Parity-check w systemie WMS - kontrola kompletności dostawy

Przyjęcie dostawy bez weryfikacji jej kompletności to pożyczanie pieniędzy dostawcy bez pokwitowania. Faktura wystawiona za 500 sztuk artykułu A i 200 sztuk artykułu B nie gwarantuje, że tyle rzeczywiście przywieziono - braki mogą wynikać z błędu w kompletacji u dostawcy, uszkodzenia podczas transportu lub różnicy między zamówieniem a dostawą. Bez parity-check wms, taka rozbieżność zostaje odkryta dopiero przy kolejnym zamówieniu, gdy brakuje towaru, który miał być na stanie - lub nigdy, jeśli artykuł rzadko rotuje. Studio WMS.net od SoftwareStudio realizuje parity-check jako integralną część procesu przyjęcia - operator skanuje, system weryfikuje i alarmuje o każdym odchyleniu od oczekiwanego stanu, zanim towar trafi na półkę i zanim faktura zostanie zatwierdzona do zapłaty.

Mechanizm parity-check - jak WMS weryfikuje zawartość dostawy

Parity-check wms w Studio WMS.net działa przez porównanie zeskanowanych kodów kreskowych z listą oczekiwanych pozycji. Przed przyjęciem dostawy system ładuje listę oczekiwaną - z elektronicznego awiza dostawcy (ASN), z zamówienia zakupu w ERP lub z ręcznie wprowadzonego planu dostawy przez dział zakupów. Operator na rampie skanuje każde opakowanie lub jednostkę - etykietę SSCC na palecie, EAN na kartonie lub kod GS1 na jednostce podstawowej. System rejestruje każdy skan i na bieżąco aktualizuje status pozycji na liście: oczekiwana, zatwierdzona (ilość zgodna z oczekiwaną), nadmiarowa (zeskanowano więcej niż oczekiwano) lub brakująca (oczekiwana, ale nienadesłana). Operator widzi na ekranie terminala lub stanowiska przyjęć wizualny postęp: zielone pozycje zatwierdzone, żółte z odchyleniem, czerwone blokujące.

Skanowanie na poziomie palet i kartonów dzięki kodowi SSCC przyspiesza parity-check wms dla dużych dostaw. Zamiast skanowania każdej jednostki podstawowej indywidualnie, operator skanuje etykietę SSCC palety - system WMS odczytuje z etykiety lub z danych ASN, co paleta zawiera, i automatycznie zalicza wszystkie jej pozycje do listy weryfikacji. Jeśli paleta z towarem A zawiera 60 kartonów po 12 szt. = 720 sztuk, jedno skanowanie SSCC rejestruje 720 jednostek w systemie. Ta możliwość jest ważna dla magazynów przyjmujących kilkanaście lub kilkadziesiąt palet w jednej dostawie - ręczne skanowanie każdej sztuki zajęłoby godziny, skanowanie SSCC minut. Parity-check wms na poziomie SSCC wymaga jednak, by dostawca dostarczył szczegółowy ASN z zawartością każdej palety - bez tych danych, system musi weryfikować na niższym poziomie.

Tolerancje rozbieżności w parity-check wms są konfigurowalne per artykuł, per dostawca lub per kategoria towaru. Dla artykułów sypkich lub ciekłych, dostarczanych wagowo z naturalną zmiennością, tolerancja ±2% ilości jest typową konfiguracją. Dla artykułów serializowanych (sprzęt elektroniczny z numerami seryjnymi, produkty farmaceutyczne z numerami serii), tolerancja wynosi zero - każdy brakujący seryjny numer musi być wyjaśniony przed zatwierdzeniem dostawy. Artykuły z pozwoleniami na import lub certyfikatami ograniczonymi ilościowo wymagają 100% zgodności z zamówieniem - nadwyżka jest równie problematyczna co brak. Studio WMS.net pozwala administratorowi skonfigurować te reguły dla każdego kontekstu biznesowego bez ingerencji programistycznej.

Alerty parity-check i ścieżki postępowania z rozbieżnościami

Parity-check wms generuje alerty w momencie wykrycia rozbieżności - nie po zakończeniu całego przyjęcia. Natychmiastowy alert pozwala operatorowi i kierownikowi przyjęć podjąć decyzję zanim kierowca odjechał i zanim dokumenty dostawy zostały zarchiwizowane. Gdy artykuł jest zidentyfikowany jako brakujący, operator może poprosić kierowcę o otwarcie pozostałych palet w ciężarówce - możliwe, że artykuł jest, ale na innej palecie niż wskazywał ASN. Gdy nierozpoznany kod kreskowy jest zidentyfikowany, operator może zapytać dostawcę o nowy EAN dla artykułu i zaktualizować kartotekę WMS na miejscu zanim towar trafi na półkę z niezidentyfikowanym kodem. Ta możliwość natychmiastowej reakcji jest ważną wartością parity-check wms nad kontrolą post-factum.

