Studio TCS.net automatyzuje pracę wypożyczalni narzędzi - ewidencjonuje wydania i zwroty przez kody kreskowe lub RFID, generuje umowy najmu i protokoły zdawczo-odbiorcze z szablonów, pilnuje terminów przeglądów technicznych i prowadzi bazę klientów z indywidualnymi stawkami. Dostępny w modelu on-premise lub w chmurze, wspierany aplikacją mobilną na Android.
Przegląd zagadnień
| Zagadnienie | W skrócie |
|---|---|
| Ewidencja wydań i zwrotów | Każda transakcja najmu rejestrowana jest za pomocą skanera kodów kreskowych, QR lub tagów RFID, bez potrzeby ręcznego wprowadzania numerów seryjnych. |
| Umowy najmu i protokoły zdawczo-odbiorcze | Dokumenty najmu wypełniane są automatycznie danymi klienta i przedmiotu najmu na podstawie zdefiniowanych szablonów, co skraca obsługę do kilku… |
| Kontrola przeglądów i bezpieczeństwo techniczne | System automatycznie blokuje możliwość wypożyczenia sprzętu z przeterminowanym badaniem technicznym lub kalibracją, co chroni firmę przed… |
| Aplikacja mobilna w terenie | Dedykowana aplikacja na system Android pozwala pracownikom rejestrować wydania i zwroty bezpośrednio na placu budowy lub u klienta, bez powrotu do… |
| Baza klientów i rozliczenia | Profile klientów obejmują pełną historię wypożyczeń, status płatności oraz indywidualne cenniki i rabaty. |
Prowadzenie wypożyczalni narzędzi na arkuszach kalkulacyjnych lub papierowych kartotekach staje się trudne do utrzymania wraz ze wzrostem liczby klientów i posiadanego asortymentu. Program dla wypożyczalni centralizuje dane o sprzęcie, klientach i umowach w jednym miejscu dostępnym z wielu stanowisk jednocześnie.
Ewidencja wydań i zwrotów
Każda transakcja najmu rejestrowana jest za pomocą skanera kodów kreskowych, QR lub tagów RFID, bez potrzeby ręcznego wprowadzania numerów seryjnych. System zapewnia pełną historię eksploatacji każdego składnika majątku w czasie rzeczywistym, co pozwala natychmiast sprawdzić, u kogo aktualnie znajduje się dane narzędzie.
Umowy najmu i protokoły zdawczo-odbiorcze
Dokumenty najmu wypełniane są automatycznie danymi klienta i przedmiotu najmu na podstawie zdefiniowanych szablonów, co skraca obsługę do kilku kliknięć. Protokół zdawczo-odbiorczy - dokument opisujący stan techniczny sprzętu i zawierający podpisy obu stron - stanowi podstawowy dowód w ewentualnych sporach dotyczących uszkodzeń lub braków, a jego automatyczne generowanie eliminuje błędy formalne.
Stawki dobowe, kaucje i koszty dodatkowe wyliczane są automatycznie na podstawie rzeczywistego czasu użytkowania sprzętu, co pozwala na szybkie wystawianie faktur.
Kontrola przeglądów i bezpieczeństwo techniczne
System automatycznie blokuje możliwość wypożyczenia sprzętu z przeterminowanym badaniem technicznym lub kalibracją, co chroni firmę przed odpowiedzialnością prawną w razie wypadku. Moduł serwisowy gromadzi historię napraw i kosztów utrzymania każdego urządzenia, powiązaną z historią wypożyczeń, co ułatwia procedury odszkodowawcze i kontrolę całkowitego kosztu posiadania sprzętu.
Aplikacja mobilna w terenie
Dedykowana aplikacja na system Android pozwala pracownikom rejestrować wydania i zwroty bezpośrednio na placu budowy lub u klienta, bez powrotu do biura. Mobilna ewidencja umożliwia wykonanie dokumentacji fotograficznej stanu zwracanego urządzenia bezpośrednio w aplikacji, co ma znaczenie przy sporach dotyczących uszkodzeń mechanicznych.
Baza klientów i rozliczenia
Profile klientów obejmują pełną historię wypożyczeń, status płatności oraz indywidualne cenniki i rabaty. System automatycznie weryfikuje historię klienta przy kolejnym najmie, sygnalizując zaległości płatnicze lub problemy ze zwrotami z przeszłości. Automatyczne powiadomienia SMS i e-mail przypominają kontrahentom o zbliżającym się terminie zwrotu, poprawiając rotację zasobów. Na podstawie historycznych danych o wypożyczeniach system wskazuje również, które narzędzia warto uzupełnić w magazynie, a które cieszą się mniejszym zainteresowaniem.
Z naszych wdrożeń
Poniższe opisy pochodzą z podpisanych listów referencyjnych naszych klientów. Podajemy branżę i zakres wdrożenia bez nazw firm - liczby opisujące skalę są cytatem z listu, nie naszym szacunkiem.
Producent łopat turbin wiatrowych wdrożył u nas gospodarkę narzędziową w 2012 roku. Dokumenty wypożyczenia i zwrotu narzędzi powstają tam na podstawie dwóch skanów - numeru pracownika oraz indeksu narzędzia. Klient opisuje efekt wprost, jako znaczne przyspieszenie wprowadzania dokumentów i zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przez operatora programu.
Rok później system został wdrożony w wersji anglojęzycznej w oddziale w Danii. To istotna wskazówka przy planowaniu wypożyczalni w firmie z zakładami w kilku krajach - ewidencja oparta na skanowaniu działa tak samo niezależnie od języka interfejsu, a wspólna baza narzędzi pozwala prowadzić rozliczenia w jednym miejscu.
Słownik pojęć
- PProgram dla wypożyczalni
- Oprogramowanie do cyfrowego zarządzania najmem narzędzi - ewidencja wydań, zwrotów, umów i przeglądów.
- PProtokół zdawczo-odbiorczy
- Dokument potwierdzający przekazanie lub zwrot sprzętu, z opisem stanu technicznego i podpisami stron.
- CCMMS
- Computerized Maintenance Management System - system wspierający planowanie przeglądów i napraw sprzętu.
- EEwidencja narzędzi i sprzętu
- Rejestrowanie i śledzenie majątku ruchomego firmy przez cały cykl jego życia.
- IIdentyfikacja automatyczna
- Technologie odczytu danych o sprzęcie, np. kody kreskowe, kody QR i tagi RFID.