W skrócie: Studio VSS.net pozwala przewoźnikowi zgłosić awizację online przez przeglądarkę w trzech krokach: wybór lokalizacji i okna, dane pojazdu i ładunku, zatwierdzenie z kodem QR. Potwierdzenie trafia SMS-em do kierowcy. Status awizacji można śledzić przez link lub konto w portalu.
Portal awizacyjny - dostęp bez instalacji i bez konta wewnętrznego
Jak zgłosić awizację online to pytanie, które słyszą logistycy od każdego nowego przewoźnika. Studio VSS.net odpowiada na nie prosto: wystarczy przeglądarka internetowa na komputerze, tablecie lub smartfonie. Przewoźnik nie instaluje żadnej aplikacji, nie potrzebuje konta w wewnętrznych systemach firmy przyjmującej i nie wymaga szkolenia - formularz awizacji jest intuicyjny i prowadzi użytkownika przez kolejne etapy zgłoszenia.
Portal awizacyjny VSS.net jest dostępny pod adresem udostępnionym przez magazyn lub centrum dystrybucji. Adres URL jest publiczny - przewoźnik może go dodać do zakładek przeglądarki i wracać do niego przy każdej kolejnej dostawie. Strona portalu jest responsywna i działa poprawnie zarówno na ekranie laptopa, jak i na ekranie smartfonu kierowcy, który musi szybko dokonać zgłoszenia będąc już w drodze.
Krok 1 - wybór lokalizacji i daty dostawy
Pierwszym krokiem formularza awizacji jest wybór lokalizacji dostawy. Jeśli firma przyjmująca posiada kilka magazynów lub hal produkcyjnych, przewoźnik wybiera konkretny obiekt z listy. Każda lokalizacja ma własny kalendarz dostępności - godziny pracy, dostępne rampy i aktualne wolne okna. Po wybraniu lokalizacji przewoźnik przechodzi do wyboru daty dostawy, gdzie system wyświetla kalendarz z zaznaczonymi dniami dostępnymi i zablokowanymi (np. dni ustawowo wolne lub zamknięcia serwisowe).
Po wybraniu daty system wyświetla listę dostępnych okien czasowych na ten dzień - z informacją o długości okna (np. 30 lub 60 minut) i rampie, do której zostanie skierowany pojazd. Okna już zajęte lub przekraczające dzienny limit załadunków nie są wyświetlane. Przewoźnik widzi tylko te sloty, które rzeczywiście może zarezerwować w danym momencie.
Krok 2 - dane pojazdu, kierowcy i ładunku
Po wybraniu okna czasowego formularz przechodzi do sekcji danych operacyjnych. Przewoźnik wpisuje numer rejestracyjny pojazdu (ciągnik i naczepa oddzielnie), imię i nazwisko kierowcy oraz numer jego dokumentu tożsamości lub karty kierowcy. Następnie uzupełnia dane ładunku: rodzaj transportu (FTL, LTL, drobnica), liczbę palet lub jednostek, orientacyjną wagę, rodzaj towaru i ewentualne wymagania specjalne - transport ADR, wymagania temperaturowe lub deklarację towaru niebezpiecznego.
Pola formularza, których wypełnienie jest wymagane przez magazyn, są oznaczone i zablokowana jest możliwość przesłania zgłoszenia bez ich uzupełnienia. Jeśli przewoźnik ma konto w portalu, dane pojazdów i kierowców mogą być zapamiętane i uzupełniane automatycznie przy kolejnych awizacjach, co znacząco skraca czas rejestracji dla stałych partnerów.
Krok 3 - potwierdzenie i powiadomienia po zgłoszeniu awizacji
Po wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku zatwierdzenia system VSS.net weryfikuje dane i wyświetla podsumowanie awizacji z numerem rezerwacji. Przewoźnik może wydrukować lub zapisać potwierdzenie z kodem QR jako plik PDF. W tym samym momencie system wysyła SMS z numerem awizacji i kodem QR na numer telefonu kierowcy - kierowca pokazuje kod QR przy bramie, gdzie czytnik kiosku weryfikuje rezerwację w kilka sekund.
