Elastyczny harmonogram dostaw - przenieś odpowiedzialność za planowanie na przewoźników

Dlaczego tradycyjne ustalanie godzin dostaw nie działa

Typowy scenariusz organizacji dostaw bez systemu awizacji wygląda następująco: przewoźnik dzwoni do dyspozytorni i pyta, czy o 10:00 jest wolna rampa. Dyspozytor sprawdza w Excelu lub pamięci, że jest już zajęta, i proponuje 12:30. Przewoźnik oddzwania po 20 minutach, bo kierowca i tak nie może przyjechać przed 13:00. Na 13:00 jest już zablokowane. Zaczyna się odliczanie wolnych slotów jeden po drugim. W tym czasie za plecami dyspozytora ktoś inny dzwoni w tej samej sprawie.

Problem nie leży w złej woli uczestników - leży w architekturze procesu. Gdy harmonogram dostaw istnieje tylko w głowie jednej osoby lub w pliku, który nie jest dostępny dla partnerów zewnętrznych, każda rezerwacja wymaga pośrednika. Praca dyspozytora w takim modelu to w dużej mierze przepisywanie informacji między rozmówcami zamiast zarządzania operacjami. Studio VSS.net eliminuje pośrednika, dając przewoźnikowi bezpośredni wgląd w dostępne okna i możliwość ich samodzielnej rezerwacji.

Drugą konsekwencją braku portalu jest nierównomierne rozłożenie dostaw w ciągu dnia. Gdy przewoźnicy rezerwują telefonicznie, naturalnie skupiają się na popularnych godzinach - wczesnych rannych lub przed południem. Rampy pracują na pełnych obrotach do 12:00, a po 14:00 stoją puste. Portal Przewoźnika pozwala magazynowi zdefiniować przepustowość na poziomie każdej godziny i każdej rampy - i automatycznie blokuje sloty po ich wypełnieniu, wymuszając równomierny rozkład dostaw przez cały dzień.

Logowanie do portalu - oddzielne konto dla każdej firmy

Każdy przewoźnik lub dostawca otrzymuje od administratora systemu unikalny login i hasło do portalu Studio VSS.net. Dostęp jest przez przeglądarkę internetową - bez instalacji żadnego oprogramowania na komputerach firmy transportowej. Po zalogowaniu użytkownik widzi wyłącznie dane powiązane z własnym kontem: swoje rezerwacje, historię awizacji i dostępne okna dla obiektów, do których ma uprawnienia. Inne firmy i ich harmonogramy są niewidoczne.

Ekran przedstawia formularz logowania do portalu Spedycja i przewoźnicy systemu Studio VSS.net. Formularz zawiera pola: Użytkownik (login firmy transportowej lub spedycyjnej) oraz Hasło, a także przycisk Zaloguj. Po prawidłowym zalogowaniu użytkownik uzyskuje dostęp do widoków: Kalendarz, Awizacje i Historia - wyłącznie dla awizacji powiązanych z kontem zalogowanej firmy. Dostęp do portalu jest przyznawany przez administratora systemu po stronie zleceniodawcy - każda firma przewozowa ma oddzielne konto z unikalnym loginem.

Model odrębnych kont ma praktyczne znaczenie przy rozliczaniu terminowości i analizie SLA. Wszystkie rezerwacje wykonane z danego konta są automatycznie przypisane do konkretnego przewoźnika w raportach systemu. Gdy po kwartale dział logistyki generuje raport oceny przewoźników, dane są kompletne i powiązane - bez ręcznego łączenia arkuszy z notatek z rozmów telefonicznych.

Kreator awizacji - sześć kroków do zarezerwowanego okna

Po zalogowaniu przewoźnik rozpoczyna rezerwację klikając przycisk Nowa awizacja w menu bocznym. System prowadzi go przez sześć kroków kreatora, z których każdy zawęża wybór do tego, co jest fizycznie dostępne w danym momencie. Podejście krokowe eliminuje pomyłki - przewoźnik nie może wybrać rampy, która nie obsługuje danego typu transportu, ani zarezerwować godziny, która jest już zajęta przez inną firmę.

