- Slot (okno czasowe) to zarezerwowany przedział czasu dla konkretnego transportu przy konkretnej rampie.
- Przewoźnik rezerwuje slot samodzielnie przez portal internetowy - bez kontaktu telefonicznego z magazynem.
- System oblicza długość okna automatycznie na podstawie rodzaju transportu, liczby palet i asortymentu.
- Dyspozytor monitoruje harmonogram w kalendarzu w widokach: dzień, tydzień, oś czasu i agenda.
- Po wjeździe pojazdu status awizacji zmienia się automatycznie przez kamery ANPR.
Czym jest slot czasowy w systemie awizacji i dlaczego ma znaczenie
Slot czasowy, nazywany też oknem czasowym, to zarezerwowany przedział czasu w harmonogramie magazynu przypisany do konkretnego transportu i konkretnej rampy. Definicja jest prosta, ale konsekwencje operacyjne - poważne. Bez precyzyjnych slotów każda dostawa to nieprzewidywalna zmienna, która może zakłócić pracę całego magazynu. Z precyzyjnymi slotami operatorzy wiedzą z godzinowym wyprzedzeniem, który pojazd przyjedzie, co przywiezie i jak długo potrwa obsługa.
Studio VSS.net jako system klasy YMS zarządza slotami na poziomie minutowym. Każde okno ma przypisany konkretny czas początku i końca, rampę, kontrahenta i numer transportu. Operator logistyki widzi w kalendarzu jednocześnie wszystkie rampy i wszystkie zaplanowane dostawy - bez potrzeby przeszukiwania arkuszy Excel czy wykonywania telefonów do przewoźników.
Jak przewoźnik rezerwuje slot czasowy przez portal VSS.net
Proces rezerwacji po stronie przewoźnika zaczyna się od zalogowania do portalu internetowego Studio VSS.net. Portal działa przez przeglądarkę - przewoźnik nie musi instalować żadnego oprogramowania. Po zalogowaniu wypełnia formularz awizacji, podając numer rejestracyjny pojazdu, rodzaj ładunku, liczbę palet i szacowaną datę przyjazdu.
System weryfikuje dane i wyświetla dostępne okna czasowe w interaktywnym kalendarzu. Kolory wskazują zajętość - zielone oznaczają wolne sloty, szare lub zablokowane - już zarezerwowane. Po wyborze terminu system automatycznie oblicza długość okna i blokuje slot dla innych użytkowników. Przewoźnik natychmiast otrzymuje potwierdzenie SMS lub e-mail z datą, godziną, numerem rampy i kodem QR.
Widoki kalendarza dostaw - jak monitorować sloty w Studio VSS.net
Operatorzy magazynu i logistyki mają do dyspozycji cztery widoki kalendarza, każdy dostosowany do innego kontekstu pracy. Wyboru widoku dokonuje się przez przyciski w górnym pasku kalendarza, a dane w każdym widoku można filtrować według obiektu, magazynu i rodzaju transportu.
Widok dzienny prezentuje oś godzinową od początku do końca zmiany - zazwyczaj od 6:00 do 20:00. Kolorowe bloki awizacji ułożone na osi czasu pokazują dokładnie, kiedy który pojazd ma być obsłużony. Jest to widok najczęściej używany przez dyspozytora w trakcie bieżącej pracy. Widok tygodniowy daje przegląd siedmiu dni naraz i pozwala ocenić, które dni są przeciążone, a które mają wolne moce. To widok używany przy planowaniu priorytetu przyjęć i negocjacjach z dostawcami.
Widok osi czasu to poziomy układ ganttowy - bloki awizacji rozciągają się na odcinkach proporcjonalnych do długości okna. Jest szczególnie użyteczny przy wykrywaniu nakładających się slotów i planowaniu długości przerw między dostawami. Widok agendy to chronologiczna lista wszystkich awizacji z nazwami kontrahentów, numerami zamówień i tablicami rejestracyjnymi. Sprawdza się na urządzeniach mobilnych lub przy wydrukowaniu planu dnia dla pracowników magazynu.
Jak system oblicza długość okna czasowego
Automatyczne obliczanie czasu obsługi to jedna z ważniejszych funkcji systemu awizacyjnego. Bez niej operator musi ręcznie szacować, jak długo potrwa rozładunek danego pojazdu - co zwykle prowadzi do zarezerwowania stałego, uśrednionego okna, niezależnie od rzeczywistego wolumenu towaru.
Studio VSS.net oblicza długość okna na podstawie skonfigurowanych przez administratora algorytmów. Parametry algorytmu obejmują: rodzaj operacji (przyjęcie czy wydanie), typ transportu (całopojazdowy FTL, zbiorczy LTL, drobnicowy), liczbę palet, rodzaj asortymentu i dostępność personelu. Definiowanie harmonogramów i reguł obliczeniowych odbywa się w panelu administracyjnym i nie wymaga ingerencji programistycznej.
Monitorowanie statusów awizacji w czasie rzeczywistym
Kalendarz dostaw w Studio VSS.net to nie tylko plan - to żywy obraz stanu operacji w czasie rzeczywistym. Każda awizacja przechodzi przez kolejne statusy, które zmieniają się automatycznie bez ingerencji operatora. Status "zaplanowana" zmienia się na "pojazd na terenie obiektu" w chwili, gdy kamera ANPR przy bramie rozpozna tablicę rejestracyjną i zarejestruje wjazd. Po zakończeniu rozładunku i wyjezdzie pojazdu status zmienia się na "obsłużona".
