniem wielu kartotek.
Opiekun przychodzi z ERP razem z danymi dostawcy
Opiekun to osoba wskazana w ERP przy kontrahencie. Z odpowiedzi ERP system bierze jej imię i nazwisko oraz adres e-mail i telefon. Dane opiekuna zapisują się w kartotece kontrahenta, w polu, które w standardowej konfiguracji służy do powiązania z osobą z kartoteki pracowników.
Aktualizacja danych kontrahentów porównuje pięć wartości z tym, co zwraca ERP: telefon, adres, adres e-mail, nazwę i opiekuna. Kontrahent zmienia się tylko wtedy, gdy którakolwiek z tych wartości jest inna niż w ERP. Aktualizacja odbywa się w jednej transakcji, a po jej zatwierdzeniu procedura zapisuje ślad w historii zmian.
Procedurę uruchamia się poza ekranami opisywanego wdrożenia. Sposób i częstotliwość nie są częścią opisu, więc nie wiemy, jak szybko zmiana w ERP dotrze do list managera. Dane samego dostawcy, który dociąga się z ERP na żądanie, opisuje tekst o dostawcy zakładanym na żądanie i kontach z kontaktów ERP.
System szuka konta o tym samym imieniu i nazwisku
Aktualizacja dopisuje do kartoteki opiekunów tych, których jeszcze w niej nie ma, i przy dopisaniu wiąże każdego z nich z kontem użytkownika. System szuka konta o tym samym imieniu i nazwisku. Powiązanie powstaje w chwili dopisania opiekuna do kartoteki, a konto założone później nie jest dowiązywane automatycznie.
Opis nie twierdzi, że takie dopasowanie zawsze wskazuje właściwą osobę, ani że powiązanie jest odświeżane przy każdej aktualizacji. Nie twierdzi też, że opiekun przypisany ręcznie jest chroniony przed zmianą z ERP. Przy analizie trzeba więc ustalić, po czym rozpoznaje się osobę w systemie: po imieniu i nazwisku czy po stałym identyfikatorze, takim jak adres e-mail.
Zakres jest warunkiem w zapytaniach zestawień
Warunek opiekuna jest wpisany w zapytania zestawień. Do kontrahentów zalogowanego managera zawężają się widoki z sześciu grup, które zestawia tabela. Lista zamówień obejmuje zamówienia potwierdzone i w realizacji, a widok awizacji po wjeździe na teren ma w menu nazwę "Magazyn".
Manager produktu widzi dostawców, których ERP przypisał mu jako opiekunowi, a nie kartoteki towarowe.
| Widok managera | Co zawęża do opiekuna |
|---|---|
| Kontrahenci | Tylko dostawców, których opiekunem jest manager |
| Kontakty | Kontakty tych dostawców, z kolumnami "Założone konto" i "Nadane hasło" |
| Zamówienia | Pozycje zamówień potwierdzonych i w realizacji tych dostawców |
| Zamówienia bez awizacji | Pozycje bez awizacji tych dostawców |
| Awizacje potwierdzone i widok po wjeździe na teren | Awizacje tych dostawców (widok po wjeździe jest w menu pod nazwą "Magazyn") |
| Błędy w awizacjach | Pozycje zapisane bez założonej awizacji tych dostawców |
Ten warunek jest częścią zapytania danego zestawienia, a nie uprawnieniem nakładanym globalnie. Zakres obowiązuje tam, gdzie zestawienie go zawiera. Opis nie twierdzi, że każda lista i każda kartoteka w portalu jest zawężona do opiekuna: część widoków, na przykład lista awizacji wstępnych i kartoteka asortymentu, tego warunku nie ma.
Widok "Kontrahenci" używany przez logistykę pokazuje kolumnę "Opiekun" z imieniem i nazwiskiem. Listy zamówień mają kolumnę z managerem produktu, a część list awizacji kolumnę "Opiekun". Widok "Kontakty" managera pokazuje kontakty jego dostawców oraz informację, kto z nich ma konto w portalu i kto ustawił hasło.
