W opisywanym wdrożeniu Studio TCS.net dane startowe narzędziowni wczytano w czterech etapach: słowniki, kartoteki narzędzi, pracownicy i bilans otwarcia. Szablony importu leżą w programie, w sekcji Informacje, w plikach. Import pracowników działa przez tabelę pośrednią i dopisuje tylko osoby, których ID jeszcze nie ma w kartotece. Opis dotyczy konfiguracji jednego wdrożenia, a stan menu importu pochodzi z października 2026.
Przegląd etapów importu
| Etap | Co się importuje | Uwagi |
|---|---|---|
| Słowniki | Wartości, z których korzystają kartoteki, według planu z 2021 roku między innymi działy i stanowiska. | Pierwszy etap. Kartoteki wczytuje się dopiero według tej struktury. |
| Kartoteki narzędzi | Asortyment narzędzi i producenci, a osobnym importem dostawcy i firmy zewnętrzne. | Kartoteki wczytuje się osobno dla każdego z siedmiu działów, a indeksy nadaje licznik. |
| Pracownicy | Osoby z trzema identyfikatorami: ID pracownika, UID kodu kreskowego i kod karty (RFID). | Import przez tabelę pośrednią dopisuje tylko ID, których jeszcze nie ma w kartotece. |
| Bilans otwarcia | Stany początkowe narzędzi. | Osobny import z szablonem w programie. Jeden wariant objął jeden z działów. |
Tabela pokazuje porządek i zależności, a nie harmonogram prac. Nie podajemy liczby wczytanych rekordów ani czasu trwania importów, bo opis dotyczy mechanizmu, a nie wyniku. Stan menu importu, który cytujemy poniżej, pochodzi z konfiguracji z października 2026.
Kolejność importów, słowniki przed kartotekami
Plan z 2021 roku przewidywał dla danych startowych ustaloną kolejność. Najpierw słowniki, na przykład działy i stanowiska, a dopiero po nich kartoteki wczytane według tej struktury. Uzgodniony zakres obejmował cztery rodzaje danych: kartoteki asortymentowe narzędzi, producentów, pracowników oraz osobno bilans otwarcia ze stanami narzędzi.
Taka kolejność ma swoje uzasadnienie w budowie kartoteki. Klasyfikację narzędzia wybiera się w niej z trzech zależnych słowników, co opisujemy w tekście o kartotece narzędzia z indeksem z licznika. Plik z narzędziami, który odwołuje się do wartości jeszcze nieistniejących w słownikach, nie miałby do czego się przypiąć. Listy wartości w programie standardowym opisuje instrukcja słowników kartotek.
Pracownicy i stany stoją za kartotekami z innych powodów. Pracownik niesie identyfikatory, które później skanuje się przy wypożyczeniu, a stan narzędzia w bilansie otwarcia zakłada, że narzędzie ma już swoją kartotekę.
Przykład z fikcyjnymi danymi: dział XX dostaje cztery partie. Najpierw słowniki, potem plik z narzędziami wczytany z konta swojego kierownika, następnie plik pracowników i na końcu plik stanów. Każdy kolejny plik zakłada, że poprzedni jest już w programie.
Szablony importu w programie
Szablony importu przesłano klientowi, a następnie umieszczono w samym programie, w sekcji Informacje, w plikach. Użytkownik, który przygotowuje kolejną partię danych, ma więc wzór pod ręką i nie musi go szukać poza systemem.
Menu importu w stanie konfiguracji z października 2026 ma około trzydziestu pozycji, z czego mniej więcej połowa jest aktywna. Wśród aktywnych pozycji są pracownicy i firmy zewnętrzne, a obok nich bilans otwarcia i asortyment. Asortyment ma siedem osobnych pozycji, po jednej na dział.
Dostawcy i firmy zewnętrzne mają cztery własne elementy: kartotekę, rejestr, formularz i dedykowany import. Partnerów handlowych i wykonawców wczytuje się zatem osobnym plikiem, a nie przez kartotekę pracowników ani narzędzi.
Pozostałe pozycje menu importu są nieaktywne. Przygotowano je pod import z zewnętrznych systemów ERP, ale nie uruchomiono ich, więc nie opisujemy ich jako działających. Jeśli Twoja firma korzysta z własnego ERP, wymianę danych z nim ustalamy na etapie analizy, a nie na podstawie samego menu.
Ogólny opis importu kartotek z pliku w programie standardowym zawiera instrukcja importu kartotek. Tutaj opisujemy wyłącznie ustalenia z jednego wdrożenia.
Import pracowników przez tabelę pośrednią
Import pracowników działa inaczej niż wczytanie zwykłej kartoteki. Plik trafia najpierw do tabeli pośredniej, czyli do osobnego miejsca w bazie, w którym leży cała partia. Po załadowaniu pliku uruchamia się procedura. Dopisuje ona do kartoteki tylko tych pracowników, których ID jeszcze w niej nie ma, a wynik partii pokazuje w rejestrze.