Ekran kroku 1 zakładania awizacji w portalu dostawcy systemu Studio VSS.net wyświetla sekcję "Wybierz obiekt" z kafelkami obiektów logistycznych dostępnych dla danego konta dostawcy. Lista obiektów jest ograniczona do tych, do których konto dostawcy ma uprawnienia. Kliknięcie kafelka potwierdza wybór i automatycznie przechodzi do kroku 2 - wyboru magazynu. W kolejnych krokach przewoźnik wskazuje bramę wjazdową, datę dostawy, rodzaj i ilość ładunku.

Kolejne kroki kreatora obejmują wybór magazynu, wybór bramy wjazdowej, podanie danych podstawowych dostawy (rodzaj towaru, ilość palet, typ pojazdu) oraz - najistotniejszy z perspektywy harmonogramowania - wybór okna czasowego. Dopiero na tym etapie system pokazuje, jakie sloty są dostępne w wybranym dniu i dla wybranej rampy.

Wybór okna czasowego - widok dostępności w czasie rzeczywistym

Krok piąty kreatora to serce całego modelu samodzielnego planowania. Przewoźnik widzi siatkę okien czasowych dla wybranej daty i rampy: sloty ciemnozielone są zajęte lub zarezerwowane, szare - wolne do rezerwacji. Widok aktualizuje się w czasie rzeczywistym - jeśli inny przewoźnik właśnie rezerwuje ten sam slot, po odświeżeniu pojawi się on jako zajęty. Poniżej siatki przewoźnik podaje dane transportu: tablice rejestracyjne auta i naczepy, dane kierowcy z numerem telefonu i dokumentem tożsamości.

Ekran kroku 5 zakładania awizacji w portalu dostawcy Studio VSS.net prezentuje siatkę okien czasowych z godzinami od 06:00 do 19:00. Sloty ciemnozielone są zajęte lub zarezerwowane, szare - wolne do rezerwacji. Wybrane okno 2026-05-19 06:00-06:20 uzupełnia pola automatycznie. Sekcja Transport zawiera: Transport dostawcy (checkbox), Przewoźnik, Nr awizacji, tablice rejestracyjne auta i naczepy, imię i nazwisko kierowcy, numer telefonu i dokument tożsamości. Kompletne dane z formularza trafiają bezpośrednio do systemu VSS.net po zatwierdzeniu kroku 6.

Zasada działania przypomina systemy rezerwacji wizyt online - takie jak rezerwacja wizyty u lekarza czy stolik w restauracji. Przewoźnik nie może zarezerwować miejsca poza godzinami pracy magazynu, nie może wybrać rampy przeciążonej ponad ustalone limity i nie widzi rezerwacji innych firm. Widzi tylko wolne sloty i wybiera ten, który pasuje do jego harmonogramu. System robi resztę.

Pulpit dostawcy - podgląd własnych awizacji na tygodniowym kalendarzu

Po złożeniu rezerwacji i w trakcie bieżącego tygodnia przewoźnik ma dostęp do pulpitu z tygodniowym widokiem kalendarza awizacji. Ekran prezentuje wszystkie zarezerwowane okna w formie kolorowych bloków na osi czasu - każdy kolor odpowiada innemu obiektowi logistycznemu. Przewoźnik obsługujący kilka centrów dystrybucyjnych jednocześnie widzi od razu, jak rozłożone są jego transporty w danym tygodniu i czy nie ma konfliktów czasowych między zleceniami.

Ekran pulpitu roli Dostawca/Przewoźnik w systemie Studio VSS.net prezentuje tygodniowy widok kalendarza awizacji. Bloki awizacji kolorowane są według obiektu logistycznego. Menu boczne oferuje sekcje: Nowa awizacja, Kalendarz, Okna czasowe, Awizacje i Historia. Dostępne widoki: Dzień, Tydzień (aktywny), Agenda i Oś czasu - Dzień. Widok umożliwia dostawcy szybką ocenę własnych zarezerwowanych okien w danym tygodniu i przejście do zakładania nowej awizacji jednym kliknięciem.

Tygodniowy widok kalendarza jest szczególnie przydatny dla firm transportowych zarządzających kilkoma pojazdami równocześnie. Dyspozytor po stronie przewoźnika widzi od razu, czy kierowca realizujący dostawę o 08:00 zdąży na kolejne okno zarezerwowane na 11:30 w innym obiekcie. Jeśli nie, może anulować lub przesunąć rezerwację zanim pojazd wyjedzie - bez angażowania dyspozytorni magazynu. Obie strony zyskują na tej autonomii operacyjnej.