Opiekun jest adresatem wiadomości o nadmiarze ilości
Opiekun pełni drugą rolę: jest adresatem wiadomości o nadmiarze ilości. Wiadomość powstaje po założeniu nowej awizacji oraz przy potwierdzeniu przybycia dostawy, a nie przy edycji awizacji. System sprawdza wtedy, czy suma ilości ze wszystkich awizacji na pozycję zamówienia przekracza ilość zamówioną.
Jeśli przekracza, przygotowuje wiadomość do opiekuna kontrahenta z tabelą pozycji, w której są numer zamówienia i numer pozycji oraz indeks i ilości z awizacji. Adres opiekuna pochodzi z jego konta. Sposób liczenia sum opisuje tekst o bilansie pozycji zamówienia i wiadomości o nadmiarze.
Wiadomość system zapisuje w kolejce wiadomości, a samą wysyłkę wykonuje usługa poza opisywanym rozwiązaniem. Nie twierdzimy więc, że wiadomość została dostarczona. Szersze tło powiadomień w awizacjach daje strona o powiadomieniach w awizacji.
Kontrahent bez opiekuna jest poza listami managera
Gdy ERP nie wskazuje opiekuna albo osoby nie da się powiązać z kontem w systemie, kontrahent zostaje bez opiekuna. Nie pojawia się wtedy na listach żadnego managera. Dla logistyki widoczny jest nadal, bo jej widok "Kontrahenci" nie zawęża listy do opiekuna.
To odpowiedź na pytanie o listy managera, a nie o wiadomości. Opisu tego, co dzieje się z wiadomością o nadmiarze dla kontrahenta bez opiekuna, nie podajemy. Ten kontrahent jest więc po stronie administracyjnej widoczny, ale z punktu widzenia managerów nie istnieje.
Zmiana opiekuna w jednym przykładzie
Przykład z danymi fikcyjnymi. W ERP przy Dostawcy Testowym zmieniono osobę opiekuna z Opiekuna A na Opiekuna B. Przy najbliższej aktualizacji kontrahentów system porównuje wartości z ERP, widzi różnicę i zapisuje w kartotece nowego opiekuna. Gdy Opiekuna B jeszcze w kartotece nie było, zostaje dopisany w tej samej aktualizacji, przed zmianą kontrahenta.
Dostawca Testowy znika z list Opiekuna A i pojawia się na listach Opiekuna B. Gdy po założeniu nowej awizacji albo przy potwierdzeniu przybycia suma awizacji na Artykuł A w Zamówieniu 26-1001 przekroczy zamówioną ilość, wiadomość o nadmiarze jest przygotowana dla Opiekuna B.
Dostawca Demonstracyjny nie ma w ERP opiekuna, więc nie widzi go żaden manager. Zmiana opiekuna nie działa natychmiast: zakres managera zmienia się dopiero po aktualizacji kontrahentów.
Pytania do ustalenia przed podziałem zakresów
Przed podziałem zakresów według opiekuna z ERP warto uzgodnić cztery sprawy.
- Zakres - czy zakres managera ma wynikać z dostawcy, z towaru, czy z obu tych rzeczy.
- Źródło w ERP - gdzie w ERP jest dziś zapisana osoba odpowiedzialna za dostawcę i czy zawsze jest wypełniona.
- Rozpoznanie osoby - po czym system ma rozpoznawać osobę: po imieniu i nazwisku czy po stałym identyfikatorze, takim jak adres e-mail.
- Dostawca bez opiekuna - kto go wtedy widzi i do kogo idą wiadomości.
Menu i zestawienia ról opisują teksty o menu i zestawieniach każdej roli oraz o rolach z własną kolejką, a ogólne ujęcie ról daje strona o rolach programowych w awizacji. Standardowe uprawnienia opisuje instrukcja uprawnień użytkowników, a kartotekę firm pokazują instrukcja kartoteki kontrahentów oraz strona o kartotekach w Studio VSS.net.