Plik przenosi trzy identyfikatory każdej osoby: ID pracownika, UID kodu kreskowego i kod karty (RFID). Rolę każdego z nich w polu skanu opisujemy w tekście o trzech identyfikatorach pracownika w narzędziowni, a pola kartoteki w programie standardowym - w instrukcji kartoteki pracowników.
Przykład z fikcyjnymi danymi: w pliku jest osoba o ID 4217. Jej UID kodu kreskowego to K004217, a trzeci identyfikator, kod karty (RFID), ma w pliku własną wartość. Jeśli ID 4217 nie ma jeszcze w kartotece, osoba zostaje dopisana ze wszystkimi trzema wartościami.
Weryfikację, czy osoba o takim ID już istnieje w bazie, wprowadziła do importu zmiana z marca 2023. Porównanie obejmuje całą kartotekę kontrahentów, nie sam zbiór pracowników, a w obrębie jednego pliku powtórzone ID są pomijane. Od tej pory o losie wiersza z pliku rozstrzyga ID.
Import pracowników dopisuje wyłącznie osoby, których ID nie ma w kartotece. Istniejących wpisów nie zmienia, więc zmiana karty wymaga edycji.
Dla kierownika, który wczytuje kolejne partie, ta zasada ma dwa skutki. Powtórne wczytanie tego samego pliku nie zdubluje kartoteki, bo istniejące ID zostaną pominięte. Poprawka w pliku, na przykład nowy kod karty RFID osoby już dopisanej, do kartoteki nie trafi, więc taką zmianę wprowadza się przez edycję kartoteki.
Kartoteki wczytywane osobno dla każdego działu
Import kartotek uruchamia się osobno dla każdego z siedmiu działów. W menu importu asortyment ma siedem osobnych pozycji, po jednej na dział.
W firmie z wieloma działami wynika z tego praktyczna kolejność pracy: każdy dział dostaje własną partię asortymentu. Kartoteki narzędzi są w opisywanym wdrożeniu osobne dla działów, natomiast kontrahenci, dostawcy, serwisy i pracownicy są wspólni dla wszystkich.
Ten sam podział widać później w listach i zestawieniach, co omawiamy w tekście o rolach i menu narzędziowni. Dla Twojej firmy to ważne przy planowaniu importu: liczba działów przekłada się na liczbę osobnych partii asortymentu.
Bilans otwarcia jako import stanów
Bilans otwarcia przygotowano jako import stanów narzędzi. Dla pliku jest szablon w programie, tak samo jak dla pozostałych importów, a stany początkowe mają własną pozycję w menu importu, oddzieloną od kartotek. Narzędzie musi więc najpierw istnieć jako kartoteka, a dopiero potem dostaje stan.
Osobny wariant bilansu dotyczył jednego z działów. W opisywanym wdrożeniu stany początkowe nie musiały zatem przychodzić jednym plikiem dla całej firmy.
Kto planuje własny bilans, powinien rozstrzygnąć z góry dwie sprawy: kto sprawdza plik przed wczytaniem i którego działu dotyczy każdy wiersz. Stany początkowe trafiają potem do arkusza inwentaryzacji, a to, jak program otwiera spis i jakie cztery kontrole go poprzedzają, opisujemy w tekście o inwentaryzacji narzędzi z arkuszem i czterema kontrolami.
Indeksy nadawane z licznika
Nowe indeksy narzędzi nadaje licznik, ten sam, który działa w formularzu dopisania i kopiowania kartoteki. Ten sam licznik nadaje indeksy także przy dopisaniu przez API bez podanego indeksu.
Format indeksu pokazuje przykład XX-26000001, w którym po kodzie działu stoją dwie cyfry roku i sześciocyfrowy numer kolejny. Przed importem trzeba więc uzgodnić, czy indeksy mają przyjść z pliku, czy ze wspólnego licznika.
Pytania do ustalenia przed importem
Poniższe pytania nie opisują wdrożenia klienta. To lista, od której zaczynamy rozmowę, gdy w Twojej firmie dane startowe mają trafić do narzędziowni.
- Źródło danych. Czy dane o narzędziach i pracownikach leżą dziś w arkuszach, czy w innym systemie?
- Słowniki. Kto zatwierdza listy wartości, na przykład działów i stanowisk, zanim ruszą kartoteki?
- Identyfikatory. Czy każdy pracownik ma już komplet trzech identyfikatorów, czy część wartości trzeba dopiero nadać?
- Numeracja. Czy indeksy mają przyjść z pliku, czy ze wspólnego licznika, i kto uruchamia import dla każdego działu?
Odpowiedzi wyznaczają, ile partii potrzeba i w jakiej kolejności je wczytać. Pracę zaczynamy od analizy przedwdrożeniowej, a zakres ustalamy z Twoją firmą.