Równolegle powiadomienie o nowej awizacji trafia do dyspozytora magazynu, który widzi nowe zgłoszenie w kalendarzu VSS.net z pełnymi danymi pojazdu i ładunku. Jeśli awizacja wymaga ręcznej akceptacji (tryb moderowany), dyspozytor potwierdza lub odrzuca zgłoszenie przez panel, a przewoźnik otrzymuje SMS z wynikiem weryfikacji. W trybie automatycznym akceptacja jest natychmiastowa i nie wymaga interwencji dyspozytora.
- Bez instalacji - portal awizacyjny działa w przeglądarce na komputerze, tablecie i smartfonie, bez instalowania żadnej aplikacji.
- Bez konta firmowego - przewoźnik nie potrzebuje dostępu do wewnętrznych systemów firmy przyjmującej, tylko unikalnego adresu portalu.
- Etap po etapie - formularz prowadzi przez wybór lokalizacji, daty, okna, danych pojazdu i ładunku bez możliwości pominięcia wymaganych pól.
- Natychmiastowe potwierdzenie - kod QR awizacji trafia SMS-em do kierowcy zaraz po zatwierdzeniu formularza.
- Monitoring statusu - przewoźnik może śledzić status awizacji (oczekuje, potwierdzona, w obsłudze, zamknięta) przez link z SMS lub konto w portalu.
Monitorowanie statusu awizacji po zgłoszeniu
Po złożeniu awizacji przewoźnik może śledzić jej status przez unikalny link z wiadomości SMS lub przez swoje konto w portalu VSS.net. System wyświetla aktualny status awizacji: oczekuje na potwierdzenie, potwierdzona, pojazd na placu, w obsłudze, zamknięta. Każda zmiana statusu generuje opcjonalne powiadomienie SMS do kierowcy i koordynatora transportu po stronie przewoźnika. Dzięki temu koordynator wie, kiedy kierowca dotarł do magazynu, kiedy trwa rozładunek i kiedy wizyta została zamknięta - bez konieczności dzwonienia na bramę.
Chcesz zobaczyć, jak system wygląda w praktyce? Sprawdź galerię zrzutów ekranów lub przejdź do pełnej instrukcji obsługi Studio VSS.net.
Galeria zrzutów ekranów Instrukcja obsługi VSS.netChcesz zobaczyć Studio VSS.net w działaniu? Bezpłatne demo dostępne bez rejestracji - wystarczy kliknąć i uruchomić.
Zobacz DEMOJak zgłosić awizację online przez portal przewoźnika w pięciu krokach
Zgłoszenie awizacji przez portal Studio VSS.net nie wymaga instalacji aplikacji ani konta wewnętrznego. Cały proces od wejścia na stronę do potwierdzenia SMS zajmuje przewoźnikowi około 5 minut.
-
Otwórz link do portalu awizacyjnego
Kliknij link przesłany przez magazyn lub wpisz adres portalu w przeglądarce. Nie jest wymagana instalacja żadnej aplikacji. Możesz zgłaszać z komputera, tabletu lub smartfona.
-
Wybierz lokalizację i datę dostawy
Na stronie początkowej wskaż magazyn, do którego jedziesz, oraz datę planowanej dostawy. System wyświetli dostępne okna czasowe dla wybranego dnia.
-
Wybierz wolne okno czasowe
Kliknij na wolny slot w kalendarzu. Jeśli wszystkie okna na dany dzień są zajęte, wybierz inny dzień lub skontaktuj się z dyspozytorem magazynu.
-
Wpisz dane pojazdu i kierowcy
Wprowadź numer rejestracyjny ciągnika i naczepy, imię i nazwisko kierowcy oraz numer dokumentu tożsamości. Uzupełnij informacje o ładunku: typ transportu, liczba palet, rodzaj towaru.
-
Zatwierdź awizację i zapisz kod QR
Kliknij Zgłoś awizację. Na ekranie pojawi się potwierdzenie z kodem QR. Ten sam kod zostanie wysłany SMS-em na telefon kierowcy. Okazanie kodu przy bramie wystarczy do odprawy.
Najczęstsze pytania
Czy przewoźnik musi zakładać konto, żeby zgłosić awizację w VSS.net?