Dokumentacja rozbieżności wykrytych przez parity-check wms Studio WMS.net jest automatycznie eksportowana do protokołu reklamacyjnego. Dla każdej dostawy z rozbieżnością system generuje protokół rozbieżności zawierający: datę i godzinę przyjęcia, numer dostawy i dane dostawcy, listę rozbieżnych pozycji z ilością oczekiwaną i rzeczywistą, podpis elektroniczny operatora i kierownika przyjęć oraz status każdej pozycji (zaakceptowane odchylenie, otwarta reklamacja, odrzucona pozycja). Protokół jest automatycznie przesyłany do działu zakupów i może być wysłany e-mailem do dostawcy jako podstawa reklamacji. Integracja z ERP pozwala na automatyczne zainicjowanie zamówienia uzupełniającego dla brakujących pozycji lub wniosku o korektę faktury - bez ręcznego przepisywania danych z protokołu.

Parity-check dla wariantów produktów - kolor, rozmiar, partia

Parity-check wms jest szczególnie istotny w branżach z bogatą wariantowością produktów - odzieżowej, obuwniczej i elektronicznej. Dostawca przysłał 50 sztuk koszulki rozmiar M kolor niebieski zamiast zamówionych 50 sztuk rozmiar L kolor granatowy - ilość się zgadza, ale wariant jest inny. Bez parity-check wms na poziomie wariantów, taka rozbieżność jest trudna do wykrycia przy przyjęciu - operatorzy przyjmujący duże dostawy nie analizują każdej etykiety rozmiarowej. Studio WMS.net weryfikuje warianty przez atrybuty artykułu w kartotece - gdy zeskanowany kod EAN nie zgadza się z oczekiwanym wariantem (inny EAN dla innego rozmiaru/koloru), system natychmiast sygnalizuje niezgodność. Dla branży odzieżowej, parity-check wms na poziomie wariantów zapobiega problemowi przyjęcia towaru, który nie da się sprzedać ani skompletować dla konkretnych zamówień klientów.

Numery partii i terminy ważności jako przedmiot parity-check wms mają szczególne znaczenie w farmaceutyce, spożywce i kosmetyce. Gdy zamówienie zakupu określa, że dostawa ma zawierać artykuły z terminem ważności co najmniej 12 miesięcy od daty przyjęcia, system WMS weryfikuje tę regułę przy każdym skanowaniu - artykuły z terminem ważności krótszym niż wymagany są flagowane i wymagają decyzji kierownika (przyjąć z obniżoną ceną, odrzucić, przyjąć do strefy towaru krótkoterminowego). Parity-check wms w Studio WMS.net chroni magazyn przed nieświadomym przyjęciem towaru bliskiego przeterminowania, który musiałby być wyprzedany ze stratą lub zutylizowany przed sprzedażą.

Integracja parity-check z systemem awizacji i EDI

Parity-check wms osiąga maksymalną efektywność dzięki integracji z systemem awizacji dostaw VSS.net SoftwareStudio. Gdy dostawca awizuje dostawę w VSS.net, wprowadza datę i godzinę przyjazdu oraz szczegółową zawartość przesyłki - artykuły, ilości, numery serii i SSCC palet. Te dane są automatycznie przekazywane do Studio WMS.net i gotowe jako lista oczekiwana zanim ciężarówka przyjedzie. Operator przyjęć widzi na terminalu mobilnym planowaną zawartość dostawy jeszcze przy otwieraniu drzwi naczepy - wie czego szukać i od razu widzi jeśli zawartość odbiega od awiza. Ta integracja eliminuje czas potrzebny na ręczne wyszukiwanie zamówień i porównywanie z dokumentami papierowymi dostawcy.

Integracja EDI w parity-check wms obsługuje standardowe komunikaty: ASN (Advanced Shipping Notice, EDIFACT DESADV) od dostawcy z zawartością dostawy, RECADV (Receiving Advice) wysyłany do dostawcy po zakończeniu parity-check z potwierdzeniem faktycznie odebranych ilości i zgłoszeniem rozbieżności. Ta dwukierunkowa wymiana EDI zamyka pętlę informacyjną między magazynem a dostawcą - dostawca wie bez kontaktu telefonicznego, co zostało odebrane i co jest reklamowane. Studio WMS.net obsługuje formaty EDI EDIFACT, X12 i XML oraz standardy Comarch EDI, GXS/OpenText i inne popularne platformy EDI stosowane przez sieci handlowe i producentów. Parity-check wms z pełną integracją EDI jest standardem w logistyce sieci handlowych i staje się wymogiem dużych dostawców globalnych wobec swoich dystrybutorów i operatorów magazynowych.