Jeśli pojazd spóźnia się lub nie pojawi się w zarezerwowanym oknie, system automatycznie oznacza awizację jako "przekroczone okno". To pozwala dyspozytorowi szybko podjąć decyzję - zwolnić rampę dla innego pojazdu czy czekać na spóźnionego przewoźnika. Automatyczne powiadomienia SMS i e-mail informują wszystkich uczestników procesu o istotnych zmianach statusu.
Tabela typów powiadomień wysyłanych przez system awizacyjny
System awizacyjny Studio VSS.net wysyła automatyczne powiadomienia na kilka adresatów jednocześnie. Poniższa tabela przedstawia typy zdarzeń, które wyzwalają komunikat, oraz odbiorców każdego z nich.
| Zdarzenie w systemie | Kierowca | Dyspozytor | Magazyn |
|---|---|---|---|
| Potwierdzenie awizacji | SMS + e-mail z kodem QR i numerem rampy | E-mail z podsumowaniem | Aktualizacja kalendarza |
| Przypomnienie 24 h przed przyjazdem | SMS z potwierdzeniem daty i godziny | - | - |
| Zmiana rampy lub godziny | SMS z nowym przydziałem | E-mail z informacją o zmianie | Aktualizacja kalendarza |
| Wjazd na teren obiektu (ANPR) | SMS "Wjechałeś. Jedź do rampy X" | - | Zmiana statusu na "na terenie" |
| Wezwanie do rampy | SMS "Proszę podjechać pod rampę X" | - | - |
| Zakończenie operacji | SMS z potwierdzeniem zakończenia | E-mail z danymi wizyty | Zmiana statusu na "obsłużony" |
| Przekroczenie okna czasowego | - | E-mail z alertem spóźnienia | Oznaczenie awizacji jako "przekroczone okno" |
Jak zarezerwować slot czasowy w systemie awizacji Studio VSS.net
Pięć kroków rezerwacji okna czasowego przez przewoźnika lub dyspozytora w portalu VSS.net.
-
Zaloguj się do portalu przewoźnika
Wejdź na adres portalu VSS.net i zaloguj się przy użyciu przypisanego konta. Portal działa przez przeglądarkę na komputerze i urządzeniu mobilnym - bez instalacji dodatkowego oprogramowania.
-
Wypełnij formularz awizacji
Podaj numer rejestracyjny pojazdu, rodzaj transportu, liczbę palet i asortyment. W przypadku dostawy ADR formularz wymaga dodatkowych danych o substancji i dokumentacji. System weryfikuje dane na bieżąco.
-
Wybierz dostępne okno czasowe
System wyświetla kalendarz z dostępnymi slotami dla wybranej daty. Zielone pola to wolne okna - szare lub zablokowane to już zajęte. Kliknij wybrany termin, aby zarezerwować slot. Długość okna oblicza się automatycznie.
-
Zatwierdź awizację i odbierz potwierdzenie
Po zatwierdzeniu awizacji system blokuje slot i generuje cyfrową przepustkę z kodem QR. Potwierdzenie SMS i e-mail z datą, godziną, numerem rampy i kodem QR trafia do kierowcy automatycznie.
-
Monitoruj status awizacji w kalendarzu
Dyspozytor śledzi status w kalendarzu - od "zaplanowana" przez "pojazd na terenie" do "obsłużona". Zmiany statusu następują automatycznie przez kamery ANPR. Powiadomienia SMS informują o każdej istotnej zmianie.
Najczęstsze pytania o sloty czasowe w systemie awizacji
Czym jest slot czasowy w systemie awizacji?
Slot czasowy (okno czasowe) to zarezerwowany przedział czasu przypisany do konkretnej dostawy przy konkretnej rampie. Określa, kiedy dany pojazd może przyjechać i jak długo trwa planowana obsługa. W Studio VSS.net długość slotu obliczana jest automatycznie na podstawie rodzaju transportu i liczby palet.
Jak przewoźnik rezerwuje okno czasowe?
Przewoźnik loguje się do portalu VSS.net przez przeglądarkę, wypełnia formularz awizacji i wybiera wolny slot w kalendarzu. Po zatwierdzeniu system wysyła potwierdzenie SMS z kodem QR i numerem rampy. Cały proces trwa kilka minut bez kontaktu telefonicznego z magazynem.
Jakie widoki kalendarza oferuje Studio VSS.net?
Studio VSS.net oferuje cztery widoki: dzienny (oś godzinowa), tygodniowy (siatka 7 dni), oś czasu (układ ganttowy) i agenda (chronologiczna lista). Każdy widok filtruje się według obiektu, magazynu i rodzaju transportu. Widoki można przełączać jednym kliknięciem.
Co się dzieje, gdy pojazd spóźni się na zarezerwowany slot?
System rejestruje rzeczywisty czas wjazdu przez kamery ANPR. Jeśli pojazd przyjedzie poza oknem, awizacja zmienia status na "przekroczone okno", a dyspozytor otrzymuje alert e-mail. Dane o punktualności trafiają do raportów terminowości, które można eksportować do PDF i Excel.
Czy można zmodyfikować lub anulować zarezerwowany slot?
Tak - operator logistyki może edytować awizację bezpośrednio w kalendarzu, zmieniając godzinę, rampę lub inne parametry. Po zmianie system automatycznie wysyła zaktualizowane powiadomienie SMS do kierowcy z nowym przydziałem.