Nie - Studio VSS.net oferuje dwa tryby rejestracji. Przewoźnik może zgłosić awizację jako gość, wpisując jedynie numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy i wybierając okno czasowe. Dla stałych partnerów dostępna jest rejestracja konta z historią awizacji, zapisanymi danymi pojazdów i możliwością zarządzania kilkoma rezerwacjami jednocześnie. O wyborze trybu decyduje magazyn w ustawieniach portalu - niektóre obiekty wymagają konta dla wszystkich dostawców, inne dopuszczają rezerwacje gościnne dla jednorazowych transportów.
Jak długo przed dostawą trzeba zgłosić awizację online?
Minimalny czas wyprzedzenia dla awizacji jest konfigurowany przez administratora systemu VSS.net osobno dla każdej lokalizacji i grupy towarów. Typowe ustawienie to 4-24 godziny przed planowaną dostawą, choć magazyny obsługujące dostawy just-in-time mogą skrócić ten czas do 1-2 godzin. Maksymalny horyzont awizacji wynosi zwykle 14-30 dni. Przewoźnik widzący w portalu dostępne okna automatycznie widzi tylko te, które mieszczą się w dopuszczalnym przedziale. System blokuje próby rezerwacji poza zdefiniowanym oknem czasowym.
Co się dzieje z awizacją, jeśli przewoźnik spóźni się na zarezerwowane okno?
Studio VSS.net obsługuje trzy scenariusze spóźnienia. Jeśli opóźnienie jest krótkie (domyślnie do 15-30 minut od końca okna, parametr konfigurowalny), pojazd może być przyjęty przez dyspozytora bez konieczności przeprowadzania nowej awizacji - dyspozytor decyduje o przyjęciu na podstawie aktualnej zajętości ramp. Przy dłuższym opóźnieniu system automatycznie prosi o potwierdzenie nowego okna przez SMS. W przypadku braku odpowiedzi i zajętości wszystkich ramp awizacja jest anulowana z odnotowaniem przyczyny w historii dostawcy.
Czy formularz zapamiętuje dane stałych pojazdów?
Tak, gdy przewoźnik ma konto w portalu. Dane pojazdów i kierowców zapisane przy pierwszej awizacji podpowiadają się przy kolejnych, więc zgłoszenie stałej trasy zajmuje mniej czasu niż pierwsze. Przy zgłoszeniu gościnnym dane wpisuje się za każdym razem od nowa. O tym, który tryb obowiązuje, decyduje magazyn w ustawieniach portalu.
Kto widzi awizację zaraz po jej złożeniu?
Dyspozytor magazynu - zgłoszenie pojawia się w jego kalendarzu z kompletem danych pojazdu i ładunku. Równolegle kierowca dostaje SMS z numerem awizacji oraz kodem QR, a przewoźnik podsumowanie z możliwością zapisania potwierdzenia jako pliku PDF. W trybie moderowanym dyspozytor jeszcze potwierdza albo odrzuca zgłoszenie, a wynik weryfikacji trafia do przewoźnika kolejną wiadomością.
Słownik pojęć awizacji i portalu przewoźnika
- Awizacja
- Uprzednie powiadomienie magazynu o planowanym przyjeździe pojazdu z towarem lub po odbiór. Awizacja zawiera informacje o pojeździe, kierowcy, ładunku i planowanym oknie czasowym.
- Okno czasowe (time slot)
- Zarezerwowany przedział czasu na przyjazd i obsługę pojazdu przy rampie. Okna są różnych długości (15-120 min) i przypisane do konkretnych ramp lub stref rozładunku.
- Kod QR awizacji
- Dwuwymiarowy kod graficzny zawierający unikalny identyfikator awizacji. Kierowca okazuje go na bramie - czytnik lub kamera skanują kod i automatycznie otwierają szlaban.
- Portal awizacyjny
- Interfejs webowy dostępny przez przeglądarkę, przez który zewnętrzni przewoźnicy samodzielnie zgłaszają awizacje i śledzą statusy dostaw. Nie wymaga instalacji aplikacji ani konta w systemach wewnętrznych firmy.
- Status awizacji
- Aktualny etap procesu dostawy w systemie VSS.net: Złożona, Potwierdzona, Pojazd na terenie, W obsłudze, Zamknięta. Przewoźnik widzi status swojej awizacji w portalu w czasie rzeczywistym.