Jak zgłosić awizację online
Poradnik krok po kroku dla przewoźnika - od wyboru okna przez formularz po potwierdzenie SMS z kodem QR.
W skrócie: Studio VSS.net przenosi odpowiedzialność za dane awizacji na przewoźnika. Zewnętrzny partner loguje się do portalu, wybiera okno i wypełnia formularz. Magazyn może akceptować awizacje automatycznie lub moderować je ręcznie. Każde konto partnerskie ma zdefiniowane uprawnienia i zakres lokalizacji.
Telefoniczne zgłaszanie dostaw - ukryty koszt logistyki magazynu
Przeniesienie awizacji na przewoźnika to jedno z najskuteczniejszych posunięć organizacyjnych, jakie może podjąć dział logistyki magazynu. Tradycyjny model, w którym to pracownik magazynu przyjmuje zgłoszenia telefoniczne, zapisuje dane pojazdu i kierowcy, a następnie ręcznie wprowadza je do systemu, generuje ukryte koszty: czas pracownika przeznaczony na obsługę telefonów, błędy przy przepisywaniu danych i brak możliwości samodzielnej weryfikacji przez przewoźnika, czy wybrane okno jest nadal dostępne.
Studio VSS.net przenosi odpowiedzialność za dane awizacji na stronę przewoźnika lub kontrahenta. Zewnętrzny partner loguje się do dedykowanego portalu, samodzielnie wybiera okno czasowe i wprowadza dane pojazdu i ładunku. Pracownik działu logistyki jest informowany o nowej awizacji automatycznie - bez potrzeby odbierania telefonu. Odpowiedzialność za poprawność danych (numer rejestracyjny, liczba palet, rodzaj towaru) spoczywa na stronie, która te dane zna najlepiej - na dostawcy.
Konfiguracja uprawnień dla zewnętrznych użytkowników portalu
Administrator magazynu w systemie VSS.net tworzy konta partnerskie dla przewoźników i kontrahentów z dokładnie zdefiniowanym zakresem uprawnień. Każde konto partnerskie ma przypisane lokalizacje (magazyny), w których dany przewoźnik może awizować, dozwolone typy transportów (FTL, LTL, drobnica) i horyzont planowania (ile dni do przodu może rezerwować okna). Jeśli konkretny przewoźnik obsługuje wyłącznie jedną strefę magazynu lub jedną kategorię towarów, jego konto jest ograniczone wyłącznie do okien przy odpowiednich rampach.
Konta partnerskie mogą być tworzone przez administratora ręcznie lub - dla dużej liczby kontrahentów - importowane zbiorowo z pliku CSV zawierającego dane firm i ich uprawnienia. Zmiana uprawnień lub blokada konta partnera jest natychmiastowa i nie wymaga czekania na cykl synchronizacji. Jeśli przewoźnik traci kontrakt lub naruszył warunki współpracy, administrator blokuje jego konto w jednym kliknięciu, uniemożliwiając składanie nowych awizacji przy zachowaniu historii dotychczasowych wizyt.
Jakie dane może wprowadzać przewoźnik - zakres formularza awizacji
Formularz awizacji w portalu przewoźnika w VSS.net obejmuje pola wymagane i opcjonalne, skonfigurowane przez administratora magazynu. Pola standardowe to: numer rejestracyjny pojazdu i naczepy, imię i nazwisko kierowcy, numer dokumentu tożsamości lub karty kierowcy, typ transportu, liczba jednostek załadunkowych, rodzaj towaru i ewentualne wymagania specjalne (ADR, temp., oversize). Magazyn może dodać pola niestandardowe - numer zamówienia, nazwę dostawcy, kod kreskowy partii - które są wymagane do akceptacji awizacji.
Wszystkie dane wprowadzone przez przewoźnika są weryfikowane przez system: numer rejestracyjny jest sprawdzany wobec bazy pojazdów (jeśli konfiguracja wymaga wcześniejszej rejestracji floty), a liczba palet jest ograniczona maksymalnymi parametrami wybranego okna. Jeśli formularz zawiera niezgodność, system wyświetla komunikat o błędzie przed wysłaniem, eliminując konieczność cofania awizacji przez dyspozytora po jej złożeniu.
Weryfikacja i akceptacja zgłoszeń przez magazyn
Studio VSS.net oferuje dwa tryby obsługi awizacji od zewnętrznych partnerów. Tryb automatyczny jest zalecany dla zaufanych, stałych przewoźników - każda awizacja spełniająca kryteria formalne jest natychmiast potwierdzana bez interwencji dyspozytora. Tryb moderowany jest stosowany dla nowych partnerów lub awizacji niestandardowych - dyspozytor widzi nowe zgłoszenie w kolejce, weryfikuje dane i akceptuje lub odrzuca awizację z podaniem przyczyny.
- Zero telefonów - przewoźnik samodzielnie rezerwuje okno i wprowadza dane pojazdu, odciążając dział logistyki od obsługi zgłoszeń przychodzących.
- Odpowiedzialność po stronie przewoźnika - poprawność numeru rejestracyjnego, liczby palet i rodzaju towaru leży po stronie dostawcy, który te informacje zna najlepiej.
- Konfiguracja uprawnień - każde konto partnerskie ma zdefiniowany zakres lokalizacji, typów transportów i horyzontu planowania.
- Dwa tryby akceptacji - automatyczny dla zaufanych partnerów i moderowany z weryfikacją dyspozytora dla nowych kontrahentów.
- Pełna historia zmian - każda modyfikacja awizacji jest logowana z datą, godziną i identyfikatorem użytkownika, który jej dokonał.
Przeniesienie awizacji na przewoźnika przynosi wymierne korzyści dla obu stron. Magazyn redukuje czas pracy dyspozytora przeznaczony na obsługę telefonów o 70-80% i zyskuje lepszą jakość danych - informacje wprowadzone przez przewoźnika są zwykle bardziej kompletne niż dane przepisywane telefonicznie. Przewoźnik zyskuje transparentność - widzi dostępne okna, może sam wybrać optymalny slot i na bieżąco śledzić status swoich awizacji.
Sprawdź Studio VSS.net w działaniu
Bezpłatne demo, wycena i kalkulator ROI - bez zobowiązań.
Najczęstsze pytania o przeniesienie awizacji na przewoźnika
Jakie uprawnienia może otrzymać przewoźnik w portalu awizacyjnym VSS.net?
Studio VSS.net definiuje trzy poziomy uprawnień dla zewnętrznych użytkowników portalu. Poziom podstawowy pozwala przewoźnikowi na samodzielną rezerwację okien i podgląd swoich awizacji. Poziom rozszerzony dodaje możliwość anulowania i modyfikacji awizacji w zdefiniowanym oknie czasowym przed dostawą. Poziom menedżerski jest przeznaczony dla koordynatorów transportu po stronie przewoźnika i umożliwia zarządzanie awizacjami całej floty - podgląd, edycję i raportowanie wszystkich kierowców i pojazdów zarejestrowanych w koncie firmowym. Uprawnienia przypisuje administrator magazynu przy tworzeniu konta partnerskiego.
Jak magazyn weryfikuje i akceptuje awizacje zgłaszane przez przewoźników?
Studio VSS.net oferuje dwa tryby akceptacji: automatyczny i moderowany. W trybie automatycznym każda awizacja złożona zgodnie z regułami systemu (wymagane pola, dopuszczalny typ pojazdu, dostępne okno) jest natychmiast potwierdzana bez ingerencji dyspozytora. W trybie moderowanym nowe awizacje trafiają do kolejki oczekujących w panelu dyspozytora, który je akceptuje lub odrzuca z podaniem przyczyny. Dyspozytor widzi wszystkie dane awizacji - pojazd, kierowcę, ładunek, dokumenty - i może zweryfikować je przed akceptacją. SMS z wynikiem weryfikacji trafia do przewoźnika natychmiast po decyzji.
Czy przewoźnik może modyfikować lub anulować awizację po jej zatwierdzeniu?
Możliwość modyfikacji i anulowania awizacji przez przewoźnika jest konfigurowana przez administratora. Magazyn może zezwolić na samodzielne zmiany przez przewoźnika z wyprzedzeniem minimum np. 4 lub 24 godzin przed oknem. W tym czasie przewoźnik może zmienić numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy lub anulować awizację bez kontaktowania się z dyspozytorem. Zmiany bliżej daty dostawy wymagają kontaktu z dyspozytorem przez system komentarzy w awizacji lub telefonicznie. Każda zmiana jest logowana w historii awizacji z datą, godziną i identyfikatorem użytkownika, który jej